Welche Charaktere benötigt ein effizientes Meeting?

Jeder Zehnte ist schon einmal in einer Online-Besprechung eingeschlafen, das belegt die NeXR-Studie “Digitale Meeting-Kultur”. Kein Wunder, wenn die Mitarbeiter im Home-Office neben dem normalen Workload mit zusätzlichen virtuellen Meetings und der Kinderbetreuung im Homeschooling belastet werden.

US-Amerikanische Forscher haben herausgefunden, dass während des ersten Lockdowns die Anzahl der Online-Meetings pro Person sogar um 12,9 Prozent und die Anzahl der Teilnehmer pro Online-Meeting um 13,5 Prozent zugenommen haben. Eine Art Remote Work Fatigue – eine Müdigkeit gegenüber Online-Meetings – stellt sich ein. Die Motivation sinkt, die Kamera einzuschalten und sich selbst zu beteiligen oder überhaupt an dem Meeting teilzunehmen.

Doch ist es nicht nur diese Müdigkeit, die virtuelle Meetings belastet. Es sind auch verschiedene Verhaltensweisen von Mitarbeitern, die die Produktivität oder aktive Teilnahme an den Meetings beeinflussen. Im Home-Office verstärken sich diese Eigenschaften mitunter sogar, wodurch Diskussionen und Ergebnisse eines Meetings stark variieren können. So nutzen viele Mitarbeiter die „freie“ Zeit im Meeting, um private Nachrichten zu checken, im Internet zu surfen oder sich mit Kollegen abseits im Chat zu unterhalten. Ist zudem der Ton nicht stummgeschaltet, kommen störende Tipp-Geräusche für die gesamte Meeting-Gemeinschaft hinzu. Das alles sind ablenkende Störfaktoren, die die Produktivität eines Meetings beeinflussen.

Effiziente Charaktere für das Meeting:

Die GoTo Studie mit OnePoll von LogMeIn hat gezeigt, dass laut einem Drittel der Deutschen Remote Work die Produktivität der Mitarbeiter steigern kann. Dies muss nun auch für virtuelle Meetings gelten. Hier gilt es zu identifizieren, welche Meetings für alle Mitarbeiter oder nur für bestimmte Teams vonnöten sind. So können nicht benötigte Teammitglieder ihre Zeit für die anstehenden Projekte nutzen, während sich die Meetingteilnehmer aktiv engagieren, um die Projekte voranzutreiben. Hierbei ist es sinnvoll folgende Charaktertypen bei der Wahl der Teilnehmer zu berücksichtigen:

Der kreative Erfinder

Vor allem in kreativen Berufen, wie im Marketing, braucht es ständig frische Ideen und neue Konzepte. Daher benötigt jedes Meeting einen kreativen Erfinder, der interessante Ideen und Ansätze beisteuert und diese auch proaktiv im Meeting vorbringt. Damit werden oft die anderen Mitarbeiter inspiriert, um weiter an den Konzepten zu arbeiten und sich selbst zu engagieren.

Der Mitgestalter

Dieser Typ Mitarbeiter arbeitet gerne im Team. Er hört seinen Kollegen aufmerksam zu und durchdenkt die Ideen selbst. Statt diese aber mit Bedenken zu unterminieren, spinnt er die Fäden weiter und liefert wertvollen, ergänzenden Input. So treibt er die Ausarbeitung von Projekten sinnvoll voran und gibt neue Anreize für die Ausgestaltung und Umsetzung von ersten rudimentären Konzepten. Das Wort „aber“ gehört nur selten zu seinem Vokabular, deswegen arbeiten Kollegen gerne mit ihm zusammen. Pessimismus kennt er nicht.

