5 Kriterien für die Wahl eines Applicant-Tracking-Systems

Fachkräftemangel, demografischer Wandel, Wirtschaftskrisen – all diese Faktoren sorgen dafür, dass der Arbeitsmarkt immer wettbewerbsintensiver wird.

Allein die Dax-30-Unternehen hatten laut einer Handelsblatt-Umfrage im März dieses Jahres, 14.000 offene Stellen und das trotz hoher Einstellungsbereitschaft. Immer weniger geeignete Kandidaten kommen auf eine freie Stelle und diese Talente sind heiß begehrt. Eine tägliche Herausforderung für Personalvermittler. Es ist ihre Aufgabe, die Spreu vom Weizen zu trennen – und das so schnell wie möglich. Nur durch einen effizienten Prozess, können sie die Anzahl der Vermittlungen steigern und ihr Geschäft ausbauen.

Längst reichen analoge Prozesse nicht mehr aus, um diese Effizienz zu gewährleisten. Der moderne Recruiting-Prozess muss digital und in vielen Teilen automatisiert sein. Nur so können Personalvermittler angemessen auf die Herausforderungen im Arbeitsmarkt reagieren, die Bedürfnisse der Kandidaten erfüllen und konkurrenzfähig bleiben.

Zu den elementaren Bestandteilen der Digitalstrategie im Recruiting zählen Applicant-Tracking-Systeme (ATS), zu Deutsch Bewerbermanagementsysteme. Ein ATS ist eine Software-Anwendung, die die Personalbeschaffung und das Bewerbermanagement auf einer einzigen Plattform abbildet. So können Fehler vermieden werden, da es als Single-Point-of-Truth alle Daten bündelt und sinnvoll organisiert. Zeitfresser, wie Routineaufgaben, lassen sich automatisieren und Recruiter behalten den Überblick über alle Kandidaten, ihre Fähigkeiten und Interaktionen. Damit sparen sie wertvolle Zeit, die sie für die Optimierung der Candidate und Customer Experience nutzen können.

Bewerbermanagementsysteme erleichtern das Recruiting erheblich. Doch wie so häufig bei der Digitalisierung, stehen Unternehmen auch hier vor der Frage, was genau sie bei der Wahl einer Lösung beachten müssen. Die folgenden fünf Kriterien helfen dabei, den Entscheidungsprozess voranzutreiben:

• Offenes Ökosystem: Jedes Unternehmen hat individuelle Bedürfnisse, deshalb ist es ratsam, ein ATS mit offenem Ökosystem zu wählen. Eine offene Plattform ermöglicht die Anpassung an spezifische Anforderungen, indem Drittanbieter integriert, Erweiterungen hinzugefügt oder neue Anwendungen erstellt werden können.
• E-Mail-Integration: Mit einem Gadget für den E-Mail-Posteingang sind alle relevanten Informationen über die Bewerber an einem Ort verfügbar. Es können direkt im Posteingang Notizen hinzugefügt, Lebensläufe gesichtet und analysiert oder Dateien angehängt werden.
• Listen: Mit übersichtlichen Listen können Recruiter den Überblick über Bewerbungen und offene Stellen behalten. Zudem lassen sich die Datensätze im System in filterbare Kategorien, z. B. „Top-Vertriebskandidaten“ oder „Verfügbare Ingenieure“, unterteilen. So können relevante Informationen zum Status der Bewerber oder der Position schnell abgeglichen werden. Sobald eine Stelle zu besetzen ist, können Recruiter unmittelbar und gezielt reagieren.
• Notizen: Jede Interaktion mit einem Bewerber ist wichtig. Deshalb sollten allen Teammitglieder sämtliche Informationen zu den Kandidaten zur Verfügung stehen. Mithilfe von Notizen können Mitarbeiter Bewerber-Daten z. B. nach einem Gespräch direkt im ATS auf den neuesten Stand bringen. So geht nichts verloren und Gespräche lassen sich nahtlos weiterführen.
• CRM-Integration: Traditionell wird ein ATS zur Verwaltung der Kandidaten und ein Customer-Relationship-Management-(CRM-)System zur Verwaltung von Kundenbeziehungen verwendet. Beide bieten gerade für Personaldienstleister immense Vorteile, denn sie müssen sowohl mit Kunden und Kandidaten interagieren und beide miteinander verbinden. Deshalb ist eine Kombination der Lösungen sinnvoll. Recruiting-CRM-Funktionen erleichtern die Verwaltung der Kundenbeziehung und helfen, Aufträge effizienter zu generieren und abzuschließen. Mit einer Integration werden alle Seiten bestmöglich bedient und Prozesse sinnvoll zusammengeführt.

Automatisierung und KI verbessern die Candidate und Customer Experience

Besonders in unserer hybriden Arbeitswelt, zeigt sich schnell, warum sich die Investition in ein ATS lohnt. Wenn nicht alle Mitarbeiter an einem gemeinsamen Ort arbeiten, gehen nicht digitalisierte Informationen schnell verloren. Zudem fallen durch die vielen Automatisierungsmöglichkeiten komplizierte Absprachen weg, da Benachrichtigungen, Erinnerungen oder Unterlagen eigenständig vom System versendet und der Kandidaten-Status automatisch verfolgt werden.

Im Schnitt spart jeder Mitarbeiter täglich 3,2 Stunden durch die Automatisierung von Routineaufgaben (Bullhorn Automation Buyer’s Guide). Ein Zeitgewinn, der sich beim Aufbau von Beziehungen deutlich bemerkbar macht. Doch hier muss nicht Schluss sein. Wird das ATS durch eine KI unterstützt, können Recruiter weiter entlastet werden und sich noch stärker auf zwischenmenschliche Beziehungen konzentrieren. KI kann schnell eine Vielzahl von Daten sichten, analysieren und passende Kandidaten vorschlagen. Das bedeutet, dass der Bewerbungsprozess noch zügiger und zielgerichteter ablaufen kann. Zudem kann KI potenzielle Probleme mit Kunden erkennen und nötige Schritte einleiten, um die Wogen frühzeitig zu glätten.

Schmerzpunkte identifizieren und in das richtige ATS investieren

Recruiting erfordert Schnelligkeit und Genauigkeit. Gleichzeitig ist der Prozess stark mit dem individuellen Menschen und seinem Leben verknüpft, deshalb muss er auch persönlich und fair sein. Eine Aufgabe, die in unserer digitalen und wettbewerbsorientierten Welt ohne Technologie nicht mehr zu lösen ist. Personalvermittler brauchen starke Tools wie Applicant-Tracking-Systeme, die sie entlasten und ihnen Freiraum geben, um ihren Kandidaten die bestmögliche Erfahrung zu bieten, sie schnell zu vermitteln und auf der anderen Seite ihre Kunden zufriedenzustellen. Personalvermittler müssen sich dafür überlegen, wie ihr Recruiting-Prozess ablaufen soll und wo sie Unterstützung benötigen. Die oben genannten Kriterien, helfen dabei, die richtige Entscheidung zu treffen.