Keine Angst vor dem Softwarewechsel

Jedes Unternehmen benötigt eine gut funktionierende IT-Struktur, die sich den Anforderungen und Bedürfnissen der Betriebe anpasst. Im Laufe der Zeit wachsen diese Strukturen jedoch infolge von veränderten Prozessen und zusätzlich eingeführten Tools.

Zum Teil erfolgen auch die Einbindung zusätzlicher Schnittstellen und Medienbrüche, die Arbeitsprozesse verlangsamen, die Fehleranfälligkeit erhöhen und effizientes Arbeiten verhindern. „Viele Unternehmen kämpfen infolge solcher überdimensionaler IT-Strukturen mit regelmäßigen Störungen. Trotzdem ziehen wenige Betriebe einen Softwarewechsel ernsthaft in Betracht. Doch die Umstellung auf moderne Systeme kann Kosten reduzieren und in den täglichen Arbeitsprozessen Zeit einsparen, sodass die Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben. Deshalb gilt es die bestehenden Strukturen regelmäßig zu hinterfragen“, sagt Christian Giesau, Geschäftsführer der OTEDV Sanitätshaus Oesterreich GmbH, die Softwarelösungen für den Leistungserbringer im Gesundheitswesen entwickelt.

Professionelle Betreuung wichtig

Vor allem kleine und mittlere Unternehmen vertrauen die Pflege und Wartung ihrer Systeme häufig IT-Dienstleistern an, da es keine betriebsinternen Informatiker oder Techniker gibt und neben dem Alltagsgeschäft keine Zeit dafür bleibt. Bei branchenspezifischen Fragen und Problemen erreichen diese Dienstleister oftmals eine Grenze und der Softwarehersteller muss direkt den Service leisten. Denn mangelt es an notwendigem Wissen oder bleiben Anfragen liegen, kann dies den gesamten Betriebsablauf stören und zu Umsatzeinbußen führen.

„Bei einem Softwarewechsel gilt es deshalb auf eine angebotene Hotline mit qualifizierten Kundenbetreuern zu achten. Sie müssen sich mit der IT, aber auch mit den jeweiligen Branchen der Kunden auskennen, um bestmöglich zu helfen“, rät Giesau und fügt hinzu: „Sollte es zu Problemen kommen, spart die Hilfe durch erfahrene Mitarbeiter des Anbieters, die sprachlich auf einer verständlichen Ebene mit den Anwendern kommunizieren, Zeit und Geld.“ Fernwartung und Praxisschulungen ergänzen das Angebot von professionellen Softwareherstellern. Denn digitale Konzepte müssen vor allem für die Anwender bedienbar bleiben.

Zukunftsfähig durch Weiterentwicklungen

Vor einem Softwarewechsel sollten Unternehmen zudem prüfen, ob das neue System erweiterbar ist. Manche Lösungen lassen sich nur begrenzt weiterentwickeln und sind somit nicht zukunftsfähig. Schon heute arbeiten viele Unternehmen mit sehr großen Mengen von Daten und zukünftig müssen Systeme aufgrund neuer Technologien noch größere Informationsmengen speichern und übertragen. „In der Gesundheitsbranche arbeiten beispielsweise Sanitätshäuser seit den 80er-Jahren mit Softwarelösungen zur Betriebssteuerung.

Seither hat sich die Technik jedoch enorm weiterentwickelt und auch die Gesetze zur Datenverarbeitung und -speicherung haben sich geändert. Neue Versionen und Systemanpassungen sind unabdingbar. Deshalb stellen wir unseren Anwendern beispielsweise Vertragsdaten und -positionen immer in der aktuellsten Fassung zum Download via Update-Funktion direkt in unserer Software zur Verfügung“, berichtet Giesau. Solche und andere Funktionen moderner Systeme erleichtern die tägliche Arbeit der einzelnen Mitarbeiter. Es gilt individuell auf die Unternehmen angepasste Lösungen zu finden.

Übernahme alter Daten

Nach der Entscheidung für einen Softwarewechsel sollten Unternehmen darauf achten, dass die Übernahme aller Daten möglich ist. Professionelle Anbieter von Softwarelösungen sollten für den korrekten Import so vieler Daten wie möglich aus Fremdprodukten einschließlich der historischen Informationen wie Termine oder Fristen sorgen. Mit Weitsicht beim Softwarewechsel und der Entscheidung für ein modernes System lassen sich so nicht nur böse Überraschungen vermeiden, auch strukturiertes und effizientes Arbeiten lässt sich wieder in den Fokus stellen.

„Bei der Wahl eines neuen IT-Systems gilt es am Ende auch die Kosten im Blick zu behalten. Transparente Preisangaben ermöglichen es, die finanziellen Ausgaben über die ersten Implementationskosten hinaus zu überschauen. Denn vermeintlich günstige Einstiegspreise entwickeln sich teilweise durch kostenpflichtige Support-Angebote oder undurchschaubare Modulpreispolitik zu teuren Lösungen. Deshalb lohnt es sich, auf verdeckte Kosten zu achten“, rät Giesau abschließend.

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