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Never change a running system, heißt es — eigentlich. Ganz anders sieht es aus, wenn ein ERP-System langsam aber sicher das Fortkommen eines Unternehmens hemmt. Ob das der Fall ist, dafür gibt es mehrere untrügliche Anzeichen. Welche das sind, das verrät der Software-Anbieter proALPHA.
Haben Sie im Sommer auch die olympischen Spiele verfolgt? Dort wäre keiner der Sportler nur auf die Idee gekommen, mit schweren Gewichten um Fuß- und Armgelenke an den Start zu gehen – geschweige denn, sich eine Medaille zu erhoffen. Ganz anders im internationalen Anbieter-Wettbewerb der Fertigungsindustrie: Hier treten viele mit einer ERP-Software an, die die Geschäftsentwicklung von Unternehmen mehr bremst als fördert.
Einer der Gründe dafür könnte sein: In der Wirtschaft lassen sich im Gegensatz zum Spitzensport Symptome des Leistungsverfalls nicht direkt messen. Der Abstieg vollzieht sich eher schleichend. In punkto Unternehmenssoftware gibt es jedoch klare Indikatoren, dass ein System die Anforderungen des modernen Geschäftsbetriebs nicht mehr erfüllt! Woran Unternehmen das erkennen können? Diese Fragen sollten Sie sich stellen:
1. Müssen Sie Daten eines Systems ausdrucken und manuell in ein anderes System eintippen?
Prozessschritte, an denen Daten auf einem Papierbeleg oder einem Ausdruck in eine andere Software eingetippt werden, gibt es immer noch zuhauf. Typische Beispiele hierfür finden sich im Wareneingang, bei Rückmeldungen aus der Produktion, beim Erstellen von Versandlabels und im Management von Adressen, Teilestämmen oder Kostenstellen. Diese Medienbrüche verlangsamen nicht nur Prozesszeiten. Inkonsistenzen sorgen auch für Verwirrung und Fehler.
2. Gibt es in Prozessen häufig Rückfragen an der gleichen Stelle?
Wenn der Einkauf regelmäßig auf Antworten aus der Konstruktion wartet oder der Vertrieb ständig nachfragen muss, bis wann ein bestimmtes Produkt geliefert werden kann, heißt es aufpassen. Häufige Rückfragen sind ein klares Indiz, dass Mitarbeiter nicht alle nötigen Informationen zur Verfügung haben.
3. Wie viel Kommunikation mit Kunden und Lieferanten läuft noch per Fax, Brief, E-Mail oder Telefon?
Entlang einer modernen, digitalisierten Supply Chain fließen alle nötigen Daten nahtlos zwischen den involvierten IT-Systemen. Wer hier noch auf Handarbeit setzt, riskiert, dass seine Prozesskosten in absehbarer Zeit weiter stark steigen. Ein Spitzenplatz im internationalen Wettbewerb rückt dann in weite Ferne.
4. Lassen sich ERP-Masken problemlos auf mobilen Geräten nutzen?
Laut einer Studie von Trovarit lag das durchschnittliche Alter einer ERP-Installation 2020 bei 11,3 Jahre. Setzt ein Unternehmen ein älteres System oder Release ein, sieht es mit dem Einsatz mobiler Endgeräte eher mau aus. Hier verspielen Unternehmen ebenfalls viel Potenzial, und das nicht nur im Vertrieb und Service, sondern auch in Sachen Arbeitgeberattraktivität – Stichwort Homeoffice.
5. Erhalten Sie die Berichte, die Sie für Ihre Entscheidungen benötigen?
Manche Systeme speichern zwar sehr viele Daten ab, sind jedoch viel zu starr. Konsequenz: Die Daten lassen sich nicht oder nicht so rasch wie nötig nutzen. Moderne ERP-Systeme bieten dagegen bereits umfassende und vor allem flexible Reporting- und Business-Intelligence-Optionen.
