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Mit der EU-Initiative ViDA und dem Diskussionsvorschlag des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) rückt in Deutschland ein flächendeckendes E-Invoicing näher. Darauf machen die DMS-Experten des Softwarebüros Krekeler aufmerksam: „Die EU-Initiative ViDA und der Diskussionsvorschlag des BMF legen nahe, dass eine flächendeckende Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland nur noch eine Frage der Zeit ist.
Doch während die sich ViDA-Initiative hauptsächlich auf grenzüberschreitende Geschäfte konzentriert, gehen die Diskussionen in Deutschland weit darüber hinaus, denn das BMF fasst eine E-Rechnungspflicht für alle B2B-Geschäfte ab 2025 ins Auge“, informiert Geschäftsführer Harald Krekeler.
Die aktuellen Veränderungen spiegeln einen Trend wider, der in vielen Unternehmen schon in den Geschäftsalltag fest integriert ist: Sie verschicken bereits heute ihre Rechnungen vorzugsweise als PDF in einer E-Mail. Das allerdings liegt nicht nur am technologischen Fortschritt, sondern auch an der Tatsache, dass viele Empfänger im B2B-Bereich keine physischen Rechnungen mehr akzeptieren. „Jedoch entspricht das Versenden einer PDF-Rechnung an ein elektronisches Postfach nicht der Vision eines echten elektronischen Rechnungsversands und der automatisierten Annahme und Verarbeitung. Richtiges E-Invoicing bedeutet vielmehr, elektronische Rechnungen in einem strukturierten XML-Datenformat, wie ZUGFeRD oder XRechnung auszustellen, zu übermitteln und so zu versenden, dass der Empfänger sie automatisiert und digital annehmen sowie verarbeiten kann“, bemerkt Krekeler.
Der Umstieg auf eine vollständige digitale Rechnungsstellung bringt etliche Vorteile mit sich. Insbesondere werden Fehlerraten minimiert, was zu Kosteneinsparungen führt. Hinzu kommt: Eingescannte Belege sind fehleranfällig, denn abhängig von der verwendeten Scansoftware besteht die Gefahr, dass Daten falsch ausgelesen werden. Das wiederum kann zu Problemen in der Buchhaltung führen. „Je weniger Papierrechnungen eingehen, desto einfacher und optimierter lässt sich die Rechnungsverarbeitung automatisieren“, bringt es Harald Krekeler auf den Punkt.
Um Eingangsrechnungen automatisiert zu empfangen und zu verarbeiten, gibt es Dokumentenmanagementsysteme (DMS), wie beispielsweise Office Manager DMS, die Rechnungsinhalte einmalig auslesen und die relevanten Informationen automatisch und gänzlich ohne Tipp- und Übertragungsfehler in die angeschlossenen Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssysteme zur Prüfung und Weiterverarbeitung übertragen. Ganz „nebenbei“ wird ein wichtiger rechtlicher Aspekt erfüllt: Elektronische Rechnungen müssen nämlich auch elektronisch aufbewahrt werden. Es ist beispielsweise nicht GoBD-konform, wenn elektronische Rechnungen ausdruckt und nur auf Papier abgeheftet werden.
„DMS-Lösungen legen Rechnung automatisiert und GoBD-konform ab. So lässt sich dann auch eine Steuerprüfung gelassen vorbereiten. Denn ein DMS dokumentiert vollständig und ordnungsgemäß alle Geschäftsvorgänge, einschließlich sämtlicher Ein- und Ausgangsrechnungen“, so Krekeler und schätzt: „Eine elektronische, automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung bringt Unternehmen bei der Verarbeitungsdauer eine Zeitersparnis von 60 – 80 Prozent.“ Dies erleichtert am Ende nicht nur die Monats- und Jahresabschlüsse, sondern ermöglicht eine bessere Skontoausnutzung.“
Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU ist der elektronische Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Hand in Deutschland seit einiger Zeit möglich und wird vom Bund und einigen Ländern sogar gefordert. Mit ViDA würde dasselbe dann auch für das grenzüberschreitende B2B-Geschäft gelten. Hinsichtlich der möglichen Einführung der E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze hatte das BMF bereits im April 2023 zahlreiche Verbände um eine Stellungnahme gebeten. Als Einführungstermin wurde der 1. Januar 2025 vorgeschlagen. Eine schrittweise Einführung, gestaffelt nach Rechnungssumme oder Unternehmensgröße, ist ebenfalls in Diskussion.
„Die Pflicht zur vollständigen elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich ist eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten, denn sie spart Ressourcen, reduziert Fehler und erleichtert die Buchhaltung. Es ist ein Schritt in die richtige Richtung und es bleibt spannend, wie sich dieser Bereich in den kommenden Jahren weiterentwickeln wird“, so Harald Krekeler.
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