So geht erfolgreiche Kollaboration in Hybrid-Teams

Während der Pandemie haben viele Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen die Flexibilität des Remote Office schätzen gelernt. Viele arbeiten dadurch sogar produktiver. Dennoch hapert es an manchen Stellen noch: Nämlich dann, wenn Remote- und Vor-Ort-Teams synchron zusammenarbeiten sollen. 

  Für reibungsfreie Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern im Home Office und im Büro zu sorgen, war für viele Unternehmen in den letzten Monate eine Herausforderung. Bestimmt haben Sie das im letzten Jahr auch schon mal erlebt: Die Hälfte des Teams sitzt im Konferenzraum, die andere einzeln zuhause, zugeschaltet über ein Videokonferenz-Tool. Ein Meeting steht an, bei dem der Input jedes Teammitglieds gefragt ist. Gemeinsam sollen Ideen für ein neues Projekt erarbeitet werden. Während die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home Office Probleme haben, der lebhaften Diskussion im Konferenzraum und den Aufzeichnungen am dortigen Whiteboard zu folgen, drängen sich die im Büro Arbeitenden eng beieinander sitzend an ein Ende des Konferenztisches, um gemeinsam auf einem Bild von der Kamera erfasst zu werden. Auch wenn eigentlich zusammengearbeitet werden soll, symbolisiert dieses Setting ungewollt eine Trennung des Teams: Die einen hier, die anderen dort. Wenn dann noch störende Nebengeräusche oder mangels vernünftiger Akustik nicht verstandene Aussagen oder Witze hinzukommen, wird das Vorurteil, man könne als Hybrid-Team nicht zusammenarbeiten, unberechtigterweise bestätigt.   

Die Option zu „Work from anywhere“ ist direkt an die Attraktivität von Arbeitgebern geknüpft 

Ist jetzt die Lösung, die Belegschaft wieder ins Büro zu befördern? Ganz bestimmt nicht. Dies bestätigen auch die Ergebnisse der „State of Hybrid Work“-Studie, an der im Mai 2021 über 2.000 Unternehmensentscheider, darunter auch 500 deutsche Führungskräfte, teilgenommen haben. 93 Prozent der deutschen Betriebe wollen ihre Teams auch weiterhin remote arbeiten lassen, auf Mitarbeiterseite wird die Option Home Office sogar dreimal pro Woche erwartet, wie bereits die Vorjahresumfrage ergab. Fast die Hälfte (46 Prozent) würde sich demnach nach einem neuen Job umsehen, wenn die bisherige Firma Remote Work nicht mehr erlauben würde. 95 Prozent der Führungskräfte sind sich dieser Anforderung bereits bewusst und beschäftigen sich aktiv mit der Frage, mit welchen progressiven Maßnahmen sie die Arbeitsmodelle ihrer Betriebe auch nach Corona modernisieren können. In Betracht kommen die Einführung einer „Work from Anywhere“-Politik (46 Prozent), einer 4-Tage-Woche (44 Prozent), die verstärkte Nutzung von Kernarbeitszeiten (49 Prozent) und einer großzügigen, vertrauensbasierten Urlaubspolitik, die ohne Begrenzung von Urlaubstagen auskommt (28 Prozent).   

Eine gute Videolösung allein schafft noch kein Set-up für funktionierende hybride Zusammenarbeit 

Unternehmen stehen nun vor der Aufgabe, den hybriden Teams die bestmögliche Arbeitsumgebung zu schaffen. Zum einen steht und fällt diese mit der Technik, mit der die Teams untereinander und mit Kunden kommunizieren, zum anderen kann die IT nur so gut sein, wie die dafür geschaffenen Rahmenbedingungen.  

An bestimmte Tools zur Video-Telefonie, zum Wissensaustausch aber auch zur Organisation von Projektfahrplänen hat man sich mittlerweile gewöhnt. Führungskräfte sollten jedoch auch darüber nachdenken, wie sie ihre Büroräume, aber auch die Arbeitsstrukturen und -regeln langfristig für die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden im Büro, per Fernzugriff und in hybriden Arbeitsgruppen optimieren können. Dazu gehören neben den technischen auch organisatorische und räumliche Aspekte. 

