Endspurt zur E-Rechnung: Am 1. Januar 2025 geht es los!

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im letzten März war es beschlossen: Die Nutzung der E-Rechnung für B2B-Transaktionen wird in Deutschland zur Pflicht.

Der Gesetzgeber hat das Thema dabei nicht auf die lange Bank geschoben: Schon am 1. Januar 2025 greifen die ersten Regelungen für inländische B2B-Transaktionen. Alle Unternehmen müssen ab diesem Stichtag in der Lage sein, E-Rechnungen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, zu empfangen. In den Jahren 2027 und 2028 wird auch der Versand von E-Rechnungen verpflichtend. Vor kurzem hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) dazu noch ein Schreiben veröffentlicht, in dem die Regelungen und deren Auslegung konkretisiert werden. Damit steht die E-Rechnungspflicht für den B2B-Sektor endgültig in den Startlöchern!

BMF-Schreiben schafft Klarheit für die Umsetzung

Nach der Veröffentlichung des Gesetztextes im März gab es viele Fragen, beispielsweise:

• Welche Formate sind eigentlich relevant?
• Warum ist keine zentrale Plattform vorgesehen?
• Welcher Teil eines Hybridformats wie ZUGFeRD ist führend?

Mit der jetzt veröffentlichten, endgültigen Fassung des BMF-Schreibens hat der Gesetzgeber Klarheiten geschaffen und die dringlichsten Fragen beantwortet. Dennoch bleibt zum jetzigen Zeitpunkt vieles den Unternehmen überlassen: In bilateraler Absprache können Formate und Übertragungswege festgelegt und auch bestehende EDI-Verbindungen zum Rechnungsaustausch weiter genutzt werden. Spätestens auf den zweiten Blick macht dieses Vorgehen Sinn, denn auch in der Vergangenheit wurden solche Absprachen zwischen Sender und Empfänger getroffen und umgesetzt. Der entscheidende Unterschied: Nun gibt es bald gesetzliche Verpflichtungen, die die Nutzung der E-Rechnung vorschreiben.

Es geht also jetzt an die Umsetzung in den Unternehmen. Der Blick der Verantwortlichen sollte klar nach vorne, über die reine Empfangspflicht ab 1. Januar 2025, hinausgehen: Zum einen in Richtung der Deadline für den verpflichtenden Versand, zum anderen in Richtung E-Reporting, das durch die noch nicht verabschiedete ViDA-Richtlinie der EU wahrscheinlich in den kommenden Jahren ebenfalls relevant wird.

Viele Unternehmen haben noch Informationsbedarf

Ungeachtet der kommenden Verpflichtungen gibt es in Deutschland bereits einige Unternehmen, die seit Jahren strategisch auf die E-Rechnung setzen und deren Nutzung auf Kunden- und Lieferantenseite zielgerichtet auf- und ausgebaut haben. Neben diesen Early Adoptern gibt es jedoch noch viele Unternehmen, die jetzt vor der Aufgabe stehen, den gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und ihre Rechnungsprozesse, vor allem im Rechnungseingang, entsprechend zu transformieren. Zwar reicht in der Theorie ein E-Mail-Postfach aus, um E-Rechnungen empfangen zu können – die echten Vorteile der E-Rechnung lassen sich mit einer solchen Minimallösung aber schwerlich realisieren. Unternehmen, die aus der Pflicht auch eine Kür machen wollen – ihre Prozesse also zukunftssicher aufstellen möchten – sollten einen Schritt weiter denken und den Rechnungseingangsprozess als Ganzes betrachten. Nur wenn auch die Weiterverarbeitung der eingehenden Rechnungen automatisiert erfolgt, profitiert das Unternehmen von den positiven Effekten der Digitalisierung.

Der Bedarf ist groß: Laut der diesjährigen Esker-Trendstudie “Einsatz von Source-to-Pay-Lösungen in deutschen Unternehmen” automatisiert nur etwas mehr als die Hälfte der Unternehmen die Prozesse im Rechnungseingang mit Hilfe einer spezialisierten Softwarelösung. Dazu kommen die bereits genannte Verpflichtung für den Versand von E-Rechnungen in den kommenden Jahren. Unternehmen, die bereits jetzt die E-Rechnung im Rechnungsausgang einsetzen oder einführen, nutzen auch hier die Vorteile digitalisierter Prozesse für sich – und schaffen zusätzlich langfristige Rechtssicherheit.

Gerade die Unternehmen, die noch nicht bereit für die E-Rechnung sind, sollten nicht länger zögern und die Umsetzung forcieren – im Optimalfall nicht nur mit kurzfristiger Perspektive auf den 1. Januar 2025, sondern mit strategischer Weitsicht für die kommenden Jahre.

(pd/Esker)