Stolperstein für mobiles Arbeiten?

„9 to 5“ Jobs werden zunehmend unbeliebter. Denn die Pandemie hat gezeigt: Arbeiten muss außerhalb des Büros perfekt funktionieren und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fordern mehr Flexibilität bei der Wahl von Zeit und Ort des Arbeitens.

Auch für die IT eine enorme Herausforderung, schließlich muss das mobile Arbeiten genauso sicher sein wie im Büro. Doch Sicherheit alleine ist kein Erfolgsgarant. Die Employee Experience oder Nutzungsfreundlichkeit der Abläufe und Arbeitsweisen spielt ebenso eine wichtige Rolle, wenn es um die Akzeptanz und den Erfolg beim mobilen Arbeiten geht. Eine neue Studie zeigt jetzt,dass in puncto Nutzerfreundlichkeit beim mobilen Arbeiten in vielen Unternehmen Verbesserungsbedarf besteht. Warum sich das ändern muss und wie Unternehmen diesen Wandel angehen können, lesen Sie in diesem Beitrag.

Arbeiten wo und wann man möchte – das ist die Wunschvorstellung vieler Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern. Auch wenn solch eine vollkommene Flexibilität in viele Branchen nicht vollständig umsetzbar ist, zeigt es doch, wohin die Reise langfristig geht: hin zu mehr Flexibilität und Gestaltungsspielraum bei der Arbeit. Denn die Vereinbarkeit von Beruf und Privatem ist seit der Pandemie bei vielen zur Priorität geworden. Die Unternehmens-IT ist dadurch mit steigenden Anforderungen, mehr Flexibilität zu ermöglichen, konfrontiert. Sie soll Prozesse digitalisieren und mobiles Arbeiten sicher und komfortabel ermöglichen. Die gute Nachricht: Mit den richtigen Technologien, Strategien und Prioritäten ist das heute möglich. Die schlechte: Eine Studie, bei der die EBF mit Partnern der European Mobility Experts Alliance (EMEA) 329 IT-Experten aus ganz Europa befragt hat, zeigt: Unternehmen haben erste Grundlagen zum mobilen Arbeiten geschaffen, stehen dabei aber noch am Anfang und lassen viele Potenziale ungenutzt.
 

Nutzerfreundlichkeit findet zu wenig Beachtung

Nachholbedarf haben Unternehmen noch, wenn es um das Thema Nutzerfreundlichkeit geht. Während die „User Experience“, also das Erlebnis von Kunden mit ihren Produkten hohe Priorität genießt, wird das Potenzial einer positiven Employee Experience häufig unterschätzt: Laut der EMEA-Studie: „Tomorrows Digital Workplace“, hat für 45 Prozent aller befragten Unternehmen die Sicherheit beim mobilen Arbeiten Priorität, nur 22 Prozent setzen die Nutzungsfreundlichkeit an oberste Stelle (eine Mehrfachangabe war möglich). Das ist bedenklich, da eine hohe Nutzerzufriedenheit essenziell für den Erfolg von Remote Work Modellen ist.
 

Warum ist der Nutzerkomfort wichtig?

Ist mobiles Arbeiten zwar sicher, aber werden beim Login von Diensten und Anwendungen komplexe Authentifizierungsverfahren abgefragt, brechen Verbindungen während Videokonferenzen ständig ab oder kostet die Inbetriebnahme von neuen Geräten zu viel Zeit und Nerven, dann sinkt das Nutzungserlebnis der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – und damit auch ihre Zufriedenheit, Motivation und Produktivität. Gleichzeitig führt ein gemindertes Nutzungserlebnis dazu, dass die Anfragen beim Helpdesk ansteigen und der interne Support stark gefordert wird. Ein positives Nutzungserlebnis reduziert also auch andere Kostenbausteine.
 

Flexible Arbeitsmodelle sind gekommen, um zu bleiben. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen langfristig planen und diese Modelle fest in ihr Arbeitsplatzkonzept integrieren.

