Die Herausforderungen einer ERP-Transformation

Eine Unternehmensressourcenplanung (ERP) ist für viele Unternehmen nicht nur eine Software, sondern die zentrale Schaltstelle. Hier wird das Business organisiert und wertvolle Daten für die Zukunftsplanung generiert. Wichtige Prozesse wie Lieferketten, Lagerhaltung, Betrieb, Handel, Finanzen, Berichterstattung, Fertigung und Personalwesen gehören zu den Kernaufgaben eines ERP.

Gleichzeitig dient es der abteilungsübergreifenden Transparenz und ermöglicht die Koordination und Analyse von Prozessverbesserungen. Der schiere Umfang an Daten und Prozessen macht ein ERP jedoch oft zu einer komplexen Maschinerie. Deshalb ist es vielfach schwierig, sie zu transformieren – beispielsweise zu SAP S/4HANA. Eine solche Transformation betrifft alle und trotzdem werden gelegentlich diese Transformationen entgegen besseren Wissens lediglich als IT-Projekte betrachtet und geplant. Das hat zur Folge, dass bei einer Transformation Entscheidungen über die Prozessgestaltung und funktionsübergreifende Gesichtspunkte auf der Strecke bleiben. Das Resultat: Die Ergebnisse bleiben hinter den Erwartungen zurück, Zeitpläne werden nicht eingehalten und Unternehmen sind mit unnötigen geschäftlichen und finanziellen Risiken konfrontiert.

Fakt ist, dass die Umstellung und Transformation eines ERP-Systems nicht nur eine IT-Initiative sein darf. Stattdessen sollten Unternehmen die Transformation als unternehmensweite Chance sehen, um veraltete Technologie zu ersetzen und gleichzeitig Integration, Prozessstandardisierung, Automation und Verbesserungen der gesamten Geschäftsabläufe zu unterstützen.

Vier Herausforderungen einer ERP-Transformation

1. Implementierung: Eine ERPTransformation braucht Zeit und jeder Schritt erfordert kritisches Fachwissen und Kontrolle.
2. Datenintegration: Die Übertragung von Daten aus bestehenden Systemen ist lebenswichtig und birgt viel Raum für Fehler.
3. Planung: Unvorhergesehene Verzögerungen können zu erheblichen Engpässen führen und die Kosten schnell in die Höhe treiben.
4. Budget: Es ist nicht ungewöhnlich, dass ERP-Projekte die Budgets überschreiten, da unvorhergesehene Ausgaben entstehen.

Je besser ein Transformationsprojekt durch eine effiziente Planung, Personalausstattung und potenzielle Vorabinvestitionen gesteuert wird, desto wahrscheinlicher ist ein erfolgreiches Ergebnis. Diese Tatsache wird durch erfahrene Beratungsunternehmen bestätigt, beispielsweise Deloitte, wonach die „Projektvorbereitung ein entscheidender Faktor“ für den Erfolg einer Transformation ist.

Doch wie lässt sich eine erfolgreiche Transformation sicherstellen? Der CFO und sein Team sind die besten Anlaufstellen, wenn es darum geht, Einblicke und Fachwissen für ERP-Transformationsinitiativen zu erhalten. Laut einer Studie betrachten drei Viertel der CFOs die Automatisierung von ressourcenintensiven und manuellen Aufgaben sowie die Cloud-Technologie als die wichtigsten Elemente eines modernen Finanzsystems. Darüber hinaus sind mehr als die Hälfte der Umfrageteilnehmer der Meinung, dass die Automatisierung von Arbeitsabläufen (68 Prozent) und prädiktive Analysen (54 Prozent) das größte Potenzial haben, um die meisten wertschöpfenden Anwendungsfälle zu ermöglichen.

Warum eine werteorientierte ERP-Transformation sinnvoll ist

Die Boston Consulting Group ist der Meinung, dass eine ERP-Transformation – wie jede andere größere Geschäftsinitiative – von Anfang an eine Werteperspektive erfordert. Mit einem wertebasierten Ansatz können sich Unternehmen ganzheitlich auf die ERP-Transformation konzentrieren und im Anschluss die Früchte ernten, einschließlich einer weniger komplexen und flexibleren ERP-Landschaft.

