ERP-System: So stellt der Mittelstand die Weichen für die Zukunft

Mittelständische Unternehmen stehen von vielen Seiten unter Druck. Die E-Rechnungspflicht seit 27. November ist nur ein Beispiel für die Herausforderungen durch neue gesetzliche Vorgaben. Doch auch Fortschritte in Bereichen wie Künstliche Intelligenz, Industrie 4.0 oder Unified Commerce werden von einigen Unternehmen eher als abstrakte Begriffe denn als konkrete Chancen wahrgenommen.

Oft hapert es dafür an der notwenigen technologischen Unterstützung. Und sogar schon bei den Prozessen kann die Krux beginnen. Wie es anders geht, zeigt Consultant Thomas Böing mit 5 universellen Tipps: So werden im ERP die nötigen Weichen für die Zukunft gestellt.

1. Gesetzliche Neuregelungen: Was Sie müssen und dürfen in die Praxis umsetzen

Seit dem 27. November gilt für alle Lieferanten des Bundes die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung, die bereits ab einem Betrag von 100 Euro greift. Diese und weitere Änderungen wie Kassenpflicht oder verminderte Umsatzsteuer werden in modernen ERP-Systemen umgehend abgebildet und für Anwender nach dem User-Experience-Modell mit wenigen Klicks erlernbar gemacht.

2. Künstliche Intelligenz als Basis für Geschäftsmodelle mit Zukunft

Wichtigster Treibstoff für datengetriebene Geschäftsmodelle rund um digitale Fertigung oder moderne Einkaufserlebnisse sind Daten. Während die nötige Serverleistung angesichts gut ausgerüsteter interner IT-Kapazitäten bei deutschen Unternehmen und zahlreicher externer Data-Center- und Cloud-Anbieter keine Herausforderung ist, gibt es bei den Daten einen kleinen aber entscheidenden Unterschied. Bei Daten sind Unternehmen ein großes Stück weit auf sich gestellt, es gibt keine Zuarbeit, die im Notfall extern bezogen werden kann. Umso wichtiger ist hier ein ERP-System, das Funktionalitäten von Künstlicher Intelligenz integriert hat und so den Umgang mit Daten automatisiert und diese Daten entsprechend sammelt und verwaltet. Dies umfasst Daten aus verschiedensten Quellen wie IT-Systeme, Transaktionen, Produktionsmaschinen und mehr. Eine zentrale Datenhaltung in einem intelligenten ERP-System ist die beste Grundlage, um den „Rohstoff unseres Jahrhunderts“ adäquat zu nutzen.

3. Industrie 4.0: Schneller in digitaler Fertigung produzieren

Produktionsmaschinen werden immer intelligenter, handlungsfähiger und damit selbständiger. Es muss sich nicht immer um neu gekaufte Maschinen handeln, auch der bestehende Maschinenpark kann mit technologischer Nachrüstung (Retrofit) einem Upgrade unterzogen werden. Eine Vernetzung dieser Maschinen mit dem Internet of Things macht viele Prozesse einfach, die früher kompliziert waren. Mit einem deutlich erweiterten Aktionsradius: Machine-to-Machine, Machine-to-ERP und People-to-Machine – dank IoT verläuft die Kommunikation an der Produktionslinie in viele Richtungen. Damit diese Prozesse reibungslos ineinandergreifen, ist eine zentrale Steuerung durch ein ERP-System entscheidend. Dabei wird der gesamte Produktlebenszyklus digital abgebildet und gesteuert. Die konkreten Einsatzbeispiele sind so vielfältig wie die Unternehmen, die bereits IoT-Lösungen für sich entdeckt haben.

4. Unified Commerce nach Corona und dem E-Commerce-Jahrzehnt

Überraschende Krisen wie die Corona-Pandemie haben den Wandel im Handel nur beschleunigt. Deutlich wurde dadurch, wie wichtig ein kanalübergreifendes Agieren ist. Wer den Kunden als Mittelpunkt seines Handelns sieht, erkennt schnell die Bedeutung von Online und Mobile. Hier reicht die Vielfalt von mobilen Displays für die Verkäufer über Mobile Payment bis zu smarten Online-Frontends, welche die Kunden analysieren, um sie wiederzuerkennen. Auch Services wie Click-and-Collect sind eine Win-Win-Aktion: Den Kunden verschafft das Angebot die Bequemlichkeit, den Einkauf mit dem Smartphone dem eigenen Terminkalender anzupassen. Und die Händler freuen sich, wenn hier kein anonymer Käufer ins Geschäft spaziert, sondern der Abholer seine Daten offen legt. Ein modernes ERP-System dient dabei als Frontend, um alle diese Kanäle zu steuern und gleichzeitig den Kunden das Erlebnis zu vermitteln, ein einziges Frontend für die Einkaufstour vor sich zu haben: Die Marke.

5. Einfache Prozesse als größte Baustelle im Mittelstand

In der Praxis kämpfen gerade viele mittelständische Unternehmen mit Prozessen, die über lange Zeit entstanden sind, sich aber im Jahr 2020 vermehrt als inneffizient, überholt oder undurchsichtig erweisen. Bevor man an dieser Stelle Pläne über die Kür und Nice-to-haves (KI, IoT) schmiedet, gilt es die Pflicht und die Must-haves (Prozesse) zu beherrschen. Hier kann ein ERP-System helfen, das auf Basis von Best-Practices einen Standard liefert, der bereits bei zahlreichen Unternehmen aus der jeweiligen Branche die gewünschte Verschlankung und Ordnung von Prozessen ermöglicht hat.

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