Consolidation & Financial Analytics

Die Finanzorganisation eines Unternehmens ist mit einem Fachwerkhaus vergleichbar. Die Qualität der einzelnen Elemente ist enorm wichtig.

Das stabile Tragwerk ist aber erst dann gegeben, wenn die Balken, Spanten, Stützen und Verbindungen zuverlässig miteinander verbunden sind und die Statik ausgewogen auf den Fundamenten ruht.

Wie bei einem Gebäude basiert das moderne Finance & Accounting (F&A) auf folgenden Grundpfeilern: dem Invoice-to-Cash, Procure to Pay, dem Finanzabschluss, den Intercompany-Bewegungen sowie dem Consolidation & Financial Analytics. All diese Bereiche werden durch ERP oder spezielle Finance & Accounting-IT-Lösungen unterstützt und sollten engverzahnt mit möglichst vielen automatisierten Prozessen aufeinander aufbauen, um die Grundlage für eine effiziente und wirtschaftliche Steuerung des Unternehmens zu bilden.

Der Bereich Consolidation & Financial Analytics nimmt in der Finanzorganisation und im Controlling allerdings eine besondere Rolle ein. Denn hier werden die Finanzdaten vor allem für die externe Kommunikation aufbereitet. Deshalb müssen diese Zahlen und Analysen akkurat, schnell sowie hoch aktuell zur Verfügung stehen.

Tradition muss der Moderne weichen

Mit der Schlüsselfunktion der Consolidation & Financial Analytics haben einige Unternehmen jedoch eine Herausforderung. Denn die Konsolidierung der Einzelabschlüsse findet unter hohem Zeitdruck statt. Erschwerend kommt hinzu, dass die schnellen Märkte die Unternehmen immer mehr dazu zwingen, agil zu handeln – was eine rasche oder gar kontinuierliche Kommunikation und Berichterstattung, beispielsweise gegenüber Banken, Investoren oder Aktionären, einschließt.

Um Consolidation & Financial Analytics zu realisieren, muss eine Vielzahl an Dokumenten, Reports und Tabellen aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt werden. Oft erfolgen diese Prozesse noch manuell, aufwendig und risikobehaftet. Und trotzdem sollen die Finanzexperten nach dem Zusammentragen der Einzelinformationen in der Lage sein, aussagekräftige Analysen aus den Daten zu ziehen, damit das Management und die Stakeholder die richtigen Entscheidungen zum Wohle des Unternehmens treffen können. Das ist, als ob man aus teils ungeprüftem Baumaterial ein Haus zimmert und hofft, dass es dem nächsten Windstoß standhält.

Diesen Zustand bestätigten die Daten einer aktuellen Marktforschung: In einer Studie, die Censuswide im Auftrag von BlackLine weltweit unter 1.339 C-Level und Finanzprofis durchgeführt hat, sagen 55 Prozent, dass sie nicht ganz sicher sind, ob sie finanzielle Fehler vor der Meldung der Ergebnisse erkennen können.

Auf die Frage, warum sie den Daten ihres Unternehmens nicht voll vertrauen, antwortete weltweit fast ein Drittel (26 Prozent der deutschen Befragten), dass die Daten aus zu vielen verschiedenen Quellen stammen, sodass sie nicht sicher sein können, dass alle Daten berücksichtigt werden. Weitere Gründe sind die Abhängigkeit von umständlichen Tabellenkalkulationen, welche die F&A-Teams bis zum Monatsende im Dunkeln tappen lassen (27 Prozent insgesamt / 22 Prozent in Deutschland) und veraltete Prozesse – einschließlich der manuellen Datenerfassung, die anfällig für menschliche Fehler ist (25 Prozent insgesamt / 22 Prozent in Deutschland).

Was also braucht der Hausherr, wenn er schnelle Ergebnisse benötigt und dabei sicher sein will, dass das Resultat höchsten Ansprüchen genügt? Er benötigt Standards, Geschwindigkeit und Risikoreduzierung. Und diese Ziele erreicht er mit IT-gestützten Finanzprozessen, die zu einem hohen Grad automatisiert sind. Dies gilt für alle Bereiche der Finanzorganisation, denn erst wenn die einzelnen Vorprozesse, die Geschwindigkeit und die Qualität von der Grundstruktur bis zum Dachgeschoss auf höchstem Niveau ausgeführt werden, kann der Giebel gesetzt werden, der bildlich der Consolidation & Financial Analytics gleichkommt.

