GenAI revolutioniert HR-Prozesse

Technologien wie GenAI verändern die Arbeitswelt grundlegend und stellen Personalabteilungen vor die Frage, wie sie die GenAI bei ihrer Arbeit optimal einsetzen können, um maximalen Nutzen aus der Technologie zu ziehen.

Generative KI (GenAI) hat das Potenzial, HR-Abläufe sowie die gesamte Arbeitswelt grundlegend zu verändern. Ob Texterstellung, Bildgenerierung, Sprach-zu-Text-Transkriptionen oder die Automatisierung von Arbeitsaktivitäten: GenAI wirkt als Treiber für die Transformation der HR-Funktion. Die Technologie steigert die Effizienz traditioneller HR-Prozesse erheblich – von der Einstellung bis zum Ausscheiden von Mitarbeitenden – und entwickelt ein umfassendes, datenbasiertes Talent-Ökosystem zur Unterstützung von Personalentscheidungen.

Der Produktivitätssprung, der dadurch ermöglicht wird, könnte kaum höher ausfallen: So ist laut Haufe bekannt, dass dIBM durch den Einsatz von KI-Automatisierung etwa 80 Prozent der administrativen HR-Aufgaben ausgetauscht hat. Wesentliche Aufgaben wie die Bewertung von Führungskräften sowie Themen rund um Veränderungsmanagement und Unternehmenskultur bleiben weiterhin in menschlicher Verantwortung. Dies führt zu einer bemerkenswerten Effizienzsteigerung. Angesichts dieses Potenzials stellt sich die Frage, wie Personalabteilungen GenAI konkret integrieren und die Technologie gewinnbringend nutzen können.

Attraktion – Erstellung von Stellenbeschreibungen

Auch wenn es eine einfache Aufgabe zu sein scheint, ist das Verfassen von Stellenanzeigen, um Kandidat*innen anzuziehen, mit Herausforderungen verbunden. Die Anzeigen müssen eine realistische Darstellung der Stelle vermitteln sowie die Vision und Kultur des Unternehmens kommunizieren – und das alles, ohne potenzielle Kandidat*innen mit Informationen zu überladen. Darüber hinaus müssen HR-Praktiker*innen sicherstellen, dass die Anzeigen inklusiv und diversitätsfreundlich formuliert sind. Dies beinhaltet die Vermeidung geschlechts- oder kulturbezogener Vorurteile sowie die Verwendung einer zugänglichen Sprache, die keine spezifischen Gruppen ausschließt.

Statt Stellenbeschreibungen und -anzeigen von Grund auf neu zu erstellen, können HR-Praktiker*innen die von KI generierten Rahmenwerke als Ausgangspunkt verwenden, indem sie einfach eine Eingabeaufforderung mit den Kernverantwortlichkeiten einer bestimmten Rolle eingeben. Anschließend können sie den Inhalt verfeinern, um sicherzustellen, dass er zur Markenstimme und Kultur des Unternehmens passt.

Ein weiterer Vorteil der Verwendung von KI-generierten Rahmenwerken besteht darin, dass diese Technologien kontinuierlich dazulernen und sich weiterentwickeln. Durch die Analyse großer Datenmengen können sie Muster und Trends identifizieren, die helfen, effektivere und ansprechendere Stellenanzeigen zu erstellen. Dies führt nicht nur zu einer besseren Passung der Kandidat*innen, sondern kann auch die Zeit und Kosten für den Rekrutierungsprozess erheblich reduzieren.

Rekrutierung –  Unterstützung während des Interviewprozesses

Genauso wie sich ein Kandidat gründlich auf ein Vorstellungsgespräch vorbereiten sollte, ist es auch wichtig, dass das HR-Team den Bewerber*innen die richtigen Fragen stellt. Laut einer Studie von Reed sorgen sich fast die Hälfte der Manager*innen (47%) darüber, dass sie den Kandidat*innen nicht die richtigen Fragen stellen, und drei Fünftel wünschen, sie hätten andere Fragen gestellt, bevor sie neue Mitarbeitende eingestellt haben.

Mit GenAI-Tools können HR-Teams eine umfassende Liste von Interviewfragen erstellen, die verschiedene Bereiche abdecken, von technischen Fähigkeiten bis hin zur kulturellen Passung. Darüber hinaus können diese Tools auch potenzielle Antworten auf Fragen basierend auf den gewünschten Kriterien analysieren und empfehlen, sodass Recruiter*innen die Antworten der Bewerber*innen effizienter bewerten können.

