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Ab Januar 2025 wird die Papierrechnung im deutschen Geschäftsverkehr voraussichtlich durch die strukturierte E-Rechnung ersetzt. Deutschland steuert auf eine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich zu.
E-Rechnungen müssen, um als solche zu gelten, in einem strukturierten elektronischen Format (entsprechend der CENNorm EN 16931 aus Richtlinie 2014/55/EU) ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Sie müssen sich elektronisch verarbeiten lassen, die erforderlichen Angaben müssen vollständig und richtig extrahiert werden können. Technisch erfüllen dieses E-Rechnungserfordernis die Formate XRechnung sowie ZUGFeRD 2.x. Von einer E-Rechnung spricht man auch dann, wenn der strukturierte Teil um einen visuellen ergänzt wird, in der Regel ein PDF (hybrid).
Zur Annahme und Verarbeitung von digitalen Eingangsrechnungen benötigt man eine entsprechende Softwarelösung, wie sie die xSuite Group anbietet. Spezielle E-Invoicing-Dienstleister übernehmen die Übermittlung und sorgen dafür, dass die Empfänger Rechnungen immer im gewünschten Format zugestellt bekommen. Die Auswahl der passenden Technologien und Partner sollte man gründlich vorbereiten, idealerweise durch Bildung eines abteilungsübergreifenden Projektteams „E-Invoicing“.
In diesem Gremium wird zunächst geklärt, welche rechtlichen Voraussetzungen für das eigene Unternehmen überhaupt gelten. Es findet außerdem eine Analyse der bisherigen Struktur der Rechnungseingangs- und -ausgangsprozesse statt: Wie sind die Durchlaufzeiten, welche Kosten entstehen hier? Dem schließt sich eine Bewertungsphase an, innerhalb derer untersucht wird, inwieweit sich die Prozesse optimieren lassen und welche Einsparungen durch die Verlagerung von Input- und Output-Anwendungen in die Cloud möglich sind. Auch ist im Rahmen einer Kreditoren- und Debitorenanalyse zu klären, welche Geschäftspartner überhaupt in der Lage sind, E-Rechnungen zu senden und zu empfangen.
Wichtig ist, alle Stakeholder, die mit Rechnungen zu tun haben, von Anbeginn an mitzunehmen und dafür zu sorgen, dass sie ein richtiges Verständnis für das Thema entwickeln. Zeitziele aufgrund rechtlicher Fristen sowie qualitative Ziele zur Prozessoptimierung müssen rechtzeitig kommuniziert werden. Aus den genannten Analysen und Zielvorgaben entsteht schließlich ein Anforderungskatalog, auf Basis dessen die Auswahl von Softwareanbieter und Dienstleister stattfinden kann.
Jedes Unternehmen sollte sich idealerweise darauf vorbereiten, ab 01.01.2025 E-Rechnungen annehmen, verarbeiten und archivieren zu können.
Dina Haack, xSuite Group GmbH
Fristen zur E-Rechnungspflicht
Die Regelungen zur E-Rechnungspflicht finden sich im November 2023 vom Bundestag beschlossenen Wachstumschancengesetz. Mittlerweile liegt dieses im Vermittlungsausschuss. Der früheste Zeitpunkt im Falle einer Einigung zwischen Bundestag und Bundesrat unter „Moderation” des Vermittlungsausschusses zur Verabschiedung des Gesetzes ist die Bundestagssitzung am 22.03.2024.
Bei der Umstellung räumt der Gesetzgeber Übergangsfristen ein. Bis zum 31.12.2026 darf man weiterhin Papierrechnungen verschicken, ebenso wie andere elektronische Formate (nur, wenn der Empfänger einwilligt). Die Papierrechnung hat dann keinen Vorrang mehr. Wer bereits ab 1.1.2025 vollständige elektronische Rechnungen verschicken möchte, kann dies tun – der Empfänger hätte dann die Verpflichtung zur Annahme.
Jedes Unternehmen sollte sich idealerweise daher darauf vorbereiten, ab 1.1.2025 E-Rechnungen annehmen, verarbeiten und archivieren zu können. Gleiches gilt für den Versand von steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Rechnungen im Inland, der ab dann elektronisch in einem strukturierten Format erfolgen muss. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250,- € netto und Fahrausweise.
Es gilt also, sich rechtzeitig zu informieren und frühzeitig „seinen“ Anbieter für Annahme und Versand von E-Rechnungen auszuwählen, um eine Umstellung fristgerecht vornehmen zu können.
