Thought Leadership
Welche Herausforderungen – im Hinblick auf Tools und Formate – gilt es bei der virtuellen Zusammenarbeit zu beachten? Mit welchen Tipps und Tricks gelingt sie und sorgt für digitale Nähe trotz Distanz?
Bedingt durch die Corona-Krise gehört es heute bereits vielerorts zur neuen Normalität, dass Unternehmen die Zusammenarbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verstärkt in hybriden Arbeitsmodellen organisieren. Auch sind noch nicht alle Mitarbeitenden wie gewohnt zurück in den Büros oder können gerade durch die hybriden Modelle weiterhin flexibel und dezentral arbeiten. Hierbei gilt es verschiedene Herausforderungen zu meistern, um genau diese dezentrale Zusammenarbeit effizient zu managen. Dank einer Vielzahl an digitalen Tools und entsprechenden Formaten können Führungskräfte diese aber sehr gut gestalten.
Hier zeigt sich: Gerade die Unternehmen, die bereits in der Vergangenheit die entsprechenden technischen Voraussetzungen und Infrastrukturen geschaffen haben, oder diese schnell umsetzen können, um das Arbeiten in und an einem sogenannten digitalen Arbeitsplatz effizient und erfolgreich zu ermöglichen, haben hierbei natürlich einen Vorteil. Sie können alle Mitarbeitenden in den Arbeitsprozess integrieren und den NutzerInnen – egal, wo diese sich gerade aufhalten – über Cloud-basierte Lösungen Zugriff auf die für ihren Arbeitsalltag relevanten Tools und Systeme gegeben.
Persönlicher Austausch trotz und durch hybride Arbeitsmodelle
Für Führungskräfte heißt das: Um den Kolleginnen und Kollegen in verteilten Arbeitsumgebungen alle Informationen bereitzustellen und auch digital führen zu können, benötigt es eine gute Mischung aus visueller, digitaler Kommunikation, aber eben auch die unerlässliche persönliche Note. Formate wie Video-Botschaften und Chats sind da das Mittel der Stunde, um trotz Distanz räumliche Nähe zu schaffen.
Gerade dann eignen sich etwa wöchentliche oder zweiwöchentliche kurze Videokolumnen durch den CEO oder die Führungskräfte, um alle relevanten Informationen kurz und bündig bereitzustellen. Diese sollten idealerweise durch ergänzende Posts in Textform, die die wichtigsten Punkte noch einmal zusammenfassen, im unternehmenseigenen Social Intranet (z. B. via Yammer) bereitgestellt werden. Das schafft Orientierung und Stabilität für das Tagesgeschäft.
In Videoformaten kann die Unternehmensführung die nötigen Leitlinien für die dezentrale Zusammenarbeit an die Hand geben, damit die Mitarbeitenden wissen, wie in der neuen Situation etwaige Abstimmungswege oder Entscheidungsvorgänge gehandhabt werden sollen. Für CEOs und Führungskräfte eignen sich hier beispielsweise Live-Video-Botschaften mit integrierter Chat-Funktion – wie es etwa über Microsoft Teams möglich ist – um Richtlinien zu geben und Kontextinformationen zu liefern. Zudem sollten immer mal wieder auch digitale Statements in den virtuellen Arbeitsgruppen abgegeben werden, um den Mitarbeitenden zu signalisieren, dass auch CEO und Führungsteam im alltäglichen Geschäft involviert und informiert sind sowie als Ansprechpartner zu erreichen sind.
Bild: Virtuelle Fuehrung und CEO Kommunikation über digitale Kanäle (Copyright: HIRSCHTEC)
„Wir“-Gefühl virtuell und auch persönlich stärken
Wenn der kurze Austausch auf dem Flur oder in der Zeit zwischen zwei Meetings im Büroalltag wegfällt, sind besonders diese „virtuellen Smalltalks“ eine passende Lösung, um stets das „Wir“-Gefühl zu stärken und sichtbar zu bleiben und zu sein. Hier eignen sich passende Gimmicks innerhalb der Collaboration Tools oder auch im internen sozialen Netzwerk. Teamleader und auch CEOs können etwa durch virtuelles Lob gute Arbeiten und tolle Projektabläufe loben und so für alle sichtbar auch den Erfolg der Kolleginnen und Kollegen vorstellen und teilen. Ein weiteres schönes Feature sind Teamchallenges in Form von Foto- und Videodokumentationen zu beispielsweise dem Lieblingsort für die Mittagspause oder das Setup des eigenen Büros im Homeoffice. Sehr gern genommen natürlich auch die Haustiere unter, neben oder auf dem Schreibtisch.