Finanzautomation ist ein Muss

In der bereits erwähnten Studie und bei der Frage, was Unternehmen helfen würde, beispielsweise bei disruptiven Situationen agil zu bleiben, nennen über 20 Prozent der Befragten Finanzprofis die Fähigkeit, komplexe Finanzinformationen an verschiedene Interessengruppen und Stakeholder zu vermitteln. Ebenso viele nennen die Fähigkeit, die Finanzdaten zu verstehen und zu analysieren. In diesem Zusammenhang ist es wenig verwunderlich, dass über 20 Prozent der Befragten der Meinung sind, dass nicht genügend automatisierte Kontrollen und Überprüfungen für das Datenvolumen existieren.

Eine Lösung dieser Probleme ist nicht nur in Sicht, sie existiert. Dem Problem der Quellenvielfalt, der potenziellen Unvollständigkeit der Informationen und des Fehlerrisikos bei der Zusammenführung der Finanzdaten, kann mit einer gezielten Automatisierung entgegengewirkt werden. Für die Consolidation & Financial Analytics ist dies von entscheidender Bedeutung, denn wenn bereits an der Basis der Finanzorganisation auf ein Höchstmaß an Automatisierung gesetzt wird, stehen der Consolidation & Financial Analytics jederzeit valide Daten zur Verfügung.

Mehr noch: Wenn die Automatisierungsprozesse zudem kontinuierlich ablaufen, anstatt zu Monats- oder Quartalsende, nachdem die Einzelabschlüsse an das Konsolidierungssystem übermittelt werden, stehen für die Consolidation & Financial Analytics Echtzeitdaten zu jedem Zeitpunkt unterperiodisch zur Verfügung. Und genau das versetzt ein Unternehmen und seine Stakeholder in die Lage, das Unternehmen agil, zielgerichtet und sicher zu lenken.

Dem Problem der Quellenvielfalt und der potenziellen Unvollständigkeit der Informationen, kann mit einer gezielten Automatisierung entgegengewirkt werden.

Ralph Weiss, BlackLine

Doch Automatisierung ist nicht gleich Automatisierung. In der Vergangenheit hat sich gezeigt, dass viele Unternehmen auf Robotik oder Automatisierung – sogar unter Einsatz Künstlicher Intelligenz – gesetzt haben. Dieser Ansatz ist grundsätzlich zu begrüßen, hat aber einen systemimmanenten Fehler, wenn nicht übergreifend automatisiert wird, sondern nur an einzelnen Stellen. Eine lückenhafte Automatisierung mit Insellösungen hat zur Folge, dass Unternehmen mit einer zunehmend heterogenen Lösungsvielfalt zu kämpfen haben. Mit einem derartigen Flickenteppich aus einzelnen Automatisierungslösungen lassen sich zwar in Teilbereichen Verbesserungen erzielen, aber die Vorzüge eines ganzheitlichen Digitalisierungskonzepts, wie es für die Consolidation & Financial Analytics vonnöten ist, kann so nicht entstehen.

Damit die Automatisierung aller Prozesse im Finance & Accounting nicht zur unüberschaubaren Mammutaufgabe avanciert, existieren Lösungen für die Finanzautomation – beispielsweise von BlackLine. Sie arbeiten nahtlos mit allen klassischen ERP- und Finanzlösungen zusammen und standardisieren und automatisieren die Prozesse eines Ökosystems auf einem Höchstmaß. Mehr noch: Spezielle Lösungen wie die BlackLine Financial Reporting Analytics bauen auf die automatisierten Prozesse der Finanzorganisation auf und ermöglichen dem CFO eine nahtlose On-Demand-Analyse von Einzelposten und Abweichungen auf Konzernebene mit effizienter, durchgängiger Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

So funktioniert Finance & Accounting heute – modern, standardisiert und automatisiert für höchste Effizienz.