Wie Interoperabilität und Compliance bei der elektronischen Rechnungsstellung gelingen

Die EU plant, die elektronische Rechnungsstellung bis 2028 zur Pflicht zu machen, doch viele europäische Länder haben schon jetzt Maßnahmen ergriffen, um den Umstellungsprozess einzuleiten. Unternehmen werden sicherlich von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung profitieren. Gleichzeitig stehen sie unter dem Druck, rechtzeitig zu erkennen, wann und wie sie die elektronische Rechnungsstellung einführen müssen.

Der Cashflow ist das Herzstück eines jeden Unternehmens. Er stellt sicher, dass ein Betrieb dazu in der Lage ist, seinen kurzfristigen Verpflichtungen nachzukommen, in Wachstum zu investieren und unerwartete Herausforderungen zu bewältigen. Er ist der finanzielle Pulsschlag, der die Geschäfte in Schwung hält. Die Bedeutung des Gleichgewichts zwischen Geldeingängen und -ausgängen darf nicht unterschätzt werden. Traditionelle Methoden der Rechnungsstellung sind veraltet, die damit verbundenen Prozesse manuell, zeitaufwändig und ineffizient. So entstehen erhebliche Kosten. Im digitalen Zeitalter hat sich die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) als Wendepunkt erwiesen: Sie ermöglicht die Rationalisierung von Rechnungsstellungsprozessen, die Verringerung von Zahlungsverzögerungen und die Verbesserung der finanziellen Transparenz. All das optimiert das Cashflow-Management von Unternehmen, reduziert Kosten und schafft Mehrwert. In der modernen Unternehmensfinanzierung ist E-Invoicing als technische Innovation ein entscheidendes Instrument, das es Firmen ermöglicht, ihre finanzielle Gesundheit zu optimieren und eine stabile Zukunft zu sichern.

Auf Europa kommt etwas großes zu

Warum ist die Einführung einer Technologie, die zur Verschlankung der Abläufe beiträgt – insbesondere für international tätige Unternehmen – ein so wichtiges Thema? Ab 2028 werden elektronische Rechnungen die Standardmethode für B2B-Zahlungen in der EU sein. In einigen Ländern wird die elektronische Rechnungsstellung bereits früher und aus eigenem Antrieb verbindlich vorgeschrieben, was für internationale Unternehmen eine große Herausforderung darstellt. Diese müssen sich darüber im Klaren sein, wann sie die elektronische Rechnungsstellung anwenden müssen und auf welchem Niveau sie eingeführt werden soll.

Italien war 2019 das erste Land in der EU, das die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen vorgeschrieben hat. Im Rahmen dieses Mandats sind dort tätige Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Rechnungen auf eine spezielle Plattform namens Sistema di Interscambio (SDI) hochzuladen. Dieses System hat dazu beigetragen, dass die italienischen Finanzbehörden ihre Steuereinnahmen erheblich steigern konnten.

In Frankreich ist die elektronische Rechnungsstellung für Lieferanten, die mit der öffentlichen Verwaltung zu tun haben, seit 2017 obligatorisch. Ab Januar 2026 müssen alle Unternehmen über einen Zeitraum von 18 Monaten elektronische Rechnungen für B2B-Transaktionen einreichen, um die Mehrwertsteuer besser nachverfolgen zu können und die Effizienz des Finanzamts zu steigern.

In Deutschland ist die elektronische Rechnungsstellung für die öffentliche Auftragsvergabe in den meisten Bundesländern seit 2020 verpflichtend, in einigen Bundesländern und Kommunen sogar schon länger. Außerdem plant die Regierung, die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung bereits im Januar 2026 einzuführen, wobei das entsprechende Gesetz bisher noch nicht in Kraft getreten ist.

Polen und Rumänien gehen noch schneller vor und rechnen damit, die E-Invoicing-Vorschriften für B2B ab dem 1. Juli 2024 einzuführen. Während in Rumänien das Gesetz noch in der Endphase ist (der Gesetzesentwurf wurde Anfang September 2023 veröffentlicht), hat der polnische Präsident das Gesetz zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich bereits im August ratifiziert.

Unterschiedliche Vorschriften in verschiedenen Ländern, in diversen Abteilungen, Unternehmen und über Grenzen hinweg stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Sie wissen, dass sie die elektronische Rechnungsstellung einführen müssen, um die Vorschriften einzuhalten. Doch das Thema E-Invoicing ist mehr als eine Pflichtübung.

E-Invoicing als Business-Chance

Die automatisierte elektronische Rechnungsstellung gewährleistet die Einhaltung der Steuervorschriften, reduziert Fehler bei der Fakturierung, minimiert das Risiko von Strafen und Streitigkeiten und ermöglicht es, schneller mehr Rechnungen auszustellen, ohne dass die damit verbundenen Kosten entsprechend steigen. Darüber hinaus kann die elektronische Rechnungsstellung durch die Verringerung des Papierverbrauchs und die Rationalisierung von Prozessen zu mehr Nachhaltigkeit beitragen und Unternehmen bei der Ausweitung ihrer globalen Position helfen. Denn dank E-Invoicing lassen sich die Herausforderungen der internationalen Rechnungsstellung wie die Währungsumrechnung und die Einhaltung unterschiedlicher Steuersysteme problemlos bewältigen.

