Geschäftsreiseprozesse automatisieren: Wie KI Mehrwert schafft

Effizientes Geschäftsreisemanagement ist ein Schlüsselfaktor für den Unternehmenserfolg. Moderne KI-Lösungen optimieren nicht nur Reiseprozesse und senken Kosten, sondern steigern zusätzlich die Mitarbeiterzufriedenheit und sichern so langfristig die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.

Geschäftsstrategien bauen zunehmend auf effizienten, digitalen Prozessen auf. Mit dem Hype um generative KI stellten sich vor wenigen Jahren die Weichen für weitere Produktivitätssteigerungen. Seitdem verändern, bereichern und vereinfachen Algorithmen verschiedenste Lebensbereiche. KI ist dabei nicht neu. Den Durchbruch hatte sie schon in den 2010er Jahren und auch Technologieanbieter nutzen die vielfältigen Möglichkeiten künstlicher Intelligenz bereits seit vielen Jahren, um ihre Lösungen nutzerfreundlicher zu machen und an die immer komplexere Welt, in der ihre Kunden agieren, anzupassen. Generative KI ermöglicht nun ganz neue Einsatzmöglichkeiten, zum Beispiel um das Kundenerlebnis auf neue Weise zu personalisieren.

Im Geschäftsreisemanagement können integrierte Prozesse zusammen mit KI-basierten Lösungen die Art und Weise, wie Unternehmen Reisen organisieren und durchführen nachhaltig verbessern. Mitarbeitende profitieren wiederum von personalisierten Ergebnissen während der Reisebuchung. Dies beschleunigt die Auswahl der Reisekomponenten, lässt Mitarbeiter ihre Arbeitszeit produktiver gestalten und entlastet sie bei administrativen Aufgaben. Gleichzeitig können sie mithilfe eines integrierten Tools bereits bei der Buchung sicher sein, dass ihre anschließende Reisekostenabrechnung den Unternehmensrichtlinien entspricht.

Mobilität flexibel buchen und abrechnen

Berufliche Reisen sind durchaus komplex: Reisen müssen entsprechend den Reiserichtlinien des Unternehmens gebucht werden, damit es später bei den eingereichten Reisekosten keine Probleme mit der Erstattung gibt. Finanzteams müssen die Reisekostenabrechnung auf ihre Richtigkeit überprüfen, gegebenenfalls korrigieren und möglichst zeitnah verbuchen und auszahlen. Werden die Prozesse noch teilweise manuell abgewickelt, stellen papierbasierte Schritte und Insellösungen für die Mitarbeitenden im Backoffice eine hohe Arbeitsbelastung dar.

Bei manueller Dateneingabe treten zudem häufiger Übertragungsfehler auf. Während die händische Prüfung in der Finanzabteilung als solche bereits fehleranfällig ist, kommen durch zunehmende regulatorische Bestrebungen im Bereich Nachhaltigkeit und Steuer-Compliance weitere Risiken für Unternehmen hinzu. Um Fachkräfte zu entlasten und Risiken zu vermeiden müssen daher bestehende Prozesse optimiert werden.

Mit einer integrierten, digitalen Geschäftsreisemanagement-Lösung können Buchungen und Abrechnungen von überall erledigt und jederzeit eingesehen werden. Durch moderne SaaS-Lösungen reduzieren sich auch die Ressourcen und Aufwände für Unternehmen. Die neuen Technologien müssen vor allem zwei Hauptaufgaben erfüllen: möglichst viel Inhalte verarbeiten und die Entscheidungsfindung für Reisende und Administrierende vereinfachen. Denn Geschäftsreisen haben sich im Laufe der Zeit stark verändert. Statt einer einfachen Buchung im Reisebüro müssen Reisende ihre Reise heute meist online aus einer Vielzahl von Angeboten zusammenstellen. Das kann schnell überfordern und ist mit einem hohen Zeitaufwand verbunden.

Mit einer zentralen, digitalen Lösung hingegen können Mitarbeitende ihre Reise bequem mobil per App buchen. Gleichzeitig können Belege digital mit dem Smartphone erfasst und eingereicht werden. Reisende haben alle Reiseinformationen und Unterlagen auf dem Smartphone und können auch ihre Reisekostenabrechnung bereits unterwegs erstellen. Unternehmen haben außerdem die Ausgaben ihrer Mitarbeitenden jederzeit im Blick und können Reisebudgets informiert steuern. Auf diesem Weg können sie zudem zusätzliche Faktoren, wie die CO2-Belastung von Geschäftsreisen schon im Buchungsprozess lenken und verantwortungsbewusstes Reiseverhalten fördern.

