So werden Projektmanager zu KI-Champions

Generative KI verändert das Projektmanagement grundlegend. Die aktuelle Studie des Project Management Institute (PMI) zeigt: KI ist ein Game-Changer für die Organisationsleistung. Während schnelle Effizienzgewinne leicht zu erzielen sind, erschließen erst tiefgreifende technische Kenntnisse und proaktives Lernen das volle Transformationspotenzial.

Der Weg zum KI-Experten

Projektmanager benötigen zwei wesentliche Fähigkeiten, um KI erfolgreich einzusetzen: technische Vorbereitung und persönliche Initiative. Vorreiter, die KI in mehr als 50% ihrer Projekte nutzen, erreichen im Vergleich zu Einsteigern 16-mal häufiger fortgeschrittene Produktivitätsgewinne und erschließen komplexere Einsatzfelder wie Kostenmanagement und Entscheidungsunterstützung.

Die Studie unterscheidet zwischen verschiedenen Nutzertypen: Als „Trailblazers“ (Vorreiter) werden Projektprofis bezeichnet, die GenAI für über 50% ihrer Projekte einsetzen. „Explorers“ (Einsteiger in die generative KI) hingegen nutzen KI nur für 1-15% ihrer Projekte. Entsprechend werden auch Organisationen klassifiziert: „Peak Organizations“ bieten starke strategische Führung und Governance-Strukturen, während „Foundational Organizations“ sich noch in frühen Phasen der KI-Unterstützung befinden.

Die Daten zeigen eindrucksvoll, dass die meisten Einzelpersonen zwar schnelle Gewinne um das 2- bis 3-fache bei KI-Nutzung und Produktivität durch grundlegende Anwendungen erzielen können. Fortgeschrittene Produktivitätsniveaus mit Zugewinnen um mehr als das 3-fache erfordern jedoch zwei kritische Elemente erfordern: Vorbereitung und Initiative.

Zwei Aspekte sind zu berücksichtigen:

1. Steigerung der Adoptionsrate: Eine 2- bis 3-fache Steigerung bedeutet, dass Projektprofis GenAI zwei- bis dreimal häufiger nutzen als noch vor sechs Monaten. Dies kann bedeuten, dass sie GenAI für mehr Projekte einsetzen oder für eine größere Vielfalt an Aufgaben innerhalb ihrer Projekte.
2. Produktivitätssteigerung: Eine 2- bis 3-fache Steigerung der Produktivität bedeutet, dass die Projektprofis mit Hilfe von GenAI die gleiche Arbeit in der Hälfte oder sogar einem Drittel der Zeit erledigen können, verglichen mit der Bearbeitung ohne GenAI.

Die Studie unterscheidet zwischen diesen „Initial Gains“ (anfängliche Gewinne) und „Advanced Gains“ (fortgeschrittene Gewinne), wobei letztere deutlich schwieriger zu erreichen sind und vor allem von Trailblazers erzielt werden.

Technisches Verständnis aufbauen

Für den KI-Erfolg ist ein technisch interessierter Mindset entscheidend. Etwa 47% der Vorreiter sind „Pioniere“ – frühe Anwender neuer Technologien – während nur 2% als „Late Adopters“ gelten. Diese technologische Neugier zeigt sich auch im Verhalten: 58% der Vorreiter experimentieren sehr häufig mit neuen GenAI-Anwendungen, verglichen mit nur 12% der Einsteiger.

Mehrere interviewte Experten betonten, dass sie entweder technische Hintergründe hatten oder schnell ihr technisches Wissen erweiterten, um GenAI besser nutzen zu können. Das Verständnis von Konzepten wie Large Language Models (LLMs), maschinellem Lernen und strukturierten versus unstrukturierten Daten bietet Vorteile bei der Maximierung des KI-Potenzials.

Domänenwissen als Schlüssel

Domänenwissen und Projektmanagement-Erfahrung beeinflussen die Fähigkeit einer Person, GenAI effektiv einzusetzen, erheblich. Die Daten zeigen, dass 65% der Vorreiter hauptberufliche Projektmanager sind, verglichen mit nur 44% der Einsteiger. Zudem sind Fachleute mit zwei oder mehr Zertifizierungen eher in der Lage, fortgeschrittene Adoptions- und Produktivitätsgewinne zu erzielen als solche mit einer oder keiner Zertifizierung.