Der Freiwillige

Gibt es während des Meetings Aufgaben zu verteilen oder werden aktiv Fragen in die Gruppe gestellt, ist der Freiwillige meist der erste, der sich meldet, um Maßnahmen zu ergreifen. Er scheut sich vor keiner Zusatzaufgabe und zeigt so seinen Enthusiasmus für die Arbeit, das Unternehmen und dessen Vision. Auch in unbequemen Situationen, in denen sich niemand in den Mittelpunkt stellen möchte, äußert er sich bereitwillig, um auch an Problemen oder kritischen Sachverhalten zu arbeiten.

Der Time-Guard

Jedes Meeting hat auch eine gewisse Zeitspanne. Diese sollte in der Regel von jedem Teammitglied eingehalten werden, sowohl was den Beginn als auch das Ende einer Konferenz betrifft. Der Time-Guard sorgt in jedem Meeting dafür, dass diese Zeiten eingehalten werden, um das Zusammentreffen so effizient wie möglich zu gestalten und den Kollegen nicht unnötig mehr Arbeitszeit zu rauben. Darüber hinaus behält er im Blick, wenn sich Kollegen mit ihren Ideen zu dominant in den Vordergrund drängen und zu viele Redeanteil beanspruchen. Schließlich gibt es mehrere kreative Köpfe in Unternehmen, die ihren Standpunkt vortragen möchten. So kommen auch ruhigere Charaktere zu Wort, die sonst ins Abseits geraten könnten.

Der Spielmacher

Um alle Gedankengänge und Ideen am Ende noch einmal zu Überblicken und Aufgabebereiche zusammenfassend festzuhalten braucht es einen Spielmacher. Er ist ein echter Teamplayer, behält jeden Aspekt des Meetings im Blick und lenkt Diskussionen in die richtige Richtung. So werden zeitfressenden Exkursionen vermieden und die Meetingzeit sinnvoll genutzt. Sie wissen auch um die Kompetenzen ihrer Kollegen und bringen diese an den geeigneten Punkten perfekt ins Spiel. Das gilt sowohl für den Gesprächsinhalt als auch die Übernahme von Aufgaben für die weitere Umsetzung der Konzepte.

Meetings reduziert einsetzen

Mitarbeiter empfinden Meetings oft als lästig. Sind es zu viele Meetings, kommen Mitarbeiter nur bruchstückhaft dazu, sich den eigentlichen Aufgaben zu widmen, da der Arbeitstag in lauter kleine Segmente unterteilt wird. Team- beziehungsweise Meeting-Leiter sollten sich gut überlegen, welche Kollegen es wirklich in dem Meeting braucht. Die optimale Anzahl liegt durchschnittlich zwischen sieben bis zehn Mitarbeitern. Bei einer kleinen Anzahl fühlt sich jeder Teilnehmer wichtig und involviert. Sie fühlen sich ermutigt, sich aktiv einzubringen und nicht nur stummer Zuhörer zu sein.

Darüber hinaus ist es wichtig, zu identifizieren, ob ein Live-Meeting überhaupt notwendig ist. Da viele Organisationen über den ganzen Globus verteilt sind oder Mitarbeiter von zu Hause arbeiten und mitunter ihre Arbeitszeiten flexibler gestalten, ist eine asynchrone Kommunikation wichtiger denn je. E-Mail, Meeting-Aufzeichnungen sowie vorab zu lesende Dokumente oder Decks können als Ersatz für ein fixes Meeting dienen. Die asynchrone Kommunikation ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeit zu einem Zeitpunkt zu erledigen, der für sie am günstigsten ist.

Ist ein Meeting doch nicht abzuwenden, können die gemeinsamen Live-Sessions vor allem für kollaborative Brainstormings und Planungen genutzt werden, um die gemeinsam verbrachte Zeit effektiv zu maximieren. Ungewöhnliche Settings können dabei die Kreativität fördern. Startups gehen hier voraus und halten Meetings mitunter im Park, bei einem Spaziergang oder in der Küche ab. Im Stehen abgehaltene Meetings sind zudem meist kürzer und bringen gleichzeitig den Kreislauf in Schwung.