Druck im digitalen Wandel

Die Art und Weise wie wir in der Zukunft arbeiten werden, verändert sich aktuell massiv und stellt Unternehmen sowie Verantwortliche vor viele neue Herausforderungen. Veränderungen in der Art und Weise wie wir arbeiten fanden jedoch schon immer statt und es gab in der Geschichte bereits viele radikale Veränderungen, welche Unternehmen vor neue Herausforderungen stellten.

So führten z.B. die Dampfmaschine, Fließbandarbeit, das Auto, das Telefon und das Internet dazu, dass man auf eine neue Art und Weise am Markt agierte oder komplett neue Geschäftsmodelle geschaffen werden konnten.

Während jedoch solche Änderungen in der Vergangenheit nur alle Jahrzehnte erfolgten, hat sich die Geschwindigkeit, mit denen Unternehmen sich inzwischen an den Markt anpassen müssen, vervielfacht. 

Ob man dies jetzt Digitale Transformation, Disruptions- oder Changeprozesse nennt – Unternehmen stehen heute jedes Jahr vor der Herausforderung diese Veränderungsprozesse einzuleiten, umzusetzen und gleichzeitig die Rahmenbedingungen zu erfüllen, welche Ihnen die jeweiligen Märkte setzen. 

Eine dieser Rahmenbedingung ist das papiergebundene, gedruckte Dokument. Obwohl in den letzten Jahren viele neue Dokumentenformen erschienen sind, ist allen Weissagungen zum Trotz das gedruckte Dokument nicht ausgestorben und Unternehmen drucken nach wie vor. Die Gründe liegen in der Gewohnheit von Mitarbeitern und Kunden, als auch in diversen rechtlichen Vorschriften. Die Kosten für diese papiergebundenen Prozesse belaufen sich dabei auf ca. 3-5% des Jahresgewinns eines Unternehmens. Ein Kostenfaktor, der oftmals so nicht bewusst ist oder vernachlässigt wird.

Hersteller der Druck-Endgeräte haben in den letzten Jahren mit Managed Print Services (MPS) die Prozesse um die Bereitstellung, Bestellung und Auslieferung von Geräten und Verbrauchsmaterialien perfektioniert. Abrechnungsmodelle, die den Kunden helfen, Kontrolle und Transparenz über die Kosten für den unternehmensweiten Druck zu erhalten, wurden geschaffen. Dies ist jedoch nur eine Seite der Kostenbetrachtung. Ca. 50-70% der Druckkosten entstehen in der Bereitstellung & Verwaltung der notwendigen Infrastruktur und somit unbeachtet. Diese Kosten fließen meist in keine Aufstellung ein, sondern werden anderweitig , kompensiert. – Durch die Zeit der Mitarbeiter. 

Die Pflege und Verwaltung der Geräte wird in der Praxis unterschätzt, gerade bei verteilten und sich verändernden Systemumgebungen. Die wertvolle Ressource „Mitarbeiter“ wird durch Tätigkeiten gebunden, welche oft simple in der Ausführung , aber doch sehr zeitintensiv sind. Diese könnten bereits zum heutigen Zeitpunkt weitestgehend automatisiert werden. . Hardwarehersteller sind meist daran interessiert, den Kunden Software-Lösungen anzubieten, welche die eigene Hardwareflotte beim Kunden festigen und den Austausch der Endgeräte durch einen anderen Hardwareanbieter erschweren. 

Die für den Betrieb und Bereitstellung dieser Druckdienste zuständigen Fachabteilungen werden in den meisten Fällen nicht in den Entscheidungsprozesse eingebunden und dadurch alle drei bis vier Jahre mit neuen (oft alten) Anforderungen und deren Umsetzung konfrontiert. Die Kombination aus Zeitmangel, anderen Priorisierungen und fehlendem Wissen bezüglich unternehmensweiten und fachabteilungsübergreifenden Druckkonzepten führt oft zu organisch – jahrelang unkontrolliert – gewachsenen und kostenintensiven sowie fehleranfälligen Infrastrukturen. Diese Ressourcen könnten viel effektiver in die Weiterentwicklung und Transformation der Geschäftsprozesse einfliessen. Leider, sind diese jedoch durch die administrativen Tätigkeiten anderweitig gebunden. 