6. Unterstützt das derzeitige ERP-System alle aktuellen Abläufe?
In der Vergangenheit wurde Unternehmenssoftware mit viel Mühe und hohen Kosten auf die damaligen Bedürfnisse zugeschnitten. Inzwischen haben sich die Anforderungen weiterentwickelt. Und das ERP-System? Wenn sich das aktuelle Release wegen mangelnder Funktionalität nicht anpassen lässt oder die Kosten dafür einer Neueinführung gleichkommen, ist das mehr als ein Alarmzeichen, aktiv zu werden.
7. Wie leicht können Sie selbst kleinere Änderungen vornehmen?
Agilität in den Prozessen ist heute keine Auszeichnung mehr. Sie ist Voraussetzung, um mit dem ständigen Wandel Schritt zu halten. Da braucht es manchmal gar nicht viel: ein neues Feld hier, eine Änderung im Workflow dort, eine zusätzliche Maske für die Betriebsdatenerfassung – fertig. Ein ERP-Anbieter sollte diese Eigenflexibilität unbedingt bieten. Denn wenn wir aus der Pandemie eines gelernt haben, dann dies: Anforderungen, von Kunden oder Behörden, ändern sich schneller als uns manchmal lieb ist. Da darf die Verfügbarkeit eines vielbeschäftigten Beraters nicht im Weg stehen.
8. Können Sie mit großen, internationalen Playern mithalten?
International erfolgreiche Unternehmen haben nicht nur technisch die Nase vorn. Sie sind oft auch Champions darin, ihre Organisation über mehrere Länder und Kontinente zu verteilen und so regionale Standortvorteile zu nutzen. Der Schlüssel für ihren – und damit auch Ihren – Erfolg liegt in durchgängigen Intercompany-Prozessen.
9. Wie fit ist die ERP-Lösung für zukünftige Geschäftsmodelle?
Unternehmen brauchen keine Glaskugel: Um zu wissen, ob ihr ERP-System zukunftsfähig ist, können sie schon aus den Marktentwicklungen und Aktivitäten ihrer Mitbewerber einiges ableiten. Wenn ihr ERP-System sie beispielsweise in punkto Web-Portale für Kunden und E-Commerce-Optionen ausbremst, ist das kein gutes Zeichen. Auch in den Trends anderer Branchen finden sich oft wertvolle Impulse für die eigene Weiterentwicklung. Ihr ERP-System sollte darauf vorbereitet sein.
10. Wie stark entwickelt sich ein Anbieter in Richtung neue Technologien weiter?
Auch wenn Unternehmen heute noch nicht viel mit Sensorik, verteilten Datenbanken oder selbstlernenden Algorithmen am Hut haben. In ein oder zwei Jahren kann das schon ganz anders aussehen. Dann muss ein ERP-System auch technisch auf der Höhe sein. Deshalb ist es wichtig, dass ein Anbieter sein System kontinuierlich weiterentwickelt.
Forscher mahnen: Jetzt heißt es durchstarten
Für Unternehmen, deren ERP-System in die Jahre gekommen ist, tickt die Uhr. Das bestätigt auch Professor Dr. Axel Winkelmann, Lehrstuhlinhaber für BWL und Wirtschaftsinformatik an der Julius-Maximilians-Universität in Würzburg. Aktuell trenne sich die Spreu vom Weizen, berichtete der Wissenschaftler im proALPHA Podcast. Einige wenige Unternehmen hätten zwar ihre Unternehmensdaten bereits gut integriert. Die Mehrheit allerdings würde immer noch mit isolierten Einzellösungen arbeiten oder sogar noch analog mit Aktenordnern. „Wir können heute nicht mehr mit kleinen Insellösungen agieren, sondern wir brauchen das große Bild. Wir brauchen das große ERP-System, das Unternehmensdaten-Fundament, das all diese Daten im Sinne der Automatisierung, der Rationalisierung, der Effizienzsteigerung zusammenbringt“, fordert Winkelmann. Nur so wird es zum Booster der Geschäftsentwicklung.
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