Wo KI berufliches Reisen verändert

Digitalisierte Geschäftsreiseprozesse erleichtern Mitarbeitenden unterwegs und im Backoffice längst die Arbeit und reduzieren den Zeitaufwand für die Reisebuchung und -abrechnung. Dabei bilden digitale Prozesse die Basis für mehr Produktivität durch künstliche Intelligenz. Arbeiten Unternehmen mit Datensilos und Insellösungen erschwert das jedoch den Einsatz der Technologie. Für optimale Ergebnisse sollte KI in eine integrierte Lösung eingebettet sein, in der alle Daten zusammenlaufen und Rückschlüsse zwischen Datenquellen gezogen werden können.

Viele zentrale Geschäftsreiselösungen nutzen heute bereits KI, um Abläufe zu optimieren. So integriert beispielsweise SAP Concur seit rund einem Jahrzehnt KI- und maschinelle Lerntechnologien in Reisebuchungs- und Reisekostenabrechnungslösungen. Im Buchungsprozess entlasten KI-gestützten Assistenten Arbeitnehmende, indem sie in Rekordzeit detaillierte Reisepläne erstellen. Dabei berücksichtigen sie sowohl persönliche Präferenzen – von der Flugklasse über die Anzahl der Zwischenstopps bis hin zur Hotelkategorie – als auch Budget- und Compliance-Vorgaben des Unternehmens. Zusätzliche Korrekturrunden des Reiseantrags aufgrund nicht erfüllter Vorgaben werden überflüssig.

Ein wesentlicher Vorteil dieser Systeme liegt in ihrer Lernfähigkeit: Mit jeder Interaktion werden die Vorschläge präziser und besser auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmt. So können Mitarbeitende mit wenigen Schritten eine richtlinienkonforme Geschäftsreise nach ihren Wünschen planen.

Effizientes Ausgabenmanagement durch mehr Rechenleistung

Sowohl bei der Reisebuchung als auch bei der Erfassung der Ausgaben profitieren Reisende von der intelligenten Datenerfassung- und verarbeitung: KI analysiert Informationen, extrahiert in Sekundenschnelle relevante Daten und passt diese an persönliche Bedürfnisse und Unternehmensvorgaben an.

Neben der Datenerfassung ist insbesondere die Datenintegrität entscheidend – fehlerhafte Ausgabendaten verursachen hohen Kosten. Prüfen Finanzverantwortliche die erfassten Belege noch manuell, ist das mit einem hohen Zeitaufwand verbunden und viele Ungenauigkeiten sind kaum auffindbar. Mithilfe von KI lassen sich Inhalt und Kontext der Belege in einem Bruchteil der Zeit mit der Reisekostenabrechnung und individuellen Unternehmensrichtlinien abgleichen. Fortschrittliche KI-gestützte Analysesysteme können Abrechnungen zudem gezielt auf fehlerhafte Daten untersuchen und Betrugsmuster erkennen. So wird sichergestellt, dass Beleg- und Abrechnungsdaten übereinstimmen und nur der tatsächlich angefallene Betrag verrechnet wird.

Analysen von SAP Concur zeigen, wie viele Ressourcen durch die automatisierte Prüfung tatsächlich eingespart werden können: Kosten für Abrechnungsfehler können demnach um 60 % und die Prüfzeit der Ausgaben sogar um 90 % reduziert werden. Neben dem reduzierten Verwaltungsaufwand können Reisekosten so deutlich schneller erstattet werden.

Ein Wendepunkt für Geschäftsreisen

Die Integration von generativer KI in das Geschäftsreisemanagement markiert einen Wendepunkt in der digitalen Transformation. Während digitale Prozesse Unternehmen dabei helfen, effizienter zu arbeiten, eröffnet generative KI völlig neue Möglichkeiten. Die intelligenten Systeme lernen kontinuierlich dazu und verfeinern Abläufe in Echtzeit, was weit über die Automatisierung hinausgeht. So mussten sich Unternehmen bisher zwischen einer korrekten und aufwändigen oder einer schnellen und einfachen Reisekostenabrechnung entscheiden. KI-Assistenten vereinen die Ansprüche der Mitarbeitenden und des Unternehmens, indem sie im nutzerfreundlichen Abrechnungsprozess die Compliance überprüfen. Die Abrechnung erledigt sich damit fast von selbst.

KI setzt neue Standards in Compliance, Kostenkontrolle und der Benutzerfreundlichkeit. Damit entlastet sie nicht nur Reisende, sondern setzt auch Ressourcen für strategische Aufgaben frei. Denn der eigentliche Mehrwert entsteht durch die Reise selbst und nicht durch die Reisebuchung oder -abrechnung. Indem Mitarbeitende sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können, steigert sich außerdem ihre Zufriedenheit. Neben den Produktivitätsgewinnen können moderne KI-gestützte Lösungen daher entscheidend sein, um qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen und zu halten.