Befragungen bei Kunden zeigen, dass sich zwar die Mehrzahl der Unternehmen darüber im Klaren ist, dass die Kontrolle über die Druck- und Dokumentenprozesse eine der Grundvoraussetzungen für die digitale Transformation darstellt, in der Praxis das Thema jedoch oft dennoch nicht mit der notwendigen Konsequenz weiterverfolgt wird. 

Mögliche Gründe dafür könnten sein: 

• „Drucken“ wird als „Standardservice“ angesehen, welcher natürlich funktioniert und zu funktionieren hat

• „Drucken“ wird immer nur für und durch die einzelnen Fachabteilungen innerhalb ihrer Nischen betrachtet

• „Never change a running system! “. Änderungen am laufenden produktiven Systemen werden nicht vorgenommen.

• Bisweilen ist auch ein gewisser Stolz auf historische Eigenentwicklungen im Spiel. 

Meist werden Aussagen in die Richtung getroffen, dass Prozesse bereits seit Jahren oder Jahrzehnten so funktionieren. Auf Fragen zu Themen wie dem Personal, das zur Pflege der Systeme benötigt wird, Anzahl der manuellen Eingriffe in die Systeme, Wartbarkeit der Skriptlösungen werden von den für die Systeme zuständigen Administratoren meist keine verwertbaren Aussagen getätigt. Die verwendeten Prozesse sind den Anforderungen die sich aus der Digitalisierung und den daraus ergebenen komplexeren Bedrohungsszenarien nicht mehr gewachsen. 

Um diese Anforderungen zu erfüllen, müssen die zu Grunde liegenden Prozesse sowohl abteilungsübergreifend als auch herstellerübergreifend konzipiert und umgesetzt werden. Nur so können die höchsten Einsparungseffekte erzielt und die notwendigen Prozessverbesserungen erreicht werden. Die notwendige Flexibilität und Sicherheit im System geht dabei nicht verloren. Genau dieser notwendige Schritt scheitert in der Praxis. 

Die Gründe für das Scheitern sind vielfältig: 

• Fehlendes, Fachbereich- und Herstellerübergreifendes Wissen zu den Anforderungen an den Unternehmensdruck

• Zukunftsängste der Mitarbeiter, da eine Analyse der heutigen Tätigkeit möglicherweise zu einer Reduzierung der Mitarbeiteranzahl oder dem Wegfall von Tätigkeiten führen kann. Immerhin beschäftigt man sich mit der Art und Weise wie heute gearbeitet wird. Jedoch sind genau diese Personen die Spezialisten innerhalb des Unternehmens

• Fehlendes Verständnis und Bewusstsein für die Thematik auf der Entscheiderebene

Die Verbesserung des Prozesses kann nur erfolgen, wenn das Top-Management eingebunden ist. Nur so kann die notwendige Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlich beteiligten Ebenen gewährleistet werden. 

Die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche digitale Transformation ist jedoch eine konzentrierte und systematische Analyse der Anforderungen und einer zugehörigen Infrastruktur. Einzelne Prozesse sind meist kompliziert in der technischen Umsetzung. Eine Druckinfrastruktur als Ganzes ist ein komplexes Gebilde. Nichts desto trotz ist eine detaillierte Betrachtung und Analyse notwendig, um den Verantwortlichen eine genaue und strukturierte Übersicht über Einsparpotentiale, Sicherheits- und Prozessverbesserungen aufzuzeigen und den Weg dahin zu beschreiben. Durch das Hinzuziehen von Experten auf diesem Gebiet können die Verantwortlichen Hemmnisse und Bedenken abbauen, um gleichzeitig Entscheidungssicherheit und eine Risikominimierung zu gewinnen. 

Der Vorteil externer Anbieter liegt darin, dass diese sich Tag für Tag mit genau diesen Thematiken beschäftigen, die branchenspezifischen Herausforderungen kennen, über ein breites Marktwissen verfügen und daher unterschiedliche Lösungswege und wirtschaftliche Konsequenzen aufzeigen können.  

Autor: Marcus Winkler – Manager Produkt Marketing, AKI GmbH