Moderne Softwarelösungen für die Arbeitszeiterfassung

Mitarbeiter arbeiten immer häufiger im Homeoffice, so dass die Grenze zwischen Job und Privatleben aufweicht. Der Schutz des Arbeitnehmers ist ein hohes Gut und Firmen brauchen praktikable Lösungen, um diesen Schutz zu gewährleisten. 

Wie lässt sich die Arbeitszeit rechtlich korrekt, sicher und fair aufzeichnen, sodass es für jeden einzelnen Arbeitnehmer unabhängig von seinem Arbeitsort gut funktioniert?

Die Arbeitszeiterfassung: Vorgaben des Gesetzgebers

Bereits im Jahr 1994 wurde das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) erlassen. Es regelt beispielsweise maximal zulässige Arbeitszeiten, Mindest-Pausen und Urlaubsansprüche. Außerdem ergibt sich aus § 16 ArbZG sinngemäß, einsehbar unter dejure.org, dass Arbeitgeber zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten verpflichtet sind.

Wie genau dies erfolgen soll, ist hingegen nicht festgelegt. Da es so viele verschiedene Arbeitsplatzprofile gibt, dürfen auch unterschiedliche Dokumentationswege genutzt werden. Grundsätzlich können Arbeitszeiten beispielsweise manuell auf Papier, durch die Personalsachbearbeitung im Büro an ihrem PC oder direkt auf einer Smartphone App durch den Arbeitnehmer digital erfasst werden. Allerdings müssen arbeitsrechtliche und datenschutzrechtliche Vorschriften bei Personaldaten in jedem Fall eingehalten werden. Unter datenschutzexperte.de ist ausführlich nachlesbar, was darunter zu verstehen ist.

Das Bundesdatenschutzgesetzt schreibt im Umgang mit personenbezogenen Daten vor, dass diese nur unter bestimmten Voraussetzungen erfasst, verarbeitet und genutzt werden dürfen. Im Zusammenspiel der Gesetze ergeben sich Prinzipien, die einen Missbrauch von Daten verhindern sollen:

• Zutritts- und Zugangskontrolle: Datenverarbeitungssysteme dürfen nicht von Unbefugten benutzt werden. Auch muss der Zugriff auf die Datenverarbeitungsanlagen geschützt werden. In der Praxis bedeutet das beispielsweise, dass Logdaten in einer Software nachvollziehbar aufgezeichnet werden müssen und dass Zugriffsrechte grundsätzlich einschränkbar sind.

• Kontrolle der Datenweitergabe: Daten dürfen nicht kopiert, gelöscht oder von Unbefugten gelesen werden. Das bedeutet, dass die Daten auch bei der elektronischen Übermittlung geschützt werden müssen.

• Eingabeüberwachung: Das System muss aufzeichnen, wann von wem welche Daten verändert werden. Eine Kontrolle muss zweifelsfrei möglich sein.

• Auftrags- und Verfügbarkeitsüberwachung: Personaldaten dürfen nur vorschriftsmäßig verarbeitet werden. Zudem müssen sie so gesichert werden, dass Verlust und Zerstörung ausgeschlossen sind.

• Separate Verarbeitung: Werden Personaldaten erhoben, um damit verschiedene Zwecke zu bedienen, müssen die Daten explizit getrennt voneinander verarbeitet werden.

Der zuletzt genannte Aspekt nimmt in punkto Arbeitszeiterfassung eine besondere Rolle ein. Weil Daten ausschließlich zur Bestimmung der Arbeitszeit erhoben werden, dürfen sie nicht zu anderen Zwecken verwendet werden. Was bedeutet das?

Der Gesetzgeber sorgt mit dieser expliziten Vorschrift dafür, dass Arbeitszeitdaten dem besonderen Datenschutz unterliegen. Damit soll verhindert werden, dass ein Datenmissbrauch stattfindet, der die Rechte von Mitarbeitern einschränkt. Um all diesen Anforderungen gerecht zu werden, haben Personalabteilung vielfältige Verwaltungsaufgaben zu bewältigen. Lohnakten werden in doppelt gesicherten Aktenschränken gelagert, die Aufbewahrung der Unterlagen muss sicherstellen, dass nur jeweils Zugriffsberechtigte Zugang zu Stundenzetteln, Krankmeldungen, Arbeitsverträgen oder Abmahnungen haben. Das ist umständlich und sehr zeit- und damit kostenintensiv.

Softwarelösung empfehlenswert

Eine professionelle Softwarelösung bietet sich an, da damit die vielfältigen Anforderungen des Gesetzgebers eingehalten werden können. Das betrifft die Vorschriften hinsichtlich der Arbeitszeiten und des Datenschutzes. Eine professionelle Software zur Arbeitszeiterfassung lässt nicht nur die kontrollierbare Zugriffsregelung zu. Sie ermöglicht darüber hinaus auch, dass der Mindestlohnnachweis geführt und eine korrekte Urlaubsberechnung erfolgen kann. Die Arbeitszeiterfassung kann bei digitalen Lösungen durch die Mitarbeiter selbst vorgenommen werden, so dass die Daten zeitnah in digitaler Form zur Weiterverarbeitung bereitstehen. Die Digitalisierung ermöglicht es Firmen, alle Angelegenheiten rund um ihr Personal formal, datenschutz- und arbeitsrechtlich effizient und korrekt zu verwalten.

Was sollte ein gute Softwarelösung für Arbeitszeiterfassung bieten?

Die digitale Lösung für Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung unter ed-portal.de zeigt mit einem anschaulichen Video, wie eine durchdachte Software arbeitet und welche Features sie bietet, um im Arbeitsalltag reibungslos zu funktionieren. Die Software arbeitet cloudbasiert, so dass die Daten zentral verfügbar sind. Die Eingaben lassen sich am PC, Tablet oder per Smartphone-App unkompliziert vornehmen. Das ist gerade im Zusammenhang mit der steigenden Zahl von Mitarbeitern im Homeoffice praktisch, weil diese ohne nennenswerten Aufwand alle erforderlichen Informationen erhalten und außerdem die notwendigen Angaben zur Arbeitszeit an den Arbeitgeber übermitteln können.

Die Einhaltung der Datenschutzvorgaben ist genauso gewährleistet wie die Erfüllung der Anforderungen aus dem Arbeitszeitgesetz. Arbeitgeber können die Daten von Einzelpersonen und Arbeitsgruppen an jedem Standort sicher gesetzeskonform erfassen lassen und danach verarbeiten und nutzen.

Ob Urlaubsberechnung von Minijobbern, Überblick über die aktuellen Abwesenheiten oder die Einhaltung des Mindestlohns: Mit einer zuverlässigen Software reduziert sich der Aufwand zur Einhaltung der Arbeitgeberpflichten und der gesetzlich relevanten Anforderungen auf ein Minimum und bietet ein hohes Maß an Sicherheit.