Hybride Arbeitsmodelle – und was Unternehmen dafür benötigen

Der Ausbruch der Corona-Pandemie im vergangenen Jahr hat einiges in Bewegung gesetzt. Der Umstieg auf Remote-Arbeit und die schnelle Umsetzung von Maßnahmen zur Digitalisierung sind dabei unerlässlich.

Nun sinken die Corona-Fallzahlen tendenziell, und die Impfkampagne in Deutschland kommt in Gang. Dennoch arbeiten weiterhin viele Menschen von zu Hause aus, zumal dieses Modell in Politik und Gesellschaft zunehmend unterstützt wird. Die Xerox-Studie „Zukunft der Arbeit“ zeigt: nicht wenige deutsche Unternehmen sehen die Notwendigkeit, hybrides Arbeiten und somit die Kombination von Arbeit aus dem Büro und von zu Hause weiterhin zu unterstützen.

Für die kommenden Monate sollten sich Unternehmen deshalb jetzt überlegen, wie aktuelle und zukünftige Arbeitsumgebungen aussehen können und welche Investitionen notwendig sind, damit Mitarbeiter ortsunabhängig bestmöglich arbeiten können. Somit werden dieses Jahr Tools relevant, die sowohl die digitale und physische Welt verbinden und gleichzeitig Zusammenarbeit, Produktivität und IT-Sicherheit erhöhen. 

Mehr Investitionen in Technologien 

Zu den größten Herausforderungen im letzten Jahr zählten laut der Xerox-Studie unzureichende IT-Ressourcen und Workflow-Lösungen. Das hat viele deutsche Unternehmen zu Investitionen in digitale Transformationsprozesse veranlasst – und dieser Trend wird anhalten: zwei Drittel der Unternehmen wollen laut der Umfrage zukünftig mehr Budget für Technologieressourcen einsetzen und damit die Produktivität der Mitarbeiter fördern. Dafür soll vor allem in Cloud-basierte Software (75 Prozent), Remote-IT-Support (73 Prozent) und Tools für die Zusammenarbeit (48 Prozent) investiert werden. 

Investitionen in die Automatisierung und Digitalisierung von Workflow-Prozessen zahlen sich aus: An erster Stelle gewinnen Mitarbeiter dadurch Zeit und Ressourcen für andere, anspruchsvollere Aufgaben. Die Nutzung Cloud-basierter Lösungen verbessert außerdem die Geschwindigkeit und Agilität der Zusammenarbeit und ermöglichen es von überall auf Daten und Ressourcen zugriefen zu können sowie Dokumente einfach zu teilen und damit Workflows zu automatisieren. Auch Multifunktionsdrucker und andere Tools wie Document-Conversion-Apps unterstützen die verschiedensten Workflows von Vor-Ort-, Hybrid- oder Remote-Mitarbeitern maßgeblich und ermöglichen dadurch reibungslose Arbeitsabläufe, unabhängig vom Standort der Mitarbeiter. 

Akzeptanz von Homeoffice gestiegen 

Nach einer gewissen Skepsis zu Beginn der Corona-Pandemie ist in vielen Unternehmen (80 Prozent) das Vertrauen in Mitarbeiter im Homeoffice deutlich angestiegen. Die Zeichen der Zeit stehen ganz klar auf hybrides Arbeiten, und dementsprechend werden sich die Arbeitsrichtlinien in vielen Organisationen in den kommenden Jahren nachhaltig verändern. Wie sich die Pandemie-bedingte Situation in den kommenden Monaten entwickeln wird, ist noch unsicher; vor diesem Hintergrund wird mehr als die Hälfte der Organisationen die Rückkehr ihrer Mitarbeiter an den Arbeitsplatz nur schrittweise oder gestaffelt angehen. Das hat auch Auswirkungen auf die Ausstattung von Büros; zum Einsatz kommen zukünftig vermutlich vermehrt berührungslose Technologien wie beispielsweise Drucker, die nur mit minimalem oder gar keinem Körperkontakt bedient werden können. 

Dennoch werden Büroräume weiterhin wichtige Treffpunkte für die Zusammenarbeit sein: 95 Prozent der Befragten bezeichneten die persönliche Kommunikation von Angesicht zu Angesicht als wichtigen Eckpfeiler des Arbeitslebens, der unter anderem auch das Talentmanagement unterstützt. Die Mehrheit der Befragten vermisst die gemeinsame Arbeit vor Ort, da sie die Aufgabenverteilung erleichtert sowie das Zusammenarbeiten und den sozialen Zusammenhalt verbessert. Diese Empfindungen sind nicht zu unterschätzen, da momentan viele von ihren Resilienz-Reserven zehren. Darüber hinaus ist die Arbeit in den eigenen vier Wänden für viele auch ein logistisches Problem: sie erfordert einen privaten Bereich zum Arbeiten, eine geeignete Infrastruktur. Das ist nicht in jeder Wohnung umsetzbar, und nicht jeder Heimarbeitsplatz verfügt über mehrere Monitore, Zugang zu Scannern, Druckern und anderen Geräten, die im Büro üblich sind.   

Strategien für die Zukunft entwickeln

Um die aktuellen Herausforderungen meistern und vielleicht sogar daran wachsen zu können, müssen Führungskräfte flexibel und offen für neue Arbeitsformen sein und mit ihren Teams in regelmäßigem Austausch bleiben. Dabei drehen sich aktuelle Diskussionen vor allem um den Stellenwert von Gesundheit, Sicherheit und Wohlbefinden der Mitarbeiter sowie die verstärkte Zusammenarbeit am hybriden Arbeitsplatz. Auch Themen wie die Digitalisierung von Daten, deren Sicherung in der Cloud und die Automatisierung von Arbeitsabläufen sind entscheidend. 

Durch die Pandemie haben Unternehmen jetzt die Möglichkeit, Arbeitsumgebungen und -bedingungen neu zu definieren. Deshalb ist es jetzt an der Zeit, vorauszuplanen und Arbeitsmodelle für die Zeit nach der Pandemie zu entwickeln und dabei Faktoren wie Immobilien, kritische Rollen am Arbeitsplatz, die eigene Unternehmensphilosophie aber auch die Einstellung zu Remote-Arbeit zu überdenken. Dafür gilt es die neu gewonnenen Erkenntnisse zu nutzen, um Ängste vor Veränderung abzubauen und den Mitarbeitern Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen sie auch in einer hybriden Arbeitswelt effektiv und sicher arbeiten können.