In sechs Stufen ready für die E-Rechnung

Die E-Rechnungs-Pflicht im B2B ist beschlossene Sache und Unternehmen müssen sich vorbereiten, um ab 1.1.2025 dem Gesetzgeber folgen zu können. Nicht planlos, sondern am besten strukturiert – handelt es sich doch um ein Projekt, in dem sehr viel Potenzial steckt.

Wie dringlich es werden könnte, belegen ein paar einfache Zahlen: Rund 23 Millionen Unternehmen gibt es in Europa, etwa 300 zertifizierte Peppol-Dienstleister und 2.000 Serviceanbieter, die das Thema E-Rechnungsimplementierung anbieten. Jeder der Serviceanbieter muss also durchschnittlich 11.500 Kunden mit Software zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht ausstatten, was 220 Jahren Implementierungsaufwand entspricht. Benötigt würden, so das Ergebnis der Rechnung, eigentlich 40.000 Dienstleister. Sich früh anstellen, heißt also das Gebot der Stunde für Unternehmen, die noch Handlungsbedarf haben.

Zukünftig werden Rechnungen in einem technischen Format (XML im Wesentlichen) über E-Netzwerkportale oder gleich über die Finanzbehörden an ihre Empfänger übermittelt. Dort wird dann die Umsatzsteuer direkt mit dem Rechnungsversand vorangemeldet (Continous Transaction Control-Modell). Softwarelösungen wie die der xSuite unterstützen dieses Konstrukt. Doch wie fängt man nun die Umsetzung eines E-Rechnungsprojektes an? Der nachfolgende 6-Stufen-Plan dient der Orientierung und zeigt Lösungswege auf.

1. Analyse und Planung

Zunächst gilt es, ein Projektteam zu bilden, das sich aus allen thematisch betroffenen Fachbereichen zusammensetzt: solche, die mit dem Empfang von Rechnungen zu tun haben und solche, die mit ihrem Versand beschäftigt sind. Zusätzlich natürlich die IT-Abteilung. Außerdem ist es ratsam, Fachkräfte für (Steuer-) Recht mit einzubeziehen, wegen der neu zu beachtenden gesetzlichen Verpflichtungen.

In dieser Phase sind des Weiteren die rechtlichen Anforderungen zu prüfen und man sollte sich unbedingt ansehen, wie der Rechnungseingangs- und Ausgangsprozess aktuell strukturiert ist, welche Kosten dabei entstehen und ob es schon Software für den Rechnungseingang und -ausgang gibt. Auch die Höhe des Automatisierungsgrads spielt eine Rolle, d. h. es gilt zu klären, ob die laufenden Systeme noch state-of-the-art sind und der Einsatz von Third-Party-Software möglich ist.

Der Rechnungsprozess ändert sich für alle: Unternehmen sowie deren Lieferanten und Kunden. In der ersten Phase muss also gefragt werden, wie es denn mit der Fähigkeit der eigenen Lieferanten und Rechnungsempfänger aussieht, E-Rechnungen bereits versenden oder empfangen zu können (Kreditoren-Debitoren-Analyse).

2. Auswertung

Den in der Analysephase aufgenommenen Ist-Zustand gilt es im Folgenden auszuwerten. Lässt sich der Ein- und Ausgangsprozesses noch optimieren? Wo können durch die E-Rechnung Kosten eingespart werden? Was lässt sich durch die Verlagerung von Input/Output-Management-Anwendungen in die Cloud sparen? Erforderlich ist auch eine Debitoren-/Kreditorenstrategie. Erstere müssen überzeugt werden, E-Rechnungen zu empfangen, zweitere, sie zu senden. Gibt es gegebenenfalls Kreditoren, die man überzeugen kann, auch schon vor Ablauf der Übergangsfrist bis zur Verpflichtung komplett umzusteigen? Liegen alle Informationen vor, lässt sich an dieser Stelle schon ein erster Return-on-Invest der E-Rechnungslösung abschätzen. Schätzungen von BearingPoint zufolge liegt dieser bei unter sechs Monaten.

