Kunden- und Lieferantenstammdaten für SAP S/4HANA umstellen

Das „S“ in SAP S/4HANA, der Softwaresuite für Unternehmensführung mit ERP in Echtzeit auf Basis der In-Memory-Plattform SAP HANA, steht für „simple“, also einfach. Das bezieht sich einerseits auf das vereinfachte Datenmodell der Technologie und andererseits auf die verbesserte Nutzbarkeit der Anwendungen. Auf die Einführung bezieht sich „simple“ eher nicht. 

Diese Einführung steht aber an. Ab 2025 wird SAP sein aktuelles ERP-System nicht mehr warten und weiterentwickeln. Dass der Umstieg auf S/4HANA erfolgen muss, steht also außer Frage. Über das Wann und das Wie gibt es unterschiedliche Ansichten. Eines darf man aber als gegeben ansehen: „Einfach“ wird der Umstieg nicht, und er wird nicht wenig Zeit in Anspruch nehmen. SAP S/4HANA ist weitaus mehr als ein Upgrade oder eine Datenbankmigration. Es bezieht die gesamte IT-Systemlandschaft mit ein.

Greenfield oder Brownfield?

Es ist nichts Neues, dass es zu SAP S/4HANA verschiedene Wege gibt. Diese werden als Greenfield- und Brownfield-Ansatz bezeichnet (des Weiteren gibt es auch den Weg der Transformation der IT-Landschaft). Beim Greenfield-Ansatz wird ein System von Grund auf („auf der grünen Wiese“) neu geplant, sämtliche Unternehmensprozesse in SAP S/4HANA neu definiert und nur die Daten übernommen. Beim Brown-field-Ansatz handelt es sich um die Umstellung eines bestehenden ERP-Systems auf das neue SAP S/4HANA. Prozesse und Daten werden in S/4HANA übertragen und evolutionär angepasst und verbessert. Ob nun Greenfield oder Brownfield: „Eine hohe Qualität der verwendeten Stammdaten ist wichtig. Idealerweise beginnt die Standardisierung und Harmonisierung der Stammdatenobjekte bereits parallel zum Prozess-Design“, schreibt die Computerwoche. Einen Königsweg für die Umstellung auf S/4HANA gibt es nicht, wie eine Umfrage des IT-Onlinemagazins von Sommer 2018 bestätigt. Danach liegen beide Methoden Kopf an Kopf. 42 Prozent der Befragten bevorzugen den Brownfield-Ansatz, 38 Prozent den Greenfield-Ansatz und 20 Prozent sind noch unentschlossen.

Mit der Konvertierung eines bestehenden ERP-Systems ist der Aufbau der neuen S/4HANA-Umgebung schneller möglich, da die bestehenden Prozesse zum Großteil übernommen werden. Gleichzeitig setzt die Brownfield-Migration „eine hohe Stammdatenqualität voraus und hält beispielsweise hinsichtlich der Customer-Vendor-Integration oder der Analyse der Eigenentwicklungen verschiedene Fallstricke bereit“, wie Alexander Haas, Consultant SAP Logistics bei GISA, betont. In der Tat ist die Integration der Kunden- und Lieferantenstammdaten ein wichtiger Punkt.

Kunden- und Lieferantenstammdaten in S4/HANA

Im bisherigen ERP-System werden Kunden und Lieferanten als „Debitor“ und „Kreditor“ — also zweimal – angelegt. In SAP S4/HANA ist es verpflichtend, beide als „Geschäftspartner“ („Business Partner“) abzubilden. In SAP S/4HANA ist der „Geschäftspartner“ das führende Objekt und der zentrale Einstiegspunkt für die Pflege der Stammdaten von Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten. Dies dient dazu, die Pflege der oben genannten Stammdaten zu vereinfachen und eine Harmonisierung zwischen ihnen zu erreichen. Grunddaten werden auf der Ebene des Business Partner gepflegt. Je nach zugeordneter Rolle kann der Business Partner als Kunde und/oder als Lieferant verwendet werden. Gegenüber klassischen ERP-Transaktionen bietet die Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten über „Geschäftspartner“ mehrere Vorteile (Quelle: SAP Simplification List):

• „Geschäftspartner“ ermöglicht die Pflege mehrerer Adressen mit entsprechenden Adressverwendungen (z.B. Fir-menadresse, Privatadresse, Rechnungsadresse, Lieferadresse).
   
