Künstliche Intelligenz revolutioniert Backoffice-Prozesse

Die fortschreitende Digitalisierung und der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in Backoffice-Prozessen, insbesondere in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, sowie im Customer Service, eröffnen neue Wege zur Effizienzsteigerung und Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit.

Auch in den deutschen Unternehmen kommt KI mehr und mehr an. Die Anzahl der Unternehmen, die künstliche Intelligenz für ihre Backoffice-Prozesse nutzen, steigt hierzulande kontinuierlich. Durch die breite mediale Kommunikation der Möglichkeiten von Künstlicher Intelligenz nimmt die Akzeptanz stetig zu und veranlasst Unternehmen dazu, neue IT-Projekte zur Implementierung und Erweiterung einzuplanen.

Technologien für mehr Effizienz

Durch den Einsatz verschiedener Technologien, wie Machine Learning, Deep Learning, visuelle Erkennung und natürliche Sprachverarbeitung, können Unternehmen ihre Prozesse automatisieren und optimieren. Dies beinhaltet Aspekte der Compliance, fördert die Prozesseffizienz und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit durch Reduzierung manueller Prozesse.

Dabei wird ein großer Vorteil seitens der Unternehmen unter anderem im Aufdecken von Anomalien gesehen. Das frühzeitige Erkennen von Abweichungen geschieht automatisiert und löst bei Auffälligkeiten, wie einer abnormen Abweichung der Bestellmenge oder des Rechnungsbetrags, einen Alarm aus, der im Folgenden von den Mitarbeitenden geprüft wird. Auch in der Erstellung von genauen Forecasts, beispielsweise bei der Planung der wahrscheinlichen Geldeingänge offener Rechnungen im Forderungsmanagement, unterstützt KI. In diesen Anwendungsfällen ist es möglich, die Liquidität optimal zu steuern, da ausreichend Informationen vorhanden sind, um Investitionen und Ausgaben zeitgerecht zu planen und freizugeben.

EU AI Act und Fristen

Mit dem am 21. Mai 2024 verabschiedeten und am 12. Juli 2024 im deutschen Amtsblatt veröffentlichten EU AI Act wird die Regulierung von KI-Anwendungen europaweit schrittweise verpflichtend. In Deutschland starten die Fristen zur Umsetzung ab dem 01. August 2024, 20 Tage nach Veröffentlichung im Amtsblatt.
KI-Anwendungen werden in vier Risikokategorien eingeteilt: Nicht akzeptierbares Risiko, hohes Risiko, allgemeiner Zweck & generative KI und geringes Risiko. Die Fristen zur Umsetzung des Gesetzes bieten ausreichend Zeit, um alle neuen Anforderungen zu berücksichtigen und die aktuellen Abläufe zu prüfen. Der Zeitplan sieht folgende Fristen vor: Innerhalb von sechs Monaten werden die Anbieter von KI mit nicht-akzeptierbarem Risiko, also verbotenen Praktiken der Nutzung von Künstlicher Intelligenz, ihr Geschäftsmodell überdenken müssen. Für die Umsetzung der Gesetze von Hochrisiko-KI bleiben 36 Monate Zeit. Die beiden anderen Kategorien des geringen Risikos und generativer KI können Anpassungen bei Bedarf innerhalb der kommenden 24 Monate vornehmen. Die weitere Nutzung von Künstlicher Intelligenz in Backoffice-Prozessen ist auch in diesen Zeiten, wie gewohnt, möglich und muss nicht gestoppt werden. Auflagen, die eventuell noch nicht umgesetzt sind, wie die Kenntlichmachung von KI-generierten Daten, werden in den zuständigen Abteilungen bis zum Ablauf der Frist implementiert, um Geldstrafen zu vermeiden.

Künstliche Intelligenz bei Esker

Esker nutzt KI mit der eigenen Synergy AI bereits seit vielen Jahren in seinen Lösungen zur Automatisierung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, sowie im Customer Service. Im Forderungs- und Kreditmanagement unterstützt sie beispielsweise mit Vorschlägen zu Kreditlimits und -risiken für die individuellen Kunden. Der Rechnungseingang wird durch das automatisierte Auslesen von Rechnungen jedes Formats entlastet. Bei der Zahlungszuordnung übernimmt die KI den Abgleich der eingehenden Zahlungen mit offenen Rechnungsposten. Bei fehlender genauer Übereinstimmung schlägt sie die wahrscheinlichsten Kombinationen vor, um den Mitarbeitenden von manuellen Abgleichen zu befreien. Im Customer Service unterstützt die Künstliche Intelligenz beispielsweise in der Zuordnung eingehender Kundenanfragen in der E-Mail-Triage an die richtigen Ansprechpartner:innen und priorisiert zeitgleich durch eine Sentiment-Analyse aufgebrachte Kunden, deren Anfragen bevorzugt behandelt werden. Eine Vielzahl weiterer Anwendungen werden unterstützt und befreien die tägliche Arbeit in Buchhaltung und Kundenservice von fehleranfälligen, manuellen und monotonen Aufgaben, die Freiraum für die strategischen Fragestellungen der Positionen schaffen.

Vorteile

Die Nutzung von KI im Bereich von Backoffice-Prozessen führt zu Effizienzsteigerungen und schafft mit der Minimierung manueller, wiederkehrender Aufgaben ein angenehmes Arbeitsumfeld. So wird die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert sowie Fehleranfälligkeit signifikant gemindert. Datenmengen und Variablen können in einer Anzahl zuverlässig verarbeitet werden, die rein menschliche Berechnungen bei weitem übersteigen. Dadurch werden Möglichkeiten individueller Forecasts und Bewertungen eröffnet, die es Controllern, Finanzführungskräften und CFOs erlauben, strategische Entscheidungen auf Basis von relevanten und verlässlichen Daten zu treffen und diese zu bewerten. Künstliche Intelligenz mit all ihren Technologien bietet also ein großes Spektrum an professionellen Möglichkeiten für Unternehmen – auch und vor allem in buchhalterischen und Finanzprozessen.

(pd/Esker)