Onboarding –  Überarbeitung der Einarbeitung

Die Herausforderung beim Onboarding neuer Mitarbeitende besteht in der Vielfalt der Erfahrungen und Fähigkeiten, die sie mitbringen, was einen einheitlichen Ansatz unwirksam macht. KI kann diesen Prozess optimieren, indem sie als virtueller Onboarding-Assistent fungiert und rund um die Uhr Antworten auf Fragen zum Onboarding-Prozess, zu Unternehmensrichtlinien und mehr bietet.

Dies ermöglicht es HR-Teams, sich auf komplexere Anfragen zu konzentrieren. KI personalisiert die Erfahrung weiter, indem sie maßgeschneiderte Lernpfade und interaktive Module basierend auf den Erfahrungen und Abteilungen aller neuen Mitarbeitenden erstellt. Sie automatisiert administrative Aufgaben und sorgt so für ein reibungsloses und effizientes Onboarding, während sie die Integration und Sozialisation der Mitarbeitenden in die Unternehmenskultur effektiver gestaltet. Durch den Einsatz von KI kann HR Compliance sicherstellen, das Engagement steigern und eine maßgeschneiderte Onboarding-Reise bieten, wodurch mehr Zeit für strategische Initiativen bleibt.

Beschleunigung routinemäßiger HR-Anfragen

HR-Teams verbringen viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit Leistungsmanagement sowie mit der Bearbeitung einer großen Anzahl routinemäßiger Fragen von Mitarbeitenden. Die kombinierte Wirkung kann dazu führen, dass HR-Praktiker*innen Schwierigkeiten haben, genügend Zeit zu finden, um alles zu bewältigen, was manchmal zu Verzögerungen bei den Antwortzeiten auf Mitarbeiteranfragen führt.

Indem GenAI-gestützte Chatbots auf häufig gestellte Fragen trainiert und Zugang zu wichtigen HR-Richtlinien und -Dokumenten gewährt wird, können HR-Leiter sicherstellen, dass Mitarbeitende schnelle und genaue Antworten erhalten. Dies trägt dazu bei, die Belastung der HR-Mitarbeitenden zu verringern und das gesamte Mitarbeitererlebnis zu verbessern.

Entwicklung –  Optimierung von Leistungsbewertungen

Generative KI (GenAI) ermöglicht es HR-Führungskräften, den Bewertungsprozess von Leistungen effizienter, personalisierter und gerechter zu gestalten. Sie automatisiert die Erstellung von Bewertungsdokumenten, generiert nuancierte Feedback- und Verbesserungsvorschläge, die auf jeden Mitarbeitenden zugeschnitten sind, und erleichtert dynamische Feedback-Austausche zwischen Manager*innen und Mitarbeitenden. Wichtig ist, dass GenAI hilft, unbewusste Vorurteile zu minimieren, indem sichergestellt wird, dass Bewertungen auf objektiven Daten und konsistenten Kriterien basieren, was Vielfalt und Fairness bei Mitarbeiterbewertungen fördert.

Bei der Entwicklung von Lern- und Entwicklungsstrategien (L&D) können HR-Teams GenAI nutzen, um Leistungsdaten zu analysieren, Bereiche mit erheblichem Verbesserungsbedarf oder Aufmerksamkeit zu identifizieren und dabei auch Diversitätsmetriken zu berücksichtigen. Dies ermöglicht die Erstellung gezielter, personalisierter Entwicklungspläne, die ein inklusives Arbeitsumfeld unterstützen und sowohl den individuellen Karrierezielen als auch den organisatorischen Zielen entsprechen.

Fazit

HR-Praktiker*innen sind es gewohnt, sich an sich verändernde Technologietrends anzupassen, und GenAI sollte als eine weitere Möglichkeit betrachtet werden, die Verantwortlichkeiten zu verfeinern und die Fähigkeiten der Jobrolle zu erweitern. Mit GenAI als Co-Pilot können HR-Teams mühelos Routineaufgaben automatisieren, die Reaktionszeit beschleunigen und Schulungen optimieren, um den Fokus wieder auf das volle Potenzial ihres Humankapitals zu legen.