Unternehmen versäumen es, Prozesse zu automatisieren

Eine aktuelle Studie von Ricoh zeigt, dass deutsche Arbeitgeber die Möglichkeiten zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und zur Modernisierung von Büroräumen im Rahmen ihrer Hybrid-Working-Strategien zu wenig nutzen – trotz der Forderung der Beschäftigten, manuelle Prozesse zu digitalisieren.

Diese und weitere Hindernisse für moderne hybride Arbeitsstrukturen analysiert eine Befragung unter 500 Büroangestellten in Deutschland durch das Meinungsforschungsinstitut Opinium. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland haben inzwischen erkannt, dass verwaltungsintensive Aufgaben, fehlende Buchungssysteme und mangelnde Technologien zur Verbesserung des Workflows ihren Arbeitsalltag beeinträchtigen.

Derzeit verwenden 11 % der Büroangestellten Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Mehr als die Hälfte (51 %) berichtet hingegen, dass sich die Investitionen ihres Unternehmens in Tools zur Automatisierung von Arbeitsschritten und -prozessen im vergangenen Jahr nicht erhöht haben. Gleichzeitig ist die Mehrheit (65 %) der Befragten der Ansicht, dass die Prozessautomatisierung ihre Arbeitsqualität verbessern würde – ein erheblicher Meinungsumschwung angesichts der eher skeptischen Haltung zur Digitalisierung des Arbeitsplatzes vor der Pandemie.

Hybrides Arbeiten ist für Unternehmen eine Chance, sowohl die Arbeitserfahrung als auch die Produktivität der Beschäftigten zu verbessern, indem arbeitsintensive Routineaufgaben und -prozesse automatisiert werden. Zugleich laufen Arbeitgeber Gefahr, den Anschluss zu verpassen, wenn sie Tools und Technologien, die hybride Arbeitsformen ermöglichen und die Wünsche der Belegschaft erfüllen, nicht in ihrer Organisation einführen.

Fast die Hälfte der Beschäftigten (48 %) könnte nach eigenen Angaben produktiver sein, wenn der Verwaltungsaufwand nicht so hoch wäre. Mehr als ein Drittel (36 %) ist durch die Vielzahl an Technologieplattformen, die sie verwenden sollen, verwirrt. Das führt dazu, dass die neuen Tools eher als eine zusätzliche Arbeitsbelastung und nicht als Chance zur Optimierung des Arbeitsalltages gesehen werden. Aus Sicht des Arbeitgebers unterstreicht diese Skepsis die Notwendigkeit einer professionellen Beratung, um Technologien und Systeme auswählen zu können, die für die Belegschaft und einen reibungslosen Betrieb am besten geeignet sind. Die Überlastung der Beschäftigten durch die zeitgleiche Einführung unterschiedlicher Tools kann schnell zu Frustration und in letzter Konsequenz zum Verlust von Talenten führen.

Arbeitgeber wollen, dass die Belegschaft wieder in das Büro zurückkehrt, deshalb ist die Einführung von Tools, die diesen Wandel unterstützen, von zentraler Bedeutung. Mehr als zwei Drittel der deutschen Büroangestellten (67 %) sagen aber, dass ihre Chefs beispielsweise nicht in Arbeitsplatz- und Raumbuchungssysteme investiert haben. Fehlende Buchungssysteme und umständliche Prozesse könnten dafür sorgen, dass Arbeitskräfte bei der Rückkehr ins Büro keinen angemessenen Arbeitsplatz mehr erhalten, besonders vor dem Hintergrund, dass viele Unternehmen Ihre Bürofläche verkleinern wollen.

Nicola Downing, CEO von Ricoh Europe, ergänzt: „Die Zeiten, in denen sich Arbeitskräfte Sorgen machten, dass die Automatisierung von Prozessen ihre Arbeitskraft ersetzen könnte, sind vorbei. Technologien und Automatisierung werden eingesetzt, um Zeit für sinnvollere Tätigkeiten zu schaffen. Unternehmen, die es versäumen, die Automatisierung in ihre langfristige Hybrid-Working-Strategie einzubinden, verpassen die Chance, ihre Abläufe zu verbessern und gleichzeitig das Engagement und die Produktivität ihrer gesamten Belegschaft zu steigern.“

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