Individualsoftware oder Standardsoftware – was funktioniert besser für Unternehmen?

In fast jedem Unternehmen wird Software verwendet, um Unternehmensziele zu erreichen, Geschäftsprozesse zu optimieren oder Kundendaten zu pflegen. Wer eine Software in einem Unternehmen einführen oder ein bestehendes System ablösen möchte, muss vorher zwischen Standard- und Individualsoftware unterscheiden. 

Bei einer Standardsoftware handelt es sich um eine bereits bestehende Software, die für den Einsatz in vielen Unternehmen entwickelt wurde. Sie ist nicht spezialisiert auf individuelle Funktionen, sondern löst vor allem Problemstellungen, die überall gleich oder zumindest ähnlich und übertragbar sind. Die Individualsoftware hingegen wurde ausschließlich für einen Zweck innerhalb eines Unternehmens erstellt. Spezielle IT-Dienstleister für individuelle Softwareentwicklung können hierbei unterstützen. So können die besonderen Bedürfnisse des Unternehmens genau abgebildet und berücksichtigt werden.

In diesem Artikel finden Sie sechs Fragen, die Ihnen bei der Entscheidung zwischen Standardsoftware und Individualsoftware helfen sollen. Ziel ist es, dass Sie am Ende genau wissen, welche Art der Software sich für Ihr Unternehmen am besten eignet. Diese sechs Fragen sollten Sie sich stellen:

1. Was muss Ihre Software können?
2. Handelt es sich dabei um einen Standardprozess?
3. Benötigen Sie die Software zur Optimierung interner Prozesse oder wird sie ein Teil Ihres Geschäftsmodells?
4. Wird die Software ergänzend zu einem bereits bestehenden System genutzt oder löst Sie dieses ab?
5. Muss die Software in Zukunft erweiterbar sein?
6. Wie sieht Ihr Budget aus?

Worauf es ankommt und was Sie bei diesen Fragen bedenken müssen, erfahren Sie folgend.

1. Was muss Ihre Software leisten können?

Im ersten Schritt ist es wichtig, herauszufinden, was die Software in einem Unternehmen leisten soll. Dafür könnten Sie beispielsweise ein Konzept entwerfen, welches jede noch so kleine Funktion beinhaltet, die mit der Software abgedeckt werden soll. Die Ausarbeitung benötigt selbstverständlich Zeit und sollte mit Personen aus den Abteilungen, die die Software später nutzen sollen, entworfen werden. Wenn alle Leistungen Ihrer Wunschsoftware festgelegt wurden, wissen Sie, welche Anforderungen an eine Standardsoftware gestellt werden müssen. Sollten sich Ihre Anforderungen aber nicht mit bereits bestehenden Software-Anwendungen decken, wird Ihre Wahl vermutlich auf eine Individualsoftware fallen müssen. Wissen Sie jedoch noch nicht, ob es für Ihre Wunschleistungen die perfekte Standardsoftware gibt, kann die nachfolgende Frage weiterhelfen.

2. Handelt es sich um einen Standardprozess, den es in vielen Firmen gibt?

Haben Sie festgelegt, welche Leistungen Ihre Software benötigt, dann müssen Sie nur noch abgleichen, ob diese in vielen Unternehmen eine Rolle spielen. Denn werden damit Prozesse übernommen, die auch in anderen Firmen ablaufen müssen, wird es dazu schon eine passende Standardlösung geben.

Sollten Sie nicht wissen, ob es sich dabei um einen Standardprozess handelt, dann kann es helfen, wenn Sie Schlagwörter und den Begriff Standardsoftware einfach in eine Suchmaschine eingeben. Dafür sollten Sie das Problem, welches Sie mit der Software lösen wollen, genau definieren. So erzielen Sie die besten Suchergebnisse.

Führt Ihre Recherche zu keinem Ergebnis, ist anzunehmen, dass es bisher noch keine Software gibt, die zur Nutzung angeboten wird. Eine Individualsoftware, die nach Ihren Wünschen entwickelt wird, ist dann Ihre einzige Option. Eventuell finden Sie aber auch eine Standardsoftware, die nicht alle Ihre gewünschten Leistungen abdeckt. In einem solchen Fall müssen Sie abwägen, wie wichtig die fehlenden Funktionen für die Prozesse in Ihrem Unternehmen sind. Vielleicht können Sie auf manche Leistungen sogar verzichten. Um die Entscheidung besser treffen zu können, können Sie sich die sechste Frage zur Budgetplanung anschauen. In manchen Fällen ist die Standardsoftware nämlich nicht die günstigste Option und es lohnt sich dann eher eine Software entwickeln zu lassen.

