Neue Anwendungsfälle in der Prozessautomatisierung dank Brexit

Die Gründung der Europäischen Union fiel genau in den Beginn des digitalen Zeitalters. Regeln und Vorschriften des europäischen Handelssystems entwickelten sich deshalb gemeinsam mit Computern, Software und anderen digitalen Werkzeugen.

Das hat zu einem hocheffizienten und automatisierten System geführt. Dann allerdings wurde der Brexit beschlossen – und verursachte damit neue Herausforderungen. Mit dem Beschluss erhielt eine Menge an neuer Bürokratie Einzug, die versucht, die Geschäfte zwischen EU und dem Vereinigten Königreich zu regeln. Seitens der Regierungen ist keine Hilfe in Sicht. Unternehmen müssen sich also selbst helfen. Einige haben bereits erkannt, dass Automatisierung ein Retter in der Not sein kann, um Workflows digital zu transformieren. Damit lassen sich Informationen schnell digitalisieren und Daten nutzen, um Prozesse vollständig zu optimieren und zu orchestrieren – was insbesondere für die neuen Herausforderungen durch den Brexit nützlich ist.

Unternehmen investieren immer häufiger in Automatisierungslösungen – so eine Studie. In den vergangenen zwei Jahren haben sich die Ausgaben hierfür fast verdoppelt. Immerhin 11,2 Prozent des IT-Budgets (zuvor 6,7 Prozent) macht Automatisierung inzwischen aus. Im Jahr 2021 werden die Ausgaben wahrscheinlich sogar auf 15,7 Prozent ansteigen. Viele Unternehmen haben längst erkannt, welchen Wert Automatisierung bringt. Funktionen wie Prozessorchestrierung (Business Process Management), Capturing/Erfassung (OCR, Optical Character Recognition), Robotic Process Automation (RPA), Reporting-Funktionalitäten oder die Möglichkeit, Workflows zu überwachen, optimieren die Abläufe in Unternehmen. Das kommt wiederum auch den vom Brexit betroffenen Organisationen zugute. 

Neue Herausforderungen durch Brexit

Komplexe, papierbasierte Prozesse haben mit dem Brexit Einzug in Unternehmen gehalten. Neue Standards und Formulare sind zu berücksichtigen, neue Vorschriften zu beachten. Erforderliche Import- und Exportdokumente für Tausende von Produkten sind auszufüllen, die zwischen Europa und dem Vereinigten Königreich gehandelt werden. Und es gibt niemanden, der den Unternehmen dabei hilft, diese Probleme zu lösen. Stattdessen kommen immer mehr ineffiziente, isolierte Systeme zum Einsatz und unzureichend besetzte Zollbehörden verlangsamen den Handel. Die Hürden werden immer größer. Darunter beispielsweise:

• Exponentielle Zunahme der Stunden, die für die Bearbeitung der Papierdokumente für die Sendungen benötigt werden.
• Verzögerungen beim Import und Export, die sich negativ auf die Lieferketten auswirken.
• Erhöhte Versand- und Bearbeitungskosten.
• Verzögerungen beim Zugang zu Zollagenten.
• Falsche Sendungen, die an der Grenze aufgehalten werden.
• Aufwändige Vorschriften und zahlreiche Papierdokumente, die zur Validierung des Inhalts von „Mixed Containern“ notwendig sind.
• Bußgelder für falsche Daten.
• Verlust von Ware, die durch die langsamen Prozesse verdirbt.

Intelligente Automatisierung wird zum Rettungsanker

Es zeigt sich also, dass Unternehmen unbedingt handeln müssen, um diese Schwierigkeiten zu überwinden. Intelligent Automation kann ihnen dabei helfen, manuelle Prozesse und Ineffizienzen zu beseitigen. So sagen laut der Studie 66 Prozent der deutschen Unternehmen, dass die Automatisierung eine treibende Kraft ist, um Sicherheit und Compliance zu erhöhen. Für 56 Prozent der Unternehmen hat es oberste Priorität, operative Exzellenz zu erreichen. Unternehmen können geschäftskritische Workflows automatisieren und orchestrieren: 

• Dokumente lassen sich im Zusammenhang mit Import- und Exporttransaktionen digitalisieren. Mithilfe von Software-Robotern können Unternehmen Aufgaben, die mit der Brexit-Compliance zusammenhängen, automatisieren.
• Unternehmen stellen sicher, dass Geschäftspartner die richtigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung haben, sodass sie ihre Waren fristgerecht versenden können.
• Die Prüfung der Versanddokumentation erfolgt rechtskonform und vollständig.
• Dokumente lassen sich vor dem Verladen in die Versandcontainer prüfen, um Störungen oder Verzögerungen zu minimieren.
• Abgleich der eingegangenen Sendungen mit den Bestellungen, um die Daten bei der britischen Steuerbehörde HM Revenue & Customs einzureichen.

So erzielen europäische Unternehmen schnell eine Rendite für ihre Investitionen in die Automatisierungstechnologie. Neben Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen profitieren sie insbesondere von verbesserten Abläufen.

Wichtige Automatisierungsfeatures

Sollten Unternehmen bislang noch keine Automatisierungssoftware einsetzen, so empfiehlt sich bei der Auswahl eine solche zu wählen, die Prozesse end-to-end automatisieren kann. Nicht alle geschäftskritischen Abläufe verlaufen gradlinig, deshalb sollte die Software auch bedarfsgerecht auf die Anforderungen der Unternehmen reagieren können. Wichtige Funktionen sind beispielsweise:

• Kognitive Erfassung: Die Software extrahiert automatisch Daten aus komplexen Dokumenten, darunter CMR-Frachtbriefen oder Verwaltungsdokumenten wie C88.
• Künstliche Intelligenz: Damit die Lösung in der Lage ist, die extrahierten Informationen auch zu „verstehen“, ist KI notwendig. Sie identifiziert und klassifiziert die Daten anhand von definierten Trainingssätzen und nutzt Bots, um eigehende Dokumente zu lesen und sie der richtigen Sendung, Bestellung oder dem richtigen ERP-Datensatz zuzuordnen.
• Systemvernetzung: Isolierte Systeme lassen sich auf diese Weise zusammenführen und einfache sowie komplexe Arbeitsabläufe orchestrieren.
• Prozessorchestrierung: Sie macht es einfach, Zeit, Ressourcen und Kosten zu überwachen, die mit jedem Schritt in einem Workflow verbunden sind. Prozesse lassen sich daraufhin einfach modifizieren, wenn sich Anforderungen ändern sollten.
• Aufgabenautomatisierung: Diese ermöglicht es Unternehmen, Software-Roboter für manuelle Aufgaben einzusetzen, die den Brexit betreffen. Darunter beispielsweise das Nachschlagen von Warennummern oder die Eingabe von Daten.

Mittels Intelligent Automation Brexit-Herausforderungen meistern

Entscheiden sich Unternehmen für den Einsatz einer intelligenten Automatisierungslösung, lassen sich sämtliche Brexit-bedingten Herausforderungen lösen – und das in einem Bruchteil der Zeit, die die manuelle Bearbeitung beanspruchen würde. Denn: Intelligent Automation automatisiert manuelle, informationsintensive Workflows in großem Umfang. 

Omid Aslani, Director of Commercial Product Management bei Kofax, https://www.kofax.de/