Dank eines werteorientierten Ansatzes lassen sich ERP-Transformationen zudem schrittweise und in Form nacheinander folgender kleinerer Initiativen durchführen. Diese kleineren, in sich abgeschlossenen Transformationsphasen ermöglichen es, kontinuierlich Werte zu schaffen und mit jedem Prozessschritt einen Return on Investment zu erzielen.

Laut einer Studie von Harvard Business Review gaben 90 Prozent der Befragten an, dass die Menge der Daten, die ihr Finanzteam sammelt und nutzt, in den letzten Jahren zugenommen hat. 88 Prozent der Befragten sagten, dass eine datengesteuerte Kultur im Finanzwesen für die zukünftige Leistung entscheidend sein wird. Von führenden Positionen in den Finanzabteilungen wird außerdem erwartet, dass sie die digitale Transformation vorantreiben und die ERP-Umgebung aufrüsten. Doch eine ERP-Transformation ohne Werteansatz und eine vorherige Korrektur der Prozesse, etwa im Finance und Accounting, birgt das Risiko eines Fehlschlags.

Häufigste Transformationsprobleme

Eines der meisten Probleme einer ERP-Transformation wird dadurch hervorgerufen, dass die Finanzprofis bei der Planung nicht mit am Tisch sitzen. Damit fehlt der wichtigste Faktor, das Buy-in der Profiteure einer Transformation. Dies wiederum hat maßgeblich Einfluss auf das Change Management. Das sehen auch namhafte Analysten so. In ihren Prognosen gehen sie davon aus, dass etwa 55 bis 75 Prozent aller ERP-Initiativen ihre Ziele nicht erreichen. Die richtigen Entscheidungen können nur dann getroffen werden, wenn die Endnutzer und damit auch die Finanzprofis an den Diskussionen und Planungen einer Transformation beteiligt sind.

Eines der meisten Probleme einer ERP-Transformation wird dadurch hervorgerufen, dass die Finanzprofis bei der Planung nicht mit am Tisch sitzen.

Ralph Weiss, BlackLine

Ein weiteres Problem besteht in veralteten Prozessen, insbesondere wenn diese nach der Transformation weiterhin bestehen. Dabei bietet ein ERP-Upgrade die beste Möglichkeit, Prozesse neu zu definieren und optimieren. Die Neugestaltung der Prozesse mit einer möglichst hohen Automation führt zu einer optimalen Effizienz. Das mutmaßlich schwerwiegendste Problem bei Transformationen tritt dann auf, wenn sie zu Betriebsunterbrechungen oder Risiken für die Daten führt. Derartige Komplikationen gilt es unter allen Umständen zu vermeiden, was wiederum nur mit einer guten Planung und der Einbeziehung der ERP-Fachleute geht.

Warum Transformation und Automation Hand in Hand gehen müssen

Fest steht, dass eine ERP-Transformation bereits im Vorfeld gut vorbereitet werden kann. Besonders wichtig ist dabei die höchstmögliche Automatisierung von Standardprozessen. Das Financial Close Management, die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung und das Intercompany Financial Management von BlackLine ergänzen und erweitern ERP-Systeme beispielsweise, indem sie manuelle Prozesse eliminieren, die normalerweise außerhalb des ERP-Systems in Tabellenkalkulationen durchgeführt werden.

Je nachdem welche Systeme und Prozesse durch die Transformation optimiert werden, gibt es unterschiedliche Ansätze. Eine Möglichkeit besteht darin, das Altsystem während der Vorbereitungsphase mit maximaler Automation zu optimieren, um die Transformationsteams massiv zu entlasten. Damit wird sichergestellt, dass die existierende Grundlage, bestmöglich für die Transformation vorbereitet ist. Eine weitere Option ist die Prozessoptimierung und Automatisierung während der Transformation selbst. Die besten Möglichkeiten bietet die Kombination beider Ansätze. Sie sorgt für eine weitreichende Wertschöpfung – insbesondere im Finance und Accounting.

Denn durch die Integration, Orchestrierung und Automatisierung von End-to-End-Buchhaltungsprozessen werden schneller vollständige und genaue Ergebnisse erzielt. Diese Continuous-Accounting-Lösungen können schnell und mit minimaler IT-Unterstützung implementiert werden und erlauben den Unternehmen mehr Kontrolle, reduzieren die Risiken und sorgen dafür, den Nutzen einer umfassenden ERP-Umstellung bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt zu erzielen.