Wie ein Experte anmerkt: „GenAI weiß nicht, was du nicht weißt.“ Nur durch das Verständnis guter Projektmanagement-Praktiken können Fachleute effektive Prompts erstellen, um GenAI-Tools zu maximieren. Darüber hinaus können GenAI-Tools „halluzinieren“ und Fehlinformationen liefern. Tiefes Domänenwissen ermöglicht es Projektfachleuten, diese Fehler schnell zu erkennen und zu korrigieren.

Erfolgsschlüssel: Eigeninitiative zeigen

Die Untersuchung zeigt, dass Erfolg mit GenAI eine Kombination aus persönlichem Antrieb und organisatorischer Unterstützung erfordert. Während Organisationen die GenAI-Kompetenzentwicklung durch kollaborative Projekte, Workshops und Expertenberatungen unterstützen, spielt selbstgesteuertes Lernen eine entscheidende Rolle.

Der Studie zufolge nutzen 63% der Befragten GenAI-Tools selbstständig, 56% lernen durch Online-Kurse und 50% durch Branchenrecherche. Vorreiter zeichnen sich besonders durch ihren proaktiven Lernansatz aus und beteiligen sich häufiger an selbstgesteuerten Methoden wie dem Experimentieren mit GenAI-Tools, dem Lernen durch Online-Kurse und der Durchführung von Branchenforschung.

Von der Automatisierung zur Transformation

Die Investition in GenAI-Lernen liefert dramatische Renditen, wenn sie auf anspruchsvolle Aufgaben angewendet wird. Die Daten zeigen, dass Projektfachleute mit fortgeschrittenen Produktivitätsgewinnen GenAI für komplexe Aktivitäten wie Kostenmanagement und Entscheidungsunterstützung einsetzen. Während viele mit grundlegenden Aufgaben wie Inhaltszusammenfassung beginnen, erschließt erst die Beherrschung dieser anspruchsvolleren Anwendungen die größten Produktivitätsvorteile von GenAI.

Der Bericht empfiehlt fünf Schlüsselschritte für Projektprofis:

1. Eigenen Lernpfad gestalten: Die GenAI-Reise ist persönlich. Beginnen Sie mit Tools, die zu Ihren täglichen Aufgaben passen, auch wenn es sich nur um Datenzusammenfassung oder erste Berichtserstellung handelt. Tauchen Sie in Online-Ressourcen, Workshops oder Peer-Diskussionen ein, um Ihr Verständnis zu vertiefen.
2. Experimentieren und iterativ verbessern: Experimentieren ist für die Beherrschung von GenAI-Tools unerlässlich. Probieren Sie neue Anwendungen aus, entdecken Sie, was für Ihre spezifischen Bedürfnisse funktioniert, und lassen Sie sich nicht von anfänglichen Rückschlägen abschrecken.
3. Ressourcen suchen und Unterstützung einfordern: Während individuelle Initiative wichtig ist, kann organisatorische Unterstützung Ihre GenAI-Reise erheblich beschleunigen. Nutzen Sie verfügbare Tools und kommunizieren Sie Ihre Bedürfnisse an die Führung.
4. Mit gutem Beispiel vorangehen: Teilen Sie Ihr Wissen und Ihre Erfahrungen mit Kollegen. Mentorieren Sie andere, die mit GenAI weniger vertraut sind, und bauen Sie eine Praxisgemeinschaft in Ihrer Organisation auf.
5. Die eigene Rolle durch KI strategisch aufwerten: Nutzen Sie GenAI, um Ihren strategischen Wert zu steigern. Verwenden Sie es, um datengestützte Erkenntnisse zu liefern, die Entscheidungsfindung zu verbessern und innovative Projektpraktiken einzuführen.

Fazit und Ausblick

Generative KI bietet eine tiefgreifende Chance, Projektmanagementrollen und -praktiken neu zu definieren. Durch proaktives Engagement mit dieser Technologie – mit offenem Geist und strategischem Ansatz – gestalten Fachleute nicht nur ihre eigene Karriere, sondern tragen auch zur Zukunft des Projektmanagementberufs bei.

Die Studie „The Project Professional’s GenAI Journey“ wurde zwischen Juli und September 2024 durchgeführt und umfasste 2.000 Projektfachleute aus 18 Branchen in 12 Ländern. Sie ist die dritte einer Reihe globaler Forschungsprojekte, die darauf abzielen, den Stand der generativen KI im Projektmanagement zu verstehen.