E-Rechnungspflicht: Schneller ans Ziel dank Low-Code

Die E-Rechnung soll ab 2025 das Standardformat im B2B-Geschäft werden. Unternehmen müssen daher beide Formate effizient verarbeiten können. Die Prozessstruktur dafür aufzubauen, ist jedoch ressourcenintensiv. Low-Code schafft Abhilfe.

Ab 2025 wird die E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend. Bis 2027 sieht der Gesetzgeber Übergangsfristen vor. Danach fallen Papier- und andere elektronische Rechnungen, die nicht den Anforderungen der neuen E-Rechnung entsprechen, unter den Begriff „sonstige Rechnung“. Das gilt auch für digitale Formate wie PDFs sowie Papierrechnungen. Diese werden dadurch aber nicht obsolet.

Grund dafür ist diese Ausnahmeregelung: Kleinbetragsrechnungen, steuerfreie Umsätze oder Rechnungen, die nicht zwischen B2B-Unternehmen übermittelt werden, zum Beispiel Reisekostenabrechnungen, müssen auch weiterhin nicht im E-Rechnungsformat ausgestellt werden.

Das heißt, Unternehmen sollten in der Lage sein, beide Formate flexibel zu verarbeiten. Diesen Spagat können Digitalisierungsplattformen leisten, die beliebige Rechnungsprozesse digitalisieren. Noch schneller gelingt das auf Basis moderner Low-Code-Technologien.

Workflows eigenständig designen

Leistungsstarke Digitalisierungsplattformen bringen viele Funktionen mit, die Unternehmen nachhaltig modernisieren und dabei unterstützen, die E-Rechnungspflicht zu erfüllen. Dafür können beliebige individuelle Geschäftsprozesse (Workflows) digital abgebildet, optimiert und automatisiert werden. Mit Hilfe von Low-Code-Technologien sind nun auch Anwender aus den Fachabteilungen in der Lage, diese Workflows über einen Prozessdesigner per Drag-and-Drop-Funktion visuell zu modellieren und zu ändern – ganz ohne Programmierkenntnisse.

Dadurch fließt das Wissen aus den Fachabteilungen unmittelbar in das Prozessdesign ein. Darüber hinaus wird die interne IT-Abteilung entlastet – der Bedarf für externe Spezialisten sinkt und Unternehmen sparen Kosten. Unternehmen bilden somit genau die Prozesse ab, die zu ihrem speziellen Anwendungsfall passen; Sowohl hochkomplexe als auch einfache Einsatzszenarien sind möglich.

E-Rechnungen vollautomatisiert bearbeiten

Low-Code-Digitalisierungsplattformen verknüpfen Geschäftsprozesse mit den entsprechenden Daten und Dokumenten über Drittsysteme und Fachabteilungen hinweg. Das gewährleistet ein medienbruchfreies, (teil-)automatisiertes Arbeiten, zum Beispiel bei der Eingangsrechnungsverarbeitung. Erhalten Unternehmen eine E-Rechnung, lässt sich der gesamte Prozess von Prüfung über Erfassung bis hin zur Freigabe sogar auf bis zu 100 Prozent automatisiert verarbeiten. Eine Benutzerinteraktion ist in einem optimalen Prozess nicht zwingend notwendig.

Menschen können E-Rechnungen zudem nicht lesen und sie werden in der Regel auch nicht als lesbares Bildformat zur Verfügung gestellt. Eine sachliche und fachliche Prüfung des Mitarbeiters ist somit nicht möglich – und auch nicht vorgesehen. Ziel ist es, das E-Rechnungsformat weitestgehend systemisch zu verarbeiten.

Dafür wird das XML-Format genutzt, worüber strukturierte Daten gespeichert und problemlos zwischen Systemen ausgetauscht sowie eindeutig ausgelesen werden können. Die Rechnungsverarbeitung wird dadurch genauer und sicherer, unterscheidet sich aber optisch von den bisherigen Formaten. Der Prozess läuft wie folgt ab:

1. Das System prüft, ob es sich um eine E-Rechnung oder eine sonstige Rechnung handelt. Die Standardformate für E-Rechnungen sind ZUGFeRD oder X-Rechnung. Letztere haben sich bei den Behörden bereits etabliert.
2. Im Fall einer E-Rechnung liest die Software die XML-Datensätze automatisiert aus und gleicht die Informationen mit dem entsprechenden Bestellbeleg ab. Gibt es keine Preis- oder Mengenabweichungen, wird die E-Rechnung weiter zum ERP-System geleitet und verbucht.