• Bei klassischen Transaktionen kann ein Kunde nur einer Kontengruppe zugeordnet werden. Im „Geschäftspartner“ können jedoch mehrere Rollen demselben Geschäftspartner zugeordnet werden.
   
• Maximaler Datenaustausch und Wiederverwendung von Daten, was die Datenkonsolidierung erleichtert.
   
• Allgemeine Daten sind für alle verschiedenen Geschäftspartnerrollen verfügbar; für jede Rolle werden zudem spezifische Daten gespeichert.
   
• Pflege mehrerer Beziehungen zu demselben Geschäftspartner.
   
• Aufrechterhaltung der Zeitabhängigkeit für Eigenschaften wie Rollen, Adressen, Beziehungen, Bankdaten usw.

Für den neuen SAP „Business Partner“ muss eine Umstellung im Datenmodell vorgenommen werden. Es geht also nicht nur um die Migration der Daten, sondern es ändert sich auch die Art der Datenverwaltung. Gut nachvollziehbar wird die Thematik, wenn etwa das Unternehmen X zu dem Unter-nehmen Y sowohl eine Kunden- als auch eine Lieferantenbeziehung hat. Das Unternehmen Y ist im bisherigen ERP-System daher zweimal angelegt. Alle Änderungen müssen zweimal gemacht werden. Im neuen S/4HANA wird das Unternehmen Y als „Geschäftspartner“ angelegt, allerdings mit zwei Rollen, mit der Rolle „Kunde“ und mit der Rolle „Lieferant“. Eine Gesellschaft kann so in unterschiedlichen Rollen verwendet werden, die Pflege der gemeinsamen Stammdaten fällt aber nur einmal an. In SAP S/4HANA werden zentrale Daten (Name, Adresse, Bankverbindung, Beziehungen) lediglich in den Stammdaten des Business Partners gepflegt und von dort aus an die Kreditoren- und Debitorenstammdatensätze transferiert.

Software erleichtert die Umstellung

Technisch gesehen bedeutet die Umstellung von SAP alt (Kunde, Lieferant) auf SAP neu (Geschäftspartner), dass die im alten System zweimal angelegten Daten zusammengeführt werden müssen. Das ist ein nicht zu unterschätzender Aufwand. Dieser lässt sich mit Hilfe einer Softwarelösung (wie bspw. zetVisions SPoT), die die alte und die neue Welt verbindet, erheblich reduzieren. Der Vorteil: Mit der Lösung lässt sich das neue Datenmodell bereits nutzen, gleichzeitig kann sie aber auch das alte abbilden. Unternehmen, zu den Geschäftsbeziehungen bestehen, können als „Geschäftspartner“ (mit den jeweiligen Rollen) angelegt, gleichzeitig können an das alte ERP-System weiter „Debitor“- und „Kreditor“-Daten übertragen werden. Unternehmen können also in der neuen Art Daten anlegen und weiterhin ihre gewohnte ERP-Welt bedienen. Zudem haben sie den Nutzen einer zentralen Stammdatenpflege. So kann der notwendige Anpassungsschritt vor die eigentliche S/4HANA-Migration vorgezogen werden, bei der dann auch die operativen Buchungsdaten umgestellt werden. Unternehmen haben zum einen ihre Stammdatenprozesse (Data Governance) und Datenqualität bereits verbessert, zum anderen gelingt die Überführung nach S/4HANA wesentlich einfacher, schneller und kostengünstiger.

Investition rechnet sich daher vor, während und nach der Migration

Die vorzeitige Nutzung des neuen Datenmodells liefert darüber hinaus unmittelbar Mehrwert, da die zentrale Stammdatenpflege signifikant entlastet wird. Ganz gleich also, wann man sich für S/4HANA entscheidet – der Nutzen entsteht prompt. Ganz wichtig: Die Data Governance-Vorteile wirken nicht nur vor und während der Migration, sondern auch danach. Der Vorteil des Redesigns der Prozesse – der schlanken Prozesse – bleibt auch in der S4-Welt vollständig erhalten. In Sachen Stammdatenmanagement kommt künftig ein weiterer Aspekt hinzu: Die Prozesse werden immer stärker automatisiert – Stichwort Robot Process Automation (RPA) –, immer weniger Menschen werden gebraucht. Hier kommt auch Künstliche Intelligenz ins Spiel. Aber: Das Thema Data Governance wird es auch in einer vollautomatisierten Welt geben. Die Software-Investition rechnet sich daher vor, während – und nach der Migration zu S4/HANA.