IT Asset Management – Mehr als nur Inventarisierung

Als integraler Bestandteil von IT Service Management (ITSM) optimiert ITAM Kosten, sichert Compliance und minimiert Risiken durch eine ganzheitliche Verwaltung von Hardware, Software und digitalen Assets.

ITAM ist der Schlüssel für effiziente Prozesse und Innovation. Als zentraler Bestandteil des IT Service Managements (ITSM) ist das IT Asset Management (ITAM) eine systematische Methode, um den Überblick über die gesamte IT-Infrastruktur eines Unternehmens zu behalten. Es umfasst Prozesse, Richtlinien und Tools zur Verfolgung, Verwaltung und Optimierung von IT-Assets. Unternehmen führen ein umfassendes ITAM ein, welches auch Hardware Asset Management (HAM), Software Asset Management (SAM) und Enterprise Asset Management (EAM) abdeckt. Doch warum ist ITAM so entscheidend?

Beweggründe für ITAM, HAM, SAM und EAM

Die Einführung eines umfassenden ITAM bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Im Folgenden werden die zentralen Beweggründe erläutert, warum es für Unternehmen unerlässlich ist.

• Kostenoptimierung: ITAM ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen. Durch eine genaue Bestandsaufnahme und Verwaltung der IT-Ressourcen lassen sich unnötige Käufe vermeiden. Ein gutes ITAM-System fördert auch die Wiederverwendung von bereits vorhandenen Assets, was die Gesamtkosten weiter senkt. Zudem minimiert es Lizenzverstöße, was hohe Strafen verhindern kann.
• Compliance: Regulatorische Anforderungen wie DSGVO verlangen eine vollständige Dokumentation und Transparenz aller IT-Assets. ITAM stellt sicher, dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden, indem es Daten zu Nutzungsrechten, Lizenzen und Asset-Verbrauch bereitstellt.
• Risikominimierung: ITAM sorgt dafür, dass Unternehmen stets einen aktuellen Überblick über ihre Assets haben, um Sicherheitslücken zu erkennen. Es verhindert, dass veraltete oder nicht mehr benötigte Systeme im Einsatz bleiben, die potenzielle Risiken bergen.
• Optimierung der Geschäftsprozesse: Mit ITAM lassen sich Ressourcen besser zuweisen und nutzen. Durch genaue Asset-Verfolgung werden Arbeitsabläufe effizienter gestaltet, und Engpässe oder Doppelarbeit können vermieden werden.
• Digitalisierung und Innovation: Eine gut strukturierte ITAM-Strategie schafft eine solide Grundlage für Innovationen. Unternehmen können neue Technologien leichter einführen, da sie genau wissen, welche Assets im Einsatz sind und wie diese erweitert oder ersetzt werden können.

Business Driver

ITAM maximiert den Nutzen von IT-Investitionen. Transparenz über den gesamten Lebenszyklus der Assets, von der Beschaffung bis zur Entsorgung, ermöglicht es, Einsparpotenziale zu identifizieren und den Wert der IT-Infrastruktur zu steigern.

Regulatorische, organisatorische und technische Anforderungen

Die Umsetzung von ITAM bringt einige Herausforderungen mit sich und erfordert das Verständnis verschiedener Anforderungen:

Regulatorische Anforderungen: Viele Gesetze, wie Datenschutzbestimmungen, erfordern eine detaillierte Asset-Dokumentation und -Nachverfolgbarkeit. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie jederzeit auf relevante Daten zugreifen können.

Organisatorische Anforderungen: Die effektive Einführung von ITAM verlangt klare Verantwortlichkeiten. Prozesse müssen abteilungsübergreifend etabliert, Mitarbeitende geschult und ein Bewusstsein für die Bedeutung von ITAM geschaffen werden.

Technische Anforderungen:

• Automatisierte Inventarisierung: Tools für Discovery und Scanning sind notwendig, um einen aktuellen Überblick über alle Assets zu gewährleisten.

• Normalisierung: Eine konsistente Datenaufbereitung vermeidet doppelte Einträge und gewährleistet eine korrekte Kategorisierung.

• Foundational Data / Master Data Objects: Diese bilden die Grundlage eines ITAM-Systems mit Daten zu Hersteller, Modell und Asset-Typ.