Prozessabzweigungen individuell festlegen

Kommt es zu einer Abweichung zwischen Rechnung und Beleg, definieren zuvor festgelegte Regeln den weiteren Prozessablauf. Dazu zählen ein flexibles Berechtigungsmanagement mit Zuständigkeiten, Freigabeoptionen und automatischen Benachrichtigungen sowie Abzweigungen im Prozess, die sich bei Bedarf jederzeit anpassen lassen. So können Organisationen festlegen, an welchen Mitarbeiter die Rechnung weitergeleitet wird, damit er diese prüfen, gegebenenfalls Fehler korrigieren und anschließend freigeben kann.

Ebenso ist es möglich, automatisierte Rückfragen an den Lieferanten zu versenden, dadurch Rechnungen noch schneller abzuwickeln und Skonti zu realisieren. Die E-Rechnung bietet somit alle Voraussetzungen für einen effizienteren Prozessablauf und verbessert die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens, da jeder Schritt eindeutig definiert ist.

Ausnahmeregelungen und sonstige Rechnungen (teil-)automatisiert bearbeiten

Sofern die Lösung zur Rechnungsverarbeitung die zahlreichen Ausnahmeregelungen der E-Rechnungspflicht nicht einschließt, entstehen weitere Ineffizienzen durch manuelle (Mehr-) Arbeit. Trifft zum Beispiel eine Papier- oder PDF-Rechnung ein, muss diese in einem Zwischenschritt erst digitalisiert beziehungsweise für die digitale Weiterverarbeitung optimiert werden. Das geschieht durch die optische Texterkennung mithilfe eines OCR-Scanners. Er scannt die Rechnung, extrahiert die Stammdaten und stellt eine digitale Rechnung zur Verfügung.

Hier sollten Unternehmen auf ein selbstlernendes System setzen, das mit zunehmender Anzahl an bearbeiteten Rechnungen immer genauer wird. Andernfalls müssen Mitarbeiter stets kontrollieren, ob die Daten fehlerfrei ausgelesen wurden. Im schlimmsten Fall müssen sie sie selbst übertragen.

Sobald die digitale Rechnung vorliegt, gleicht die Software die Informationen mit dem entsprechenden Bestellbeleg ab. Stimmt alles überein, erfolgt die automatische Freigabe. Gibt es Abweichungen, greift das System wie bei einer E-Rechnung auf hinterlegte Regeln zurück oder muss auch hier einen Mitarbeiter zwischenschalten, der alles manuell prüft, korrigiert und freigibt. Um auch in solchen Fällen effizient arbeiten zu können, sollten Unternehmen bei der Umstellung auf E-Rechnungen ein hybrides Verarbeitungsmodell priorisieren.

Fristen einhalten mit Vertretungs- und Eskalationsmanagement

Über personalisierbare Dashboards der Low-Code-Digitalisierungsplattform sehen alle Beteiligten den aktuellen Bearbeitungsstand jederzeit transparent ein. Für den Fall, dass der Prozess-Hauptverantwortliche abwesend ist, lässt sich ein Vertretungsmanagement einrichten. Der Prüfungsauftrag wird dann automatisch zu einem Vertreter weitergeleitet. Eskalationsregeln stellen zudem sicher, dass Fristen eingehalten werden: Droht eine Fristüberschreitung, bekommt der Mitarbeiter automatisch eine Erinnerung. Für eine noch schnellere und einfachere Rechnungsverarbeitung ist es Unternehmen möglich, auch externe Benutzer wie zum Beispiel Lieferanten an ihr System anzubinden.

Mit Low-Code-Digitalisierungsplattformen erfüllen Unternehmen alle Anforderungen an die E-Rechnung und können gleichzeitig auch bisherige Formate verarbeiten. Die (teil-) automatisierte Rechnungsverarbeitung entlastet Mitarbeiter, schafft Raum für wertschöpfende Aufgaben und senkt dadurch Kosten. Ebenso baut die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit Silos ab. Damit profitieren schließlich auch andere Bereiche wie Personal- und Finanzwesen oder der Einkauf von Workflow-Automatisierung.