Virtuelle Meetings effizient gestalten

Angesichts des Ausbruchs der Corona-Pandemie sind viele Unternehmen zu Home Office und virtuellen Meetings übergegangen, um ihre Mitarbeiter zu schützen. Besprechungen im virtuellen Raum sind jedoch in vielen Unternehmen noch immer mit großen Herausforderungen verbunden.

Als Folge stehen zwei Drittel der Büroangestellten virtuellen Meetings immer noch skeptisch gegenüber und bevorzugen weiterhin persönliche Treffen. Das ist das Ergebnis der neuen Barco ClickShare Studie, für die mehr als 1500 Büroangestellte weltweit befragt wurden. Wie kann also unter den aktuellen Umständen Meetingzeit am effizientesten genutzt und das beste Meetingerlebnis sichergestellt werden? Die wichtigsten Erkenntnisse der Studie im Überblick.

Technik ermöglicht virtuelle Zusammenarbeit – wenn sie richtig funktioniert

Bereits vor dem Ausbruch des Coronavirus gab es einen deutlichen Trend hin zu mehr virtuellen Meetings. Die Hälfte (51%) der Befragten gab an, dass Meetings regelmäßig virtuell durchgeführt werden. Dabei leidet jedoch die Großzahl der Meetings immer noch unter Fehlern mit der Technik. Zu den häufigsten Problemen zählen der Abbruch der Verbindung (42%), Schwierigkeiten andere Teilnehmer zu hören (39%), schlechte Videoqualität (32%), langes Warten bis andere Teilnehmer ihre Technik eingerichtet haben und der Besprechung beigetreten sind (34%), störende Hintergrundgeräusche (30%), sowie Probleme mit dem Teilen des Bildschirms (23%) oder dem Abspielen und Teilen von Präsentationen und Dokumenten (22%). Auch die Nutzung verschiedener Konferenzsoftware führt bei fast jedem vierten Meeting (24%) zu Verbindungsproblemen. Insgesamt werden im Schnitt 11% der Zeit von Meetings mit dem Beheben technischer Probleme verschwendet – in vielen Fällen müssen Meetings abgebrochen werden oder können gar nicht erst starten.

Die Corona-Pandemie beschleunigt die ‘Bring Your Own Meeting’-Kultur

Laut der Studie entscheiden sich immer mehr Mitarbeiter (59%) aktiv dafür, von ihren eigenen Geräten aus zu arbeiten, anstatt die Technologie oder Software zu verwenden, die ihr Unternehmen bereitstellt. Besonders in der gegenwärtigen Situation, in der ein Großteil der Mitarbeiter aus dem Home Office oft auch gezwungenermaßen mit eigenen elektronischen Geräten arbeitet und an virtuellen Besprechungen teilnimmt, ist die Bedeutung von ‘Bring Your Own Device‘ und damit der Möglichkeit, verschiedene Endgeräte, Peripheriegeräte und Software miteinander zu verbinden und in einem einheitlichen Meetingerlebnis zu integrieren, noch größer geworden. Diese neu entstandene ‘Bring Your Own Meeting’-Kultur, kann, wenn sie durch BYOM-fähige Technologie verschiedene Systeme und Geräte reibungslos miteinander verbindet, die Produktivität von Meetings steigern, indem sie es Mitarbeitern ermöglicht, in einer für sie am bequemsten und zugänglichsten Weise zu arbeiten. So wollen 71% der Befragten BYOM-fähige Technologie, die sich sofort mit jeder Marke von Peripheriegeräten verbindet, verschiedene Konferenzlösungen integriert und somit langes Warten verhindert. Dieser Trend hatte vor dem Ausbruch der Pandemie bereits starke Auswirkungen auf die Arbeitsweise in Unternehmen und wird durch die akute Pandemie sowie die noch ausstehende Übergangsphase zwischen Home Office und physischer Anwesenheit im Büro noch schneller zum Standard werden.

Interaktive Videokonferenzen sind die Zukunft virtueller Kollaboration

Bei der gestiegenen Anzahl von virtuellen Meetings wird es wichtiger, dass Konferenzlösungen dazu beitragen, Treffen zu ermöglichen, die sowohl effizient als auch ansprechend sind. Im Kern einer ansprechenden Konferenz stehen visuelle Lösungen. 89% der Befragten bevorzugen die Verwendung von Video gegenüber reinen Audiokonferenzen; bei der Generation Z sind es sogar 96%. Zudem sind visuelle Lösungen ein entscheidender Faktor, um Meetings effizienter und interaktiver zu gestalten und die Aufmerksamkeit von Teilnehmern zu steigern. So empfanden 67% der Befragten Meetings als interaktiver und ansprechender, wenn Videokonferenztechnologien eingesetzt wurde; 69% empfanden Meetings als ansprechender, wenn Präsentationen, Videos und Dokumente über Screensharing-Funktionen geteilt werden.

Negative Effekte fehlender Vorbereitung werden durch virtuelle Meetings verstärkt

Der Ausgangspunkt für ein produktives Meeting – virtuell wie auch persönlich –  ist simpel: ein klares Ziel. Dreiviertel (75%) der Mitarbeiter in Deutschland sind sich einig, dass Besprechungen nicht nur ein klares Ziel haben sollten, sondern auch nach dem Erreichen des Ziels beendet werden. Unklarheit über Zweck und Ziele eines Meetings sowie das Fehlen einer Struktur sind laut Studie bei virtuellen Meetings sogar  ein noch größeres Problem als bei persönlichen Besprechungen, da sich virtuell zugeschaltete Mitarbeiter leichter ablenken lassen, unkonzentrierter Meetings folgen (55%) und sich weniger an Meetings beteiligen (56%). Um das Problem zu lösen, spielt bereits die Planung eine entscheidende Rolle. Die Befragten  empfanden Meetings als effizienter, wenn Zweck und Ziel eines Meetings sowie die Agenda (77%) und wichtige Dokumente und Präsentationen (76%) bereits vor dem Meeting mitgeteilt wurden und sich Teilnehmer so vorbereiten können. Auch sollten nur für das Meeting relevante Teilnehmer eingeladen werden. 30% der Befragten gaben an, dass Meetings oft mit irrelevanten Teilnehmern stattfinden, während 20% der Befragten gleichzeitig sagten, dass in Besprechungen oft relevante Entscheidungsträger fehlen. Auch die Verteilung von Rollen und Aufgaben (74%) sowie ein Moderator, der durch das Meeting führt, (66%) werden als entscheidende Faktoren für die Effizienz von Besprechungen gesehen und helfen dabei, die Konzentration der Teilnehmer zu steigern.