3. Soll die Software interne Prozesse optimieren oder soll sie Teil des Geschäftsmodells werden?

Diese Frage sollten Sie schnell beantworten können, denn Sie haben bereits ein Konzept über Ihre Leistungen entworfen. Hierbei geht es nämlich nur darum, festzulegen, wer die Software später nutzen wird. Wenn es um eine Software geht, die innerhalb Ihres Unternehmens Abläufe effizienter macht, Mitarbeitern Zeit spart, Übersicht verschafft oder Kommunikation und Monitoring erleichtert, dann handelt es sich um eine Software, die Sie nur für interne Prozess nutzen. Ihre Kunden oder andere außenstehende Personen werden keinen Zugriff auf Ihre Software haben.

Anders ist es, wenn die Software als ein Teil des Geschäftsmodells genutzt wird. Dann handelt es sich um eine Software, die Teil der Leistung ist, die Sie an einen Kunden verkaufen. Dies wäre beispielsweise bei einem Software as a Service (SaaS) der Fall. Hierbei wird eine Software-Anwendung in einem Abo-Modell als Service über das Internet angeboten.

Software-Anwendungen, die in Unternehmen für die internen Abläufe genutzt werden, werden bereits auf dem Markt angeboten. Denn oft handelt es sich um geschäftliche Prozesse, die so oder so ähnlich in allen Unternehmen ablaufen. Für diese Zwecke können Sie also schon eher eine passende Standardsoftware finden, die Ihren Anforderungen gerecht wird. Anders ist es meist bei einer Software, die Ihre Kunden nutzen sollen. Sie wird Teil Ihres Geschäftsmodells und ist die Leistung, die Sie an einen Kunden verkaufen. Haben Sie also eine Idee für eine Software, die andere Kunden nutzen können, geht die Tendenz eher in Richtung einer individuellen Software, die Sie sich nach Ihren Wünschen entwickeln lassen können, um wiederum später damit Geld zu verdienen.

Es gibt aber auch noch eine dritte Option. Es kann sein, dass Sie eine Software benötigen, die zwar von Ihren Kunden benutzt werden soll, die aber nur der Verwaltung oder der Vereinfachung gewisser Prozesse dienen soll. Die Leistung, die an einen Kunden verkauft wird, ist dementsprechend nicht die Software selbst. Hier kommt es dann darauf an, wie spezifisch die Funktionen dieser Software sind, ob sich eine passende Software schon finden lässt oder ob sie erst noch entwickelt werden muss.

4. Möchten Sie mit der Software ein bereits bestehendes System erweitern oder ablösen?

Gibt es in Ihrem Unternehmen bereits eine Software, die die gewünschten Funktionen ganz oder zumindest teilweise übernimmt? Wenn Sie diese Frage verneinen können, dann können Sie diesen Teil überspringen und mit der fünften Frage fortfahren.

Haben Sie aber eine bereits bestehende Software, dann wollen Sie diese vermutlich durch eine neuere Software ersetzen oder zumindest um Funktionen erweitern. Hier kommt der Begriff „Legacy System“ in Spiel. Es handelt sich dabei, um eine alte Software, meist eine individuelle Software, die wichtige Geschäftsprozesse abdeckt, aber langsam veraltet und bei den Veränderungen innerhalb eines Unternehmens nicht mehr mithalten kann. Meist ist dies eine individuelle Software, da Standardsoftware-Anwendungen in der Regel geupdatet werden und selten veralten.

Die Herausforderung ist dann, das veraltete System entsprechend an die Fortschritte des Unternehmens anzupassen oder eine neue Software zu finden, die die Alte ablösen kann. Mittlerweile könnte es eventuell eine Standardsoftware geben, die die benötigten Funktionen enthält und die alte Software ablösen kann. Um das herauszufinden, können Sie einfach wie bei der zweiten Frage vorgehen.

