Die eRechnung ist da: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Januar gilt die eRechnungspflicht für in Deutschland ansässige B2B-Unternehmen. Die Umsetzung der EU-Richtlinie treibt einerseits die Digitalisierung voran und besitzt großes Potenzial für Effizienzsteigerungen sowie Kosteneinsparungen. Sie kann aber andererseits auch eine Herausforderung sein.

Welche Schritte sind nun entscheidend, um gesetzeskonform zu arbeiten und wie kann der Umstieg auch noch kurzfristig gelingen?

Mit dem Stichtag am ersten Januar hat eine Übergangsphase begonnen, an deren Ende die vollständige Digitalisierung der Rechnungsstellung für deutsche Unternehmen anvisiert ist – zuerst im Inland, später in der gesamten EU. Angestoßen von der Europäischen Kommission und ihrem Richtlinienentwurf VAT in the Digital Age (ViDA) können Rechnungen damit nicht mehr wie gewohnt in Papierform empfangen werden. Wichtig: In der ersten Phase können deutsche B2B-Unternehmen mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2026 auch weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2025 ist zunächst nur der Empfang von elektronischen Rechnungen vorgeschrieben. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von 800.000 Euro keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr ausstellen, ab 2028 sind schließlich alle Unternehmen dazu verpflichtet, unabhängig von ihrem Umsatz.

In der ersten Phase muss der Käufer in der Lage sein, Rechnungen im XML-Format zu erhalten. Für Unternehmen kann es dabei zu einer Vielzahl an Herausforderungen kommen – je nachdem, welche IT-Lösungen sich bereits im Einsatz befinden und welcher digitale Reifegrad vorhanden ist. Auch die notwendigen Workflows, Mitarbeiterschulungen sowie die Compliance können bei geringen Ressourcen und ablaufender Zeit ein Problem werden. Besonders bei fehlender Expertise im eigenen Haus treffen Unternehmen schnell auf die ersten Stolpersteine. Wie ist eine gesetzeskonforme Lösung für eRechnungen auch kurzfristig noch implementierbar? An erster Stelle steht eine Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse und Lösungen sowie eine Überprüfung der technologischen Kompatibilität und rechtlichen Anforderungen mit Blick auf leichtgewichtige, einfach zu bedienende Software für die elektronische Rechnungsstellung. Zentrale Punkte bei der Auswahl sollten neben der intuitiven Bedienung auch Aspekte wie die GoBD-Konformität und ein breit aufgestellter Kundensupport sein. Anstatt die eigene Buchhaltungssoftware aus vielen einzelnen Anwendungen zusammenzustellen, empfehlen sich darüber hinaus ganzheitliche All-in-One-Plattformen, die den Mitarbeitern alle Werkzeuge und Dienste an einem Ort zur Verfügung stellen und so einen Gesamtüberblick über die Finanzen des Unternehmens, eine einheitliche Benutzererfahrung und ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit schaffen. Auf diese Weise lassen sich Hürden bei der Transition senken, das Change Management vereinfachen und die umständliche Datenübertragung von einem System in ein anderes verhindern. 

(Bildquelle: Zoho)

Noch wichtiger ist, dass die Software-Lösungen für die Verwaltung von eRechnungen flexibel für zukünftige Änderungen und Anpassungen der Gesetzeslage durch die Regierung sind. Unternehmen sollten daher bei ihrer Auswahl darauf achten, dass die in Frage kommende Software auf dem neuesten Stand ist, neue Vorschriften zeitnah unterstützt und auch langfristig in der Lage ist, wachsende Anforderungen mit einer skalierbaren Plattform zu verarbeiten.

Den gesetzlichen Anforderungen für das Verarbeiten von eRechnungen zu entsprechen kann, insbesondere für digital unerfahrene Unternehmen, durchaus eine Herausforderung sein. Mit der richtigen Software und qualifizierten Experten dahinter sinken die Hürden allerdings immens – und sie ebnen den Weg zu den zahlreichen Vorteilen, die eine digitale Rechnungsstellung mit sich bringt. Dazu gehören die vereinfachte und automatisierte Einhaltung von Vorschriften, die den Unternehmen helfen, ihre bestehenden Arbeitsabläufe zu straffen, den manuellen Aufwand zu verringern und die Möglichkeit von Fehlern auszuschließen.