Rahmenbedingungen für eine effektive Zusammenarbeit von Remote- und Präsenz-Mitarbeitern: 

• Sorgen Sie für eine gute Meeting-Hygiene: Eine klare Agenda mit Zeitplan und Zielsetzung sowie Regeln, wer wann spricht (ggf. mit Moderatorrollen), machen Meetings effizienter. 
• Schaffen Sie einladende Räumlichkeiten: Setzen Sie statt auf gläserne, kalte Meeting-Räume mit Konferenztisch in der Mitte lieber auf mit dämmenden Materialien ausgestattete Umgebungen, die die Akustik optimieren und flexible Bewegung ermöglichen. 
• Wählen Sie die Ausstattung der Meeting-Räume passend zur Zielsetzung der Meeting-Agenda: Interaktive Settings (z. B. Workshops) benötigen andere Möbel und Technik als reine Präsentationen. 
• Setzen Sie analoge bzw. digitale Tools sinnvoll ein: Wenn ein Hybrid-Team zusammenarbeitet, sollte Sie ein digitales Whiteboard im virtuellen Raum der haptischen Pinnwand vorziehen. 
• Schaffen Sie Auszeiten von Meetings: 8 von 10 Mitarbeitern wünschen sich mindestens einen Tag in der Woche, der komplett frei von Meeting-Verpflichtungen ist. 
• Kommunizieren Sie Regeln zur Verfügbarkeit: 74 Prozent wünschen sich eine Kernarbeitszeit, in der alle Teamkollegen verfügbar sind, während die restlichen Stunden des Arbeitstages flexibel und frei nach den persönlichen Belangen und Verpflichtungen (Partner, Kinder, Hobbies) organisiert werden dürfen 

Welche Technik unterstützt hybride Teams? 

Neben diesen Empfehlungen ist das Wichtigste, dass Sie Ihre Räume „remote-first“ aufbauen. Denken Sie inklusiv und stellen Sie sicher, dass jeder gleichermaßen einen Beitrag leisten kann. Das bedeutet, dass Unternehmen Besprechungs- und Arbeitsräume aus der Perspektive derjenigen planen sollten, die vielleicht nicht im Raum sind, sich aber aus der Ferne zu ihren Kollegen gesellen. Andernfalls schaffen Unternehmen künstliche Barrieren im Team: „Du bist noch auf stumm geschaltet“ – das ist sicherlich einer der meistgesagten Sätze im letzten Jahr. Probleme mit der Soft- oder Hardware lassen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ungeduldig und unzufrieden werden. Umso wichtiger, dass die verwendete Technik „Plug’n’Play“ funktioniert. Außerdem sind ein klares Bild und guter Ton die Grundlage für hybride Zusammenarbeit per Video. Scheitert es bereits an diesen Basics, kann kein Zusammengehörigkeitsgefühl unter den Präsenz- und Remote-Arbeitenden aufkommen, allein schon akustisch wird sich die eine Gruppe untereinander besser verstehen als die andere. Für hybride Teams bietet sich deshalb für die Gruppe im Office eine 360-Grad-Videokamera an, die, in der Tischmitte platziert, den jeweils gerade Sprechenden fokussiert und so für die Zugeschalteten eine natürlichere Gesprächssituation schafft.   

Zukunftsorientierte Unternehmen werden für die passenden Rahmenbedingungen sorgen 

Jene Firmen, die ihre Talente halten und neue gewinnen wollen, werden Infrastrukturen und Arbeitsplatzrichtlinien schaffen, die es ihrer Belegschaft ermöglichen, ein hohes Maß an Kreativität und Zusammenarbeit aufrechtzuerhalten, egal von wo aus sich einzelne dazuschalten. 38 Prozent der befragten Unternehmen investieren bereits deshalb in neue Kommunikationstools. Wer im „War for talent“ nicht unterlegen sein möchte, wird sich anschließen müssen.