Payroll: Mit welchen Änderungen müssen wir 2023 (ab)rechnen?!

Auch im Jahr 2023 stehen zahlreiche Gesetzesänderungen und Sonderregelungen an. Diese federn zwar die Auswirkungen der Krisen ab, erschweren die korrekte Lohnabrechnung jedoch erheblich. Da fällt es nicht leicht, den Überblick zu behalten.

Constanze Stypula, General Managerin bei PayFit – der digitalen Gehaltsabrechnung- und HR-Lösung – erläutert die wichtigsten Änderungen für das neue Jahr und worauf sich Arbeitgeber:innen und HR-Abteilungen in Unternehmen 2023 einstellen müssen.

Katalysator: Krise

Es ist kein Geheimnis: Neue Gesetze – insbesondere im Steuer- oder Sozialversicherungsrecht – haben einen großen Effekt auf die Lohnabrechnung von Mitarbeitenden. Deswegen ist es unabdingbar, dass Personalverwaltungen, HR-Manager:innen und alle, die die Lohnbuchhaltung verantworten, auf dem neuesten Stand sind und den stetigen Wandel auf dem Schirm haben. So weit so gut. Doch das ist angesichts der dynamischen Krisensituationen gar nicht so einfach: Auch in diesem Jahr stehen viele Änderungen an. Deshalb ist es unerlässlich, sich jetzt für das neue Abrechnungsjahr 2023 zu rüsten. Bei schwierigen Einzelfragen sollte man sich weiterhin an einen Steuerberater wenden.

Die wichtigsten Gesetzesänderungen auf einen Blick

Unsere Expert:innen bei PayFit sind immer up-to-date, um anstehende Gesetzesänderungen frühzeitig in die digitale Service-Lösung zu integrieren. Das gilt nicht nur für die Bemessungsgrundlagen und Bezugsgrößen zum neuen Jahr.

Eine Kurzzusammenfassung der wichtigsten Änderungen für Arbeitgeber:innen und Unternehmen im Jahr 2023 finden Sie hier:

• Eine wichtige Änderung, die im kommenden Jahr rund 48 Millionen steuerpflichtige Bürger:innen betreffen wird, ist die Anpassung der Tarifeckwerte im Einkommensteuertarif, die insbesondere die Freibeträge betrifft. Durch den Ausgleich der so genannten kalten Progression sollen Arbeitnehmer:innen entlastet werden. Diese Maßnahme erfolgt – wie viel – über die Payroll und liegt damit in der Verantwortung der Gehaltsabrechnenden.

• Ab dem 1. Januar 2023 kommt es auch zu bedeutenden Änderungen mit Hinblick auf die Sozialversicherung. Die Obergrenze des so genannten Übergangsbereichs wird erneut angehoben. Sie steigt von 1.600 Euro (ab 1. Oktober 2022) auf dann 2.000 Euro ab dem 1. Januar des kommenden Jahres. Liegt das Gehalt von Beschäftigten innerhalb des Übergangsbereichs, müssen diese weniger Sozialversicherungsbeiträge zahlen und werden dadurch entlastet.

• Auch bei den Beitragsbemessungsgrenzen (BBG) stehen ab dem 1. Januar 2023 Änderungen an. Hierunter versteht man die Einkommensobergrenzen des Bruttoarbeitsentgelts anhand derer sich die Beitragspflicht bemisst. Während die Beitragsbemessungsgrenzen für Kranken- und Pflegeversicherung bundeseinheitlich geregelt sind, werden die Grenzen bezüglich der Renten- und Arbeitslosenversicherung für die alten und neuen Bundesländer unterschiedlich bemessen. Diese Änderungen sollten Arbeitgeber:innen auf dem Schirm haben, damit zum Beispiel Sozialversicherungsbeiträge für das Jahr 2023 nicht fehlerhaft berechnet werden.

• Der durchschnittliche Zusatzbeitrag der gesetzlichen Krankenversicherungen steigt um 0,3 Prozent. Zur Erklärung: Der durchschnittliche Zusatzbeitrag ist ein Richtwert für die Krankenkassen. Die Kassen dürfen jedoch individuell die Höhe ihrer Zusatzbeiträge selbst bestimmen.

• Auch die so genannten Bezugsgrößen werden angehoben. Das ist relevant für Angestellte, die kein Entgelt enthalten – wie zum Beispiel Praktikanten – aber dennoch sozialversicherungspflichtig sind.

• Weitere Erleichterungen wegen der Coronapandemie und der Energiekrise. Auch hier können sich kurzfristig Änderungen ergeben, die Arbeitgeber:innen und Unternehmen beachten müssen. Insbesondere werden Entlastungen der Bürger:innen häufig über die Lohnabrechnung abgebildet. Das heißt im Klartext: Arbeitgeber:innen müssen für die korrekte Umsetzung von Änderungen geradestehen und können hierfür zur Verantwortung gezogen werden.
  
