So unterstützen Unternehmen ihre Belegschaft in einer flexiblen Arbeitswelt

Seit Beginn der Corona-Pandemie hat sich unsere Arbeitswelt über alle Branchen hinweg maßgeblich verändert. Neue Routinen und Maßnahmen zur Zusammenarbeit sind entstanden und die Einstellungen der Arbeitnehmer und -geber zum Thema Remote Work haben sich gewandelt.

Vor allem kleine Unternehmen haben die Vorteile von Homeoffice für sich entdeckt. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass auch in Zukunft 45 Prozent ihrer Belegschaft remote arbeiten werden; verglichen mit 18 Prozent vor dem Ausbruch der Pandemie. Unternehmen, die zukunftsfähig bleiben wollen, müssen ihren Mitarbeitenden flexible Arbeitsmodelle anbieten. 

Wie Unternehmen ihre Belegschaft bestmöglich in der neuen flexiblen Arbeitswelt unterstützen können, beschreibt Xerox nachfolgend in sechs Schritten. 

1. Die Sicherheit der Mitarbeiter steht an erster Stelle

An vorderster Stelle sollte immer die Sicherheit der Mitarbeiter stehen. Um diese zu garantieren, müssen sich Firmen zwar an die gesetzlich vorgeschriebenen Sicherheitsvorkehrungen halten – doch um nicht bei diesem Mindestmaß an Sicherheit stehen zu bleiben und ein angenehmeres Arbeitsumfeld zu schaffen, sollten Arbeitgeber zusätzlich auf eine umfassendere Sicherheitsplanung setzen, die sie zum Beispiel mit der Einführung von berührungsloser Technologie erreichen.

2. Trotz allem: Die Produktivität darf durch die Veränderungen nicht zu kurz kommen

Auch wenn die Sicherheit an erster Stelle steht, darf das Business nicht darunter leiden. Der Fokus sollte stattdessen darauf liegen, wie Organisationen ihre Produkte und Dienstleistungen weiterhin effizient liefern können. Viele Mitarbeiter mussten durch Remote Work feststellen, dass sie einen großen Teil ihrer Zeit mit der Suche nach Dokumenten oder Problemen bei deren Abrufbarkeit verbringen. Das kann an Problemen mit der Verbindung zu entfernten Servern oder fehlenden Zugriffsrechten auf die richtigen Daten liegen. Solche Produktivitätsprobleme stellen mit Blick auf zunehmend flexible Arbeitsumgebungen eine wachsende Herausforderung für Unternehmen dar. Diejenigen Organisationen, die bereits jetzt ihre Systeme richtig einrichten, werden effizienter handeln können und einen klaren Wettbewerbsvorteil haben – andere dagegen womöglich umso mehr in ihrer Produktivität zurückfallen. 

3. Was jetzt in den Fokus rückt: miteinander kommunizieren und dadurch sicher zusammenarbeiten

Neben der Möglichkeit, auf Dokumente und Daten zugreifen zu können, müssen Mitarbeiter einander direkt erreichen können. Die Zusammenarbeit im klassischen Sinn hat seit der Pandemie bei vielen Unternehmen jedoch stark gelitten, da sich Mitarbeiter statt bei realen Meetings über digitale Chats, Videokonferenzen und gemeinsam genutzte Cloud-basierte Dokumente abstimmen mussten. Collaboration Tools wurden schnell zum universellen Hilfsmittel erklärt, jedoch weisen auch sie Schwachstellen auf, beispielsweise bei einfacher Auditierung und Teamarbeit. Für Unternehmen mit sensiblen Daten spielt hier Sicherheit eine wichtige Rolle: mit zunehmender Anzahl von Außendienstmitarbeitern hat sich auch die potenzielle Angriffsfläche und das generelle Risiko von Cyberangriffen vergrößert. Somit geht es bei der Investition in sichere und effiziente Collaboration Software nicht nur um die Erleichterung der internen Kommunikation, sondern um eine grundsätzliche Bereitstellung einer zuverlässigen Produktivitätsplattform für die nächsten Jahre. 

4. Mitarbeitern die Chance auf Flexibilität ermöglichen

Die Logistik vom flexiblen Arbeiten ist vor allem für Schichtleiter und Projektmanager eine Herausforderung: Sie müssen den Überblick behalten, wo die Mitarbeiter während ihrer Arbeitszeit sind und welche Ausstattung sie in Zukunft auch im Homeoffice brauchen – parallel dazu planen sie, wann welche Mitarbeiter ins Büro kommen. Diese unterschiedlichen Faktoren erfordern ein System, das Informationen in Echtzeit liefern kann: Es ermöglicht Unternehmen, Teams zu koordinieren, die Sicherheit aller Mitarbeiter zu gewährleisten, Kapazitäten zu verwalten und ihre Verpflichtungen zu flexiblem Arbeiten somit zu erfüllen. 

5. Der nötige Wendepunkt: die richtige Infrastruktur schaffen 

Flexibles Arbeiten beschleunigt die Notwendigkeit einer agilen, flexiblen, Cloud-basierten Infrastruktur – vor allem wenn es um Dienstgeräte geht. Mit einer flexiblen Belegschaft müssen Organisationen sicherstellen, dass alle Geräte sicher und korrekt eingerichtet sind. Hier sind Drucker ein Paradebeispiel: Unternehmen sollten es ihren Mitarbeitern ermöglichen, zu drucken und Materialien digital zu scannen und zu teilen. Auch die Bereitstellung von neuen Geräten für Mitarbeiter im Außendienst oder der Einsatz des IT-Supportes, gestaltet sich bei flexibler Belegschaft schwierig. Hier können Managed Services aushelfen, indem sie IT-Administratoren bei simplen Funktionen wie Support-Tickets entlasten und ihnen somit mehr Zeit für hochwertige Aufgaben verschaffen. 

6. Schon jetzt gut auf die Zukunft vorbereitet sein

Die derzeit stattfindenden Umbrüche bieten eine große Chance zur Differenzierung. Führungskräfte sollten die aktuelle Übergangsphase als einen Test betrachten und die notwendigen Änderungen vornehmen, indem sie 

• unternehmenseigene Daten analysieren und übersetzen – um ein besseres Verständnis von internen Abläufen zu bekommen,
• in produktivtätssteigernde Maßnahmen für flexibles Arbeiten investieren,
• ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und in die Cloud verlagern sowie
• sicherstellen, dass alle Geräte und Prozesse mit Ende-zu-Ende Verschlüsslung vor Cyberangriffen geschützt sind. 

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