Doch das ist noch nicht alles. Dank umfassender KI-Optionen können Unternehmen sogar noch mehr erreichen. Der geschäftliche Nutzen und das Innovationspotenzial sind für Unternehmen regelrecht wegweisend, denn sie können ihre Finanzprozesse und anderen Abläufe revolutionieren.

• Datenanalyse und Transparenz: KI-Algorithmen können riesige Mengen an Rechnungsdaten analysieren und so wertvolle Erkenntnisse liefern. Unternehmen gewinnen ein tieferes Verständnis für ihre Ausgabenmuster, Lieferantenbeziehungen und ihre Finanzlage.
• Betrugserkennung: KI kann verdächtige oder betrügerische Rechnungen erkennen, indem sie sie mit historischen Daten und Mustern vergleicht. Dadurch können finanzielle Verluste aufgrund von betrügerischen Aktivitäten verhindert werden.
• Prädiktive Analytik: KI kann Cashflow-Trends vorhersagen und Unternehmen helfen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wann sie Rechnungen bezahlen oder Skonti in Anspruch nehmen sollten, um ihr Betriebskapital zu optimieren.
• Personalisierte Kundenerfahrungen: KI kann Rechnungs- und Zahlungsprozesse auf individuelle Kundenpräferenzen zuschneiden, was die Kundenzufriedenheit erhöht und die Zahlungen beschleunigen kann.

Wie viele Ecken dürfen es sein?

Es gibt mehrere unterschiedliche Ansätze, um die Interoperabilität der elektronischen Rechnungsstellung zu gewährleisten und jedes Modell bringt unterschiedliche Vorteile und Einschränkungen mit sich. Das Hauptziel besteht darin, die Automatisierung und Digitalisierung zwischen Unternehmen zu erleichtern.

Das Zwei-Ecken-Modell ermöglicht eine direkte Verbindung zwischen zwei Handelspartnern, erfordert jedoch einen hohen Implementierungsaufwand und bietet aufgrund seines Eins-zu-eins-Charakters keine ausreichende Skalierbarkeit. Das Drei-Ecken-Modell weist dieselben Einschränkungen auf, ermöglicht es aber Anbietern und Käufern, über einen einzigen Knotenpunkt der Plattform eine direkte Verbindung herzustellen.

Das Vier-Ecken-Modell ermöglicht es Anbietern und Abnehmern, eine indirekte Verbindung zueinander herzustellen, indem sie ihre jeweiligen Plattformen oder Dienstleister für den Informationsaustausch nutzen. Im Gegensatz zu den anderen Ansätzen ist dieses Modell skalierbar und der Implementierungsaufwand gering.

Das aktuelle Fünf-Ecken-Modell, das sich noch in der Entwicklung befindet, führt eine zentrale Steuerplattform als fünfte Komponente ein und erweitert damit die bestehende Infrastruktur. Damit können die Netzwerke ihren Nutzern ein effizienteres E-Invoicing-Erlebnis bieten, indem sie den nahtlosen Datenaustausch zwischen Anwendern und Steuerbehörden – einschließlich der Mehrwertsteuerabrechnung – erleichtern.

Fluch und Segen der Transformation

Trotz des weit verbreiteten Verständnisses der Vorteile und des enormen Potenzials der elektronischen Rechnungsstellung wird sie von vielen Führungskräften in den Bereichen Finanzen, IT und Steuern eher als Bedrohung denn als Chance wahrgenommen. Das liegt daran, dass die elektronische Rechnungsstellung veraltete Systeme, ineffiziente Prozesse und unzuverlässige Daten einer externen Prüfung unterzieht.

Die Finanzabteilung, die eines der wichtigsten Güter in jedem Unternehmen (Geld) verwaltet, hat die digitale Transformation aufgrund der Schwierigkeiten und Risiken, die mit der Modernisierung von Altsystemen verbunden sind, bisher nur langsam in Angriff genommen. Ihre Kernprozesse sind für den reibungslosen Betrieb unerlässlich, unterliegen strengen Vorschriften und erfordern eine gründliche Auditierung. Doch die Altsysteme sind den sich entwickelnden Anforderungen der heutigen Zeit nicht mehr gewachsen. Daher sind unzählige Excel-Tabellen im Einsatz, um die Lücken zu füllen, die aufgrund von Altsystemen und einer unvollständigen Integration bestehen.

Um den Sprung von einem papierbasierten Finanzsystem zu einer neuen digitalen Realität zu schaffen, müssen Unternehmen ganzheitlich, global und strategisch denken und einen starken Partner an Bord holen, dem sie vertrauen können.