Intelligente Team-Zusammenarbeit im Homeoffice

Die Digitalisierung ist wohl der größte Innovationstreiber unserer Zeit. Durch Online-Banking, mobiles Trading oder Social-Media ist die Welt deutlich kleiner geworden, alltägliche Dinge können in vielen Fällen von jedem Ort der Welt aus per Internet erledigt werden. Einkäufe, Shopping, Urlaub buchen – alles vom Smartphone aus möglich.

Doch was aus dem Alltag der meisten Privatpersonen längst nicht mehr wegzudenken ist, ändert sich schnell, wenn man es auf das Arbeitsumfeld überträgt. Die Zeiten, in denen ein Arbeitsplatz immer mit einem festen Ort verknüpft waren sind vorbei, dennoch ist es ein Unterschied, wenn einzelne Mitarbeiter einer Remote-Tätigkeit hinterhergehen, oder ob Unternehmen plötzlich die gesamte Belegschaft ins Homeoffice schicken und eine entsprechende Infrastruktur schaffen müssen.       

Anteil von Arbeitnehmern im Homeoffice steigt auf 33 Prozent

Die Corona-Krise hat deutlich gezeigt, wie schnell sich Prozesse einer sich verändernden Arbeitswelt beschleunigen können. Die nahezu weltweit gleichen Maßnahmen haben dazu geführt, dass eine große Anzahl an Personen gezwungen wurde, von Zuhause aus zu arbeiten. Offizielle Zahlen zeigen, dass die Anzahl der Arbeitnehmer, die in Deutschland im Homeoffice arbeiten, im Zuge der Krise von 12 % auf 33 % gestiegen ist. Während Homeoffice-Regelungen bereits vor der Pandemie zunehmend mehr in Unternehmen eingeführt wurden, stellten die Lockdowns viele Unternehmen, von heute auf morgen, vor die Aufgabe, eine geeignete Infrastruktur für ein effektives und koordiniertes Arbeiten von zu Hause aus zu schaffen. In vielen Fällen gab es bei der Umstrukturierung von Arbeitsabläufen und Prozessen große Hindernisse zu überwinden.

Dezentrales Arbeiten stellt Unternehmen vor Herausforderungen

Gelegentliches arbeiten im Homeoffice von einzelnen Mitarbeitern stellt in der heutigen Zeit kein großes Problem mehr dar. Telefon und E-Mail reicht prinzipiell völlig aus, um organisatorische Abläufe zu koordinieren oder dringende Gespräche zu führen. Anders sieht das allerdings aus, wenn plötzlich komplette Belegschaften und verschiedene Abteilungen in Gänze von zu Hause aus arbeiten und sich dabei auch effektiv absprechen müssen. Mit Telefon und E-Mail alleine ist eine intelligente Zusammenarbeit von dutzenden, wenn nicht sogar hunderten Mitarbeitern nicht möglich. Ohne die Unterstützung moderner Software wäre Homeoffice in dem Umfang wie es derzeit stattfindet also gar nicht umzusetzen. Neben der reinen Koordination und Organisation geht es auch um Aspekte wie Arbeitszeiterfassung oder gesetzliche Vorgaben und Bestimmungen.

Das Technologieunternehmen Slack gehört mit zu den Gewinnern der Krise, seitdem Corona-bedingt immer mehr Arbeitnehmer von Zuhause aus arbeiten, konnte vor allem dieser Messenger steigende Nutzerzahlen verzeichnen. Das Tool setzt genau da an, wo sich die größten Probleme beim vernetzten, ortsunabhängigen Arbeiten ergeben – der gemeinsamen Koordination. Während andere Messenger meist nur für geplante Anrufe und Videokonferenzen genutzt werden können, bietet dieser Messenger einen größeren Funktionsumfang. Doch wie genau schafft es das Tool, die ortsunabhängige Zusammenarbeit von Teams tatsächlich zu verbessern?

Schneller und strukturierter an gemeinsamen Projekten arbeiten

Bei Slack handelt es sich um einen Team-basierten Messenger, mit dem mehr möglich ist, als nur nach Themen sortierte Nachrichten auszutauschen oder Videocalls abzuhalten. Mit der integrierten Chat Funktion bleibt man auch in großen Teams jederzeit in Kontakt, verschiedene frei konfigurierbare Channels erleichtern dabei die Übersicht. Weiterhin lassen sich Daten in allen Formaten unkompliziert teilen und Projektentwürfe oder ähnliches direkt allen Involvierten zukommen lassen. Teams können unabhängig von der Größe, schneller und strukturierter an gemeinsamen Projekten arbeiten. Die Abstimmung untereinander, sowie die Bündelung der gesamten Kommunikation werden wesentlich vereinfacht.

Der Artikel vom Caya Magazin widmet sich den neuen, weniger bekannten Funktionen und zeigt, wie man über den Slack Messenger z.B. Sprachnachrichten versendet oder den Slack Bot für Aufgabenerinnerungen optimal nutzt.

Ausblick

Zurzeit befindet sich die globale Arbeitswelt inmitten einer massiven Transformation, die durch die Corona-Krise nur beschleunigt worden ist. Die Arbeitsrealität von Millionen Arbeitnehmern wird sich sehr wahrscheinlich dauerhaft ändern, auch wenn viele Experten sogenannte Hybridlösungen empfehlen. Selbstverständlich ist es noch der Fall, dass längst nicht jeder Arbeitsplatz einfach so nach Hause verlegt werden kann, die technischen Möglichkeiten allerdings erlauben auch hier einen sehr schnellen Umstieg.

Schon jetzt könnten sämtliche Verkäufer und Kassierer beispielsweise von einem Tag auf den anderen durch automatische Kassensysteme ersetzt werden. Roboter und automatisierte Lagerhallen können Lagerarbeiter ebenso schnell ersetzen. Wenn man sich das technisch mögliche und zukünftig machbare anschaut, fallen einem immer mehr Bereiche ein, in denen menschliche Arbeitskräfte durch Maschinen oder Computer ersetzt werden können. Die gesamte Transport- und Logistikbranche, Personenbeförderung, Pflege und Altenbetreuung, Lehrer und Professoren, die Liste ließe sich beliebig lange fortführen. Wie die Arbeitswelt und das intelligente Zusammenarbeiten in zehn oder 20 Jahren aussehen werden, bleibt heute nur vage Spekulation.