Auch kurze sogenannte „Pulse-Checks“ anhand von Umfragen – ebenfalls über das interne, soziale Netzwerk – oder die Teilnahme von Führungskräften an virtuellen Stand-up-Meetings ihrer Teams sind wichtige und hilfreiche Formate, um kurzfristig Stimmungen und Meinungen abzufragen. Sind alle gut informiert? Gibt es Klärungsbedarf zu bestimmten Themen oder Vorgehensweisen? Welche Herausforderungen gibt es im Detail im Tagesgeschäft? Dies kann dann z. B. gleich in einem neuen CEO-Video oder einer Live-Video-Botschaft aufgegriffen werden und durch die Kommunikationsabteilung entsprechend aufbereitet werden.
Dank dieser Maßnahmen bleibt auch die Führungsriege nah an den Kolleginnen und Kollegen, wenn der Austausch zum aktuellen Geschehen im Büroalltag wegfällt. Denn trotz aller Technik und Infrastruktur für die digitale Zusammenarbeit und den vielfältigen Möglichkeiten, die digitale Arbeitsplätze heute bieten, sollte gerade jetzt, unmittelbar nach dem Corona-Lockdown, wenn Teile der Belegschaft in die Büros zurückkehren, auch wieder auf tatsächlich persönlicher Ebene kommuniziert und zusammengearbeitet werden. Auch hier gilt es natürlich, die Informationen zu dem „Wie genau“ und „Was gilt es zu beachten“ klar zu kommunizieren und die neue Normalität für die Zusammenarbeit in den Büros zu organisieren.
Meetingkultur wieder aufnehmen
Regelmäßige Meetings in den Büros – z. B. auf wöchentlicher oder monatlicher Basis -, an denen möglichst alle Teammitglieder teilnehmen, sollten auch in der hybriden Arbeitskultur weiterhin Bestandteil sein oder wieder werden. Auch dann bleiben die Tools wie Video-Konferenzsystem, Live-Botschaften oder das interne Netzwerk natürlich unabdingbar und tragen weiterhin zur optimalen Kommunikation bei, aber werden wieder etwas stärker auch durch persönliche Treffen ergänzt, sofern diese möglich sind.
Es kommt somit stets auf den richtigen Mix an, der sowohl die technischen und digitalen Formate und Möglichkeiten mit einbezieht, aber auch die persönliche Note in den gewohnten Büroumgebungen nicht außer Acht lässt. Hier gilt es, neben den Infrastrukturen und Möglichkeiten für digitale Zusammenarbeit auch auf die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzugehen und zu ermöglichen, dass alle kommunikativ abgeholt werden und sich bestmöglich informieren können, wenn es hybride Arbeitsmodelle aus Büropräsenz und Remote Work gibt.
Fazit
Für Führungskräfte muss das virtuelle Führen daher zum zentralen Management-Skill werden, damit sie ihre Führungsaufgaben Steuerungsaufgaben in hybriden Arbeitsmodellen bestmöglich meistern und entsprechend agieren können. Es reicht nicht aus, lediglich einen groben Plan für die Kollaboration über und in digitalen Kanälen zu haben, dieser muss auch gelebt und angewandt werden. Präsenz trotz Distanz zeigen, in Dialoge einklinken, Video-Statements verfassen, an Chats teilnehmen und virtuelles Lob aussprechen. Live-Botschaften absetzen, an digitalen Stand-up-Calls teilnehmen oder an internen Challenges – die Möglichkeiten sind dank der Technik groß und es ist eine der entscheidenden Aufgaben der Führungskraft, diese zu nutzen und fit zu sein für die digitale Kommunikation und Führung – jetzt und in Zukunft.