Möchten Sie eine alte Software nur um weitere Funktionen erweitern, so ist in der Regel eine Individualsoftware die Lösung. Manchmal ist dies aber auch zu komplex und es lohnt sich mehr ein neue Softwarelösung aufzusetzen. Eine Einschätzung können Ihnen aber die Softwareentwickler geben, die sich diesem Projekt annehmen sollen.

5. Wie sieht die Zukunft aus? Muss die Software erweiterbar sein?

Wird eine Software in einem Unternehmen eingesetzt, dann sollte auch die Zukunftsvision des Unternehmens bedacht werden. Wie wird Ihr Unternehmen wachsen? Welche Funktionen können in Zukunft benötigt werden? Muss die Software eventuell erweiterbar sein? Ist Ihr Unternehmen an einem Punkt angekommen, wo es vermutlich nicht mehr viele Veränderungen geben wird, dann ist eine Standardsoftware definitiv ausreichend. Vorausgesetzt es gibt eine, die alle benötigten Funktionen umsetzt.

Auf dem Markt existieren aber auch unterschiedliche Arten von Standardsoftware-Anwendungen. Man unterscheidet in geschlossener und anpassbarer Standardsoftware. Bei geschlossenen Standardsoftware-Anwendungen können keine Anpassungen oder Erweiterungen vorgenommen werden. Der Spielraum der Individualisierung ist begrenzt auf die vorgegebenen Optionen. Bei anpassbaren Standardsoftware-Anwendungen können zusätzliche Erweiterungen getroffen werden. Der Nachteil: Die Anpassungen müssen auch von Experten vorgenommen werden, die häufig sehr teuer sind. Ansonsten ist eine Individualsoftware die beste Option, um in Zukunft weitere Anforderungen erfüllen zu können.

6. Wie sieht Ihre Budgetplanung aus?

Bei der Entscheidung zwischen Standardsoftware und individueller Software steht natürlich auch die Frage nach den Kosten im Raum. Eine Standardsoftware wird meistens im monatlichen Abo-Modell angeboten und ist dann schon für kleinere Summen zu haben. Die Erstellung einer individuellen Software benötigt in der Regel ein hohes Budget. Jedoch ist es ratsam, die monatlichen Kosten einer Standardsoftware mit der vermutlichen Gebrauchszeit zu multiplizieren. Haben Sie vor, die Software mehrere Jahre, wenn nicht sogar Jahrzehnte zu nutzen? Dann sollten Sie den Preis der Standardsoftware mal auf die gesamte Laufzeit kalkulieren. Vermutlich kommen Sie dann sogar in höhere Budgetklassen. Wenn Sie dann noch individuelle Anpassungen durch Experten vornehmen lassen wollen, dann können Sie sich eigentlich schon eine eigene Software programmieren lassen, die Ihre Bedürfnisse vollends erfüllt und die Sie beliebig erweitern können.

Übersicht: Das leisten Standard- und Individualsoftware

Individualsoftware

• Individuelle Funktionen, die genau auf das Unternehmen zugeschnitten sind
• Eigene Entscheidungsfähigkeit über Leistungsumfang
• Erweiterungen und Anpassungen sind immer möglich, Zukunftsfähigkeit ist gegeben
• Entwicklung einer Individualsoftware beinhaltet direkten Ansprechpartner, der sich um das Projekt kümmert
• Schnelle Reaktionsfähigkeit auf externe und interne Neuerungen

Standardsoftware

• Sofortige Verfügbarkeit
• Durchdachte Funktionen, die auf ein breites Unternehmensfeld passen
• Einstiegskosten sind gering
• Teilweise können Mitarbeiter durch Experten geschult werden

Fazit

In einigen Fällen findet sich eine Standardsoftware für Ihr Unternehmen, die alle Anforderungen erfüllen kann. Für spezifischere Funktionen, die auf eine Branche oder einen besonderen Fall zugeschnitten sind, müssen Sie sich eine individuelle Software entwickeln lassen. Die Individualsoftware kann dann genau auf Ihre Unternehmensabläufe abgestimmt werden. Benötigen Sie eine Software, die interne Prozesse optimieren soll, dann könnten Sie eine passende Standardsoftware finden. Vor allem, wenn es Prozesse sind, die auch in anderen Unternehmen stattfinden. Sollen in Zukunft weitere Funktionen hinzugefügt werden oder ist bereits eine alte Software im Einsatz, die ergänzt werden soll, dann fällt die Entscheidung meist auf eine individuelle Software.