• User Interface: Ein nutzerfreundliches Interface erleichtert die Verwaltung und Zugänglichkeit der Asset-Informationen.

• Prozessabbildung/Workflow: Klare Prozesse für Beschaffung, Nutzung und Entsorgung gewährleisten Effizienz.

• Reporting: Ein umfassendes Berichtswesen unterstützt die Überwachung und Optimierung der ITAM-Prozesse.

Grundlegende Fragen

Ein leistungsfähiges ITAM-System sollte die folgenden Fragen beantworten können:

• Welche Assets gibt es?: Ein vollständiger Überblick über physische und digitale Assets.
• Wem gehören sie?: Zuweisung zu Abteilungen oder Nutzern.
• Wie viele und wo sind sie?: Detaillierte Informationen über Menge und Standort.
• Wer nutzt sie und wann wurden sie gekauft?: Verfolgung des Nutzers und des Anschaffungszeitpunkts.
• Aktueller Marktwert?: Hilfreich für Budgetplanung und Wiederverkaufsoptionen.

Voraussetzungen für die Durchführung/Implementierung

Ein erfolgreicher Start ins ITAM setzt folgende Bedingungen voraus:

• Klare Zielsetzung: Die Ziele und erwarteten Ergebnisse sollten von Anfang an definiert sein.
• Engagement der Geschäftsführung: Unterstützung und Sponsoring durch das Management sind entscheidend für die erfolgreiche Implementierung.
• Datenqualität: Eine hohe Datenqualität ist unerlässlich, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.
• Ressourcen und Kompetenzen: Es braucht ein qualifiziertes Team und passende Technologien, um ITAM effektiv zu betreiben.

Phased Approach vs. Maturity Phases vs. Business Goals

Um ITAM erfolgreich zu implementieren, gibt es verschiedene Herangehensweisen. Abhängig von ihren individuellen Zielen und Reifegrad können Unternehmen folgende gängige Ansätze nutzen:

• Phased Approach: Schrittweise Umsetzung – von der Bestandsaufnahme bis zur Verbesserung.
• Maturity Phases: Entwicklung von einer grundlegenden Inventarisierung bis zu einem optimierten System.
• Business Goals: ITAM wird auf die strategischen Unternehmensziele ausgerichtet.

Anwendungsfälle

Die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von ITAM zeigen, wie es in unterschiedlichen Bereichen zur Effizienzsteigerung beitragen kann. Im Folgenden werden einige zentrale Anwendungsfälle kurz erläutert.

• Lizenzmanagement: Durch SAM lassen sich Überlizenzierung und Compliance-Verstöße vermeiden.
• Hardwareverwaltung: ITAM unterstützt die Überwachung des gesamten Lebenszyklus der Hardware.
• Finanzplanung: Die Planung von IT-Investitionen wird durch präzise Asset-Informationen erleichtert.

Anwendungsfälle aus der Non-IT/Non-Discoverable Welt

Auch außerhalb der IT bietet ITAM zahlreiche Vorteile:

• Medizinische Geräte: Krankenhäuser können teure Geräte effizient nutzen und warten.
• Fahrzeugflotten: Unternehmen überwachen Wartungszyklen und Ersatzbedarf ihrer Fahrzeuge.
• Büroausstattung: Möbel und Geräte werden effizienter verwaltet.
• Facility Management: Verwaltung von Elektroanlagen, Klimaanlagen, Sicherheitssystemen, Feuerlöschern und Not-Strom-Generatoren.
• Brandschutzanlagen: Die Wartung von Brandmeldeanlagen wird termingerecht organisiert.
• Produktionsanlagen: Verfahrenstechnik und Verpackungsanlagen lassen sich besser überwachen.

Schlusswort

IT Asset Management ist weit mehr als reine Inventarisierung. Es unterstützt Unternehmen dabei, ihre Assets effizient zu nutzen, Kosten zu senken und Risiken zu minimieren. Ein strukturiertes ITAM schafft Transparenz, verbessert Compliance und fördert fundierte Entscheidungen. Es wird zum unverzichtbaren Baustein für den langfristigen Erfolg in einer zunehmend digitalen Welt.

Volker Knobloch, Senior Solution Architect ServiceNow Practice, iTSM Group