  • Plastische Beispiele für Entlastungen über die Lohnabrechnung waren das so genannte erhöhte Kurzarbeitergeld, das im Zuge der ersten Corona-Welle im März 2020 eingeführt wurde und das im Mai 2022 beschlossene Energie-Entlastungspaket 2.
    
  • Hierbei wurde im September eine Auszahlung der sogenannten Energiepreispauschale in Höhe von 300 Euro an alle Arbeitnehmer:innen über die Lohnabrechnung abgewickelt. Auch im Jahr 2023 können weitere Entlastungsmaßnahmen folgen, die sich zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht absehen lassen, für eine korrekte Lohnbuchhaltung aber unabdingbar sind.
    
  • Dazu zählt zum Beispiel die Inflationsausgleichsprämie, bei der Arbeitgeber:innen ihren Beschäftigten ab dem 26. Oktober steuer- und abgabenfrei einen Betrag bis zu 3.000 Euro zahlen können, wobei eine Zahlung auch in Teilbeträgen erfolgen kann. Der Begünstigungszeitraum ist befristet bis zum 31.12.2024(!). Darüber hinaus wird die Arbeitslosengeld II/Sozialgeld-Verordnung dahingehend ergänzt, dass die Inflationsausgleichsprämie bei einkommensabhängigen Sozialleistungen nicht als Einkommen angerechnet wird.

• Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz: eAU) ist ab 2023 zwingend. Was zunächst nach sperrigem Behördendeutsch klingt, bedeutet unterm Strich, dass Arbeitgeber:innen in Zukunft den Krankenstand ihrer Mitarbeitenden elektronisch bei der gesetzlichen Krankenkasse abfragen können.

• Die Zeiterfassung ist ein weiterer Punkt, auf den sich Arbeitgeber:innen in Zukunft einstellen müssen. Grund hierfür ist die Gerichtsentscheidung des Europäischen Gerichtshofs im Mai 2019. Ein Beschluss vom Bundesarbeitsgericht folgte im September 2022. Das Gericht bestätigt die grundsätzliche Verpflichtung von Arbeitgeber:innen, die Arbeitszeit von Mitarbeitenden erfassen zu müssen. Zwar besteht hier zunächst keine Verpflichtung, die Zeit digital zu erfassen. Es ist jedoch ratsam, von vorneherein mit einer digitalen Lösung zu beginnen.

• Weiterer Teil der digitalen Offensive im Jahr 2023 ist unter anderem die Verpflichtung für Arbeitgeber:innen, Arbeitsbescheinigungen für die Agentur für Arbeit digital zu übermitteln.

Digitalisierung endlich auch bei der Gehaltsabrechnung

Die Digitalisierung ist ein Megatrend, der auch die Gehaltsabrechnung erfasst. Im kommenden Jahr werden viele Verwaltungsvorgänge rund um die Gehaltsabrechnung auf digitalem Weg erfolgen müssen. Diese Veränderungen werden durch neue gesetzliche Anforderungen wie die Pflicht zur Zeiterfassung befeuert. Doch die Digitalisierung hat auch ihre Vorteile: Sie spart Zeit und Ressourcen. Unsere Kund:innen berichten immer wieder, dass die komplexe Lohnabrechnung viel Zeit in Anspruch nimmt und wenig Zeit für andere wichtige Aufgaben im Personalmanagement bleibt. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) haben oft Schwierigkeiten, rechtssichere Lohnabrechnungen zu erstellen, da es ihnen an Zeit und Expertise fehlt. Dies wird durch die Überlastung von Steuerberatern verschärft, die wegen der zahlreichen Sonderregelungen und Krisenmaßnahmen oft keine neuen Mandate für die Lohnabrechnung mehr annehmen können.

Alle Änderungen in einer Anwendung

Ohne eine spezialisierte Abteilung für Lohnbuchhaltung kann es für Unternehmen schwer werden, den Überblick zu behalten. In diesen Fällen können digitale Lösungen von großem Nutzen sein. Durch die Verwendung von Legal- und Tax-Tech-Experten können die komplexen gesetzlichen Anforderungen direkt in eine Abrechnungssoftware implementiert werden. Auf diese Weise können auch Personen ohne Fachexpertise eine datenschutz- und rechtskonforme Lohnabrechnung erstellen. Mit einer Softwarelösung wie PayFit werden alle Änderungen automatisch und kostenfrei von Experten eingepflegt. Unabhängig davon, ob sie Assistent:in oder Geschäftsführer:in sind, mit solch einer Lösung wird die Gehaltsabrechnung zum Kinderspiel. So bleibt auch im kommenden Jahr Zeit, sich auf die Entwicklung des Unternehmens zu konzentrieren.

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