3. Auswahl des Softwareanbieters

Um den richtigen E-Invoicing-Anbieter zu finden, der Rechnungsversand, -annahme und -verarbeitung abdeckt, müssen diesem die richtigen Fragen gestellt werden, idealerweise zusammengestellt in einem Anforderungskatalog. Darin sind die Informationen aus der vorangegangenen Analyse aufgeführt, der Zeitpunkt, bis zu dem die Lösung implementiert sein muss und wie viele buchhalterische Einheiten umgesetzt sein müssen.  Weiter gibt der Katalog Auskunft, welche Länder, Portale und Formate benötigt und welche (ERP-)Systeme bedient werden müssen, wie die Systemarchitektur auszusehen hat und welche Business-Features benötigt werden.

Sehr wichtig ist dabei auch das Landes-, Format- und Netzwerkportfolio des Anbieters und wie er dieses an Systeme anbindet. Idealerweise ist ein E-Rechnungsprojekt ein technisch/rechtliches Projekt, d.h. es wird einfach nur ein einzelner Input-/Output Channel zusätzlich zu den bestehenden bereitgestellt, der das benötigte Portfolio abdeckt. Läuft es gut, merken Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung so gut wie nichts von der Umstellung.

Weitere Qualitätsanforderungen an den Anbieter: Seine Größe sollte zur Größe des beauftragenden Unternehmens passen und er muss auch über freie zeitliche Kapazitäten für ein solches Projekt verfügen.

4. Planung des Projekts

Für ein E-Rechnungs-Einführungsprojekt, das ein nicht zu unterschätzendes Change Management mit sich bringt, ist internes Projektmarketing erforderlich. Das bereits gebildete Projektteam wird in dieser Phase crossfunktional erweitert, denn das Vorhaben muss intern kommuniziert, weitere individuelle Anforderungen müssen eingeholt werden. Eine Kick-off-Veranstaltung leitet das Vorhaben offiziell ein, bei dem Kommunikationspläne und Verantwortlichkeiten festgelegt werden.

5. Umsetzung des Projekts

In enger Abstimmung mit den internen Stakeholdern geht schließlich das neue System für die Inbound- und Outboundprozesse in den Betrieb. Bei der xSuite heißt dieses System „xSuite electronic Document Network Adapter, kurz xSuite eDNA  und läuft vollständig in der Cloud. Lange Implementierungszeiten wie früher, wo erst ein Capture-Prozess zum Auslesen aufgesetzt und trainiert werden musste, sind passé. Es ist im Prinzip nur noch ein Zusammenstecken der Cloud-Lösung mit dem im Unternehmen eingesetzten ERP (SAP)-System.

Die Rechnungen gehen künftig über ein Netzwerk, derzeit vorwiegend PEPPOL (in Europa) und landen in xSuite eDNA. Dieses formt aus den heterogenen Eingangsdokumenten ein einheitliches Format, das der nachfolgende Rechnungseingangsworkflow nahtlos übernehmen kann. Eine Validierung ist technisch gesehen nicht erforderlich, auch dies erledigt der Adapter. Für die debitorischen Vorgänge übernimmt eDNA den „Druck“ der Ausgangsrechnungen, in dem es aus den angelieferten Rechnungsdaten eine rechtsgültige Rechnung erstellt. Diese verschickt der Adapter dann über das Netzwerk der Wahl (Portale, Finanzbehörden, perspektivisch auch per E-Mail) an den Empfänger und spielt sie gleichzeitig zurück an das Finanzwesen für die Archivierung.

6. Produktivphase

Im konkreten Betrieb geht es anschließend darum, zu überprüfen, ob weiterte Software-Funktionen notwendig sind, zum Beispiel für die Verarbeitung neuer Formate, oder ob Produktneuerungen verfügbar sind. Erkannte Bugs werden dem Dienstleister ohne Zeitverzögerung gemeldet.

Zusammenfassung

Die E-Rechnung wird in Deutschland eine sehr viel wichtigere Rolle spielen als bisher, denn mit der E-Rechnungs-Pflicht für B2B und B2G gleichermaßen, müssen sich Unternehmen umstellen – planvoll und mit Blick vor allem auf die Chancen des E-Invoicings: also auf Prozessoptimierung, Aufwandsminimierung und Qualitätssteigerung. Lediglich für die IT- oder Rechtsabteilung sollte es noch Herausforderungen geben.