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Der Bundesrat hat das Wachstumschancen Gesetz verabschiedet, mit dem die elektronische Rechnungsstellung ab dem 1. Januar 2025 auch für B2B-Unternehmen verpflichtend wird. Damit greift Deutschland der ViDA-Initiative der EU vor, wie es Frankreich und Spanien bereits vor einigen Jahren getan haben.
Die Studienergebnisse von Pleo zeigen, wo bei diesen Early Adopters die Schwierigkeiten liegen und was deutsche CFOs daraus lernen können.
In Spanien und Frankreich sind Unternehmen bereits seit 2015 bzw. 2020 verpflichtet, E-Invoicing zu nutzen. Das CFO-Playbook 2024 von Pleo zeigt jedoch, dass diese Märkte dennoch Nachholbedarf haben:
- 34 Prozent der französischen und 32 Prozent der spanischen Finanzverantwortlichen geben darin an, die Vorteile von E-Invoicing nicht vollständig verstanden zu haben.
- In beiden Ländern beklagen 42 Prozent, nicht über ausreichende Informationen zu verfügen, um die Gesetze zur elektronischen Rechnungsstellung sicher einhalten zu können.
- Und das, obwohl 63 Prozent der französischen und 70 Prozent der spanischen CFOs E-Invoicing für einen wichtigen Schritt in der digitalen Transformation halten.
Drei Maßnahmen, die deutsche CFOs jetzt von ihren spanischen und französischen Kollegen lernen können, um fit für die digitale Rechnungsstellung zu werden:
1. Flexible Prozesse schaffen
CFOs müssen neue Entwicklungen in der Gesetzgebung im Auge behalten. Es ist beispielsweise ein Irrglaube, dass PDF-Rechnungen als E-Mail-Anhang den neuen Vorschriften genügen. Es gilt daher, frühzeitig einen Prozessablauf für E-Rechnungen im eigenen Unternehmen zu implementieren, der den aktuellen Regeln folgt, aber so flexibel ist, dass jederzeit Änderungen vorgenommen werden können. Zwar wurde in Deutschland mit dem Wachstumschancengesetz ein Anfang gemacht, aber es ist noch nicht absehbar, wie viel sich bis zur Einführung der ViDA-Initiative noch ändern wird. Hier muss der Prozess anpassungsfähig sein.
2. Strategisch ansetzen
Auch das Thema E-Invoicing muss strategisch angegangen werden. Dazu ist zunächst eine Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse notwendig. Es muss analysiert werden, wie digitalisiert ein Rechnungssystem bereits ist und wo noch Bedarf besteht. Dabei ist zu beachten, dass es bei E-Invoicing nicht nur um Compliance geht. E-Invoicing bietet auch die Chance, Faktoren wie Ressourcen, Zeit und Budget zu optimieren. Die elektronische Rechnungsstellung kann auch dazu beitragen, menschliche Fehler zu reduzieren und Kosten einzusparen. E-Invoicing ist auch eine Chance, die Digitalisierung voranzutreiben und Finanzteams effizienter zu machen – vorausgesetzt, es wird strategisch angegangen.
3. Teams richtig besetzen
44 Prozent der französischen und 49 Prozent der spanischen CFOs befürchten, dass sie in ihrem Unternehmen nicht über die notwendige Expertise verfügen, um die Digitalisierung der Rechnungslegung gesetzeskonform umzusetzen. Und das, obwohl sie bereits seit Jahren daran arbeiten. Angesichts des akuten Fachkräftemangels sollten deutsche CFOs daher jetzt damit beginnen, ihre Finanzteams mit entsprechenden Talenten zu verstärken bzw. die vorhandenen Talente zu fördern. Je früher sich Unternehmen auf die Zukunft vorbereiten und ihren Technologie-Stack vorausschauend gestalten, desto leichter wird es ihnen in Zukunft fallen. Andernfalls könnte der erforderliche Kraftakt erdrückend werden.
„Die elektronische Rechnungsstellung bringt Veränderungen mit sich, auf die sich die Unternehmen jetzt schnell einstellen müssen, sowohl strategisch als auch bei der Teamaufstellung. Sie sollten die Umstellung aber auch als Chance begreifen, generell moderner und damit digitaler zu werden. Mit Schritten wie diesen steigern sie ihre Wettbewerbsfähigkeit und bauen die Basis für weitere Möglichkeiten wie Automatisierung und KI weiter aus.“, sagt Jens Leucke, General Manager und Head of DACH bei Pleo.
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