Genau das ist aktuell aber noch nicht der Fall: Fast die Hälfte der Unternehmen, die Remote Work eingeführt haben, berichten von Problemen beim Nutzungserlebnis. Verbindungs- und Breitbandproblemen werden dabei als die häufigsten Probleme genannt, die mobiles Arbeiten einschränken.
 

Ansatzpunkte zur Verbesserung

Doch was können Unternehmen tun, um das zu ändern? Zunächst sollte die Employee Experience, die im Einklang mit der Sicherzeit steht, ins Zentrum der Strategie rücken. Im ersten Schritt kann es dabei hilfreich sein, zu analysieren, welche Mitarbeitergruppen in Ihrem Unternehmen welche Aufgaben mobil abbilden sollen, und welche individuellen Anforderungen sie dafür mitbringen. Ein zweiter Ansatzpunkt sind solche Technologien und Lösungen, die einen Mehrwert für das Arbeitserlebnis der Mitarbeitenden schaffen.
 

Technologien richtig ausschöpfen

Es lohnt sich, dabei zunächst auf die Technologien zu schauen, die Unternehmen bereits im Einsatz haben. Denn die Studie zeigt, dass viele Unternehmen nicht den gesamten Funktionsumfang von Lösungen ausschöpfen, die bereits implementiert sind und für die sie regelmäßig Lizenzkosten zahlen. So nutzen beispielsweise nur 40 Prozent der Befragten die Funktion des Conditional Access, die mit Hilfe von Unified Endpoint Management-Systemen konfiguriert werden kann. Rund 80 Prozent der Befragten haben aber ein solches UEM-System bereits im Einsatz oder planen kurzfristig dessen Einführung. Dabei sorgt ein „Conditional Access“ für einen sicheren Zugriff auf Daten und Konten und verbessert gleichzeitig das Nutzungserlebnis, indem die Authentifizierungsmethode automatisch an die Situation und deren Kontext angepasst wird.

Möchte eine Mitarbeiterin beispielsweise aus dem öffentlichen WLAN eines Cafés auf Unternehmensdaten zugreifen, wird die Situation als unsicher eingestuft und komplexere Login-Methoden wie die Multifaktor-Authentifizierung angefragt. Möchte ein Mitarbeiter auf dieselben Daten zugreifen und nutzt dafür das WLAN des Unternehmens, wird die Situation als sicherer eingeschätzt. In solchen Fällen kann der Login deutlich komfortabler, automatisiert beispielsweise per Single-Sign-On erlaubt werden.

Funktionen, die sowohl die Sicherheit erhöhen als auch den Arbeitsfluss und die Zufriedenheit von Mitarbeitenden fördern, sind ein wichtiger Bestandteil moderner Arbeitsplätze. Neben dem Conditional Access, gibt es noch weitere Beispiele, die beide Pole miteinander verbinden. VPN-Lösungen sorgen für verschlüsselte Zugriffe auf Unternehmensressourcen und können zudem zur Stabilisierung von Netzwerkverbindungen beitragen, sodass stockenden Videokonferenzen entgegengewirkt wird.

Device Enrollment Programme sorgen dafür, dass neue Geräte schon bei Inbetriebnahme unter die Verwaltung eines UEM-Systems gestellt werden und somit entlang der Unternehmensrichtlinien eingerichtet und abgesichert werden. Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin packt ein neues Gerät dann aus, schaltet es ein und ist nach wenigen Klicks direkt arbeitsfähig.
 

Fazit

Flexible Arbeitsmodelle sind gekommen, um zu bleiben. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen langfristig planen und diese Modelle fest in ihr Arbeitsplatzkonzept integrieren. Denn moderne mobile Arbeitsumgebungen können Mitarbeitende heute entscheidend dabei unterstützen, produktiv, engagiert und motiviert zu arbeiten. Das ist eine große Chance für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden. Und um diese auch zu nutzen, muss neben der Sicherheit auch der Komfort und die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer stärker bedacht werden – denn dieser Balanceakt ist entscheidend für den langfristigen Erfolg. Unternehmen müssen ins Handeln kommen – die technologischen Möglichkeiten sind heute bereits da.