Büro der Zukunft

Dass sich unsere Arbeitswelt verändert, ist kein Geheimnis, aber eine Herausforderung: Druckinfrastruktur, hybrides Arbeiten, automatisierte Arbeitsaufläufe, Tools und konsequente Sicherheitslösungen – all diese Themen müssen sinnvoll in die Unternehmensstruktur eingebunden werden. Wie das gelingen kann, was sich ändern muss und wie man die Zukunft nehmen sollte, darüber sprachen wir mit Michael Raberger, CEO Ricoh Deutschland.

Ulrich Parthier: Herr Raberger, wenn Sie zehn Jahre in die Zukunft blicken, was ist in der Arbeitswelt noch so wie heute?

Michael Raberger: Trotz Digitalisierung und Automatisierung und eines starken Wandels aller Lebensbereiche, Menschen werden weiterhin mit Menschen interagieren wollen, Geschäftsbeziehungen pflegen, Ideen, Produkte, Services und Prozesse mit dem Ziel von Wertschöpfung und Nachhaltigkeit entwickeln. Das Büro wird noch mehr als heute ein sozialer, kollaborativer und kreativer Ort als Gegenpol zum Home Office sein. Eine menschenzugewandte Unternehmenskultur, eine klare Vision in unsicheren Zeiten sowie agile Organisationsformen werden die Schlüsselfaktoren erfolgreicher Unternehmen sein. Hybrides Arbeiten, wie wir es eigentlich erst seit 2020 flächendeckend kennengelernt haben, bleibt Teil der neuen Normalität. Aber die Dosis wird den Unterschied machen und ausschlaggebend dafür sein, wie sich Unternehmensidentität und -kultur entwickeln.

Und so wie heute, wird es auch in zehn Jahren Partner wie Ricoh brauchen, um an der Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Welt, Mensch und Maschine zu unterstützen. Kunden in ganz Europa profitieren hier insbesondere von unserer Erfahrung und Expertise als Workspace Integrator. In Deutschland haben wir diese, durch die Übernahme von DataVision, dem Spezialisten für die Integration von modernen Meeting- und Workspacelösungen, kürzlich weiter vertieft. Mit unserem attraktiven sowie vielfältigen Service- und Technologieangebot für Konferenzräume, Arbeitsplätze und die digitale Zusammenarbeit im Allgemeinen, helfen wir Unternehmen dabei, sich optimal für die Arbeitswelt von heute und morgen aufzustellen.

Ich bin überzeugt, die Zukunft bietet viele Chancen, nicht nur für ein ausgefülltes und selbstbestimmtes Arbeitsleben, sondern auch für eine lebenswerte Welt. Technologien werden uns dabei helfen, aber uns nicht beherrschen.

Ulrich Parthier: Und was wird sich in den nächsten zehn Jahren auf jeden Fall verändern?

Michael Raberger: Der Fachkräftemangel gibt Menschen im Kontext der Arbeit und in Unternehmen endlich die Bedeutung und Aufmerksamkeit, die sie verdienen. Die Führungskultur wird vielerorts kooperativer, charismatischer und empathischer, um Talente zu halten und neue zu gewinnen.

Die Technologie wird vom Kostenfaktor zum Enabler unternehmerischer Veränderungsprozesse. Technologie ist nicht Selbstzweck, weil wir es (uns leisten) können, sondern braucht Menschen, die zu deren Nutzung befähigt werden. So entsteht zukünftig Wettbewerbsvorteil.

Das bedeutet auch, der „Kollege KI“ wird uns sicher nicht ersetzen, aber uns zunehmend dabei helfen, Arbeitsprozesse zu automatisieren, sodass die Belegschaft mehr kuratierende, kreative und beratende Aufgaben übernehmen kann. KI und Automatisierung werden somit zu einem Problemlöser und unterstützen dabei, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken.

Darüber hinaus unterscheiden wir Staaten und Unternehmen, wie z.B. in einer aktuellen Bitkom-Umfrage, derzeit noch in digitale Vorreiter und Nachzügler. In wenigen Jahren wird es diese Unterscheidung bei den Themen Digitalisierung und Automatisierung in der EU hoffentlich nicht mehr geben. Um dies zu erreichen, ist jetzt die Zeit der Weichenstellungen. Gerade im Bereich der Digitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft sind uns die nordischen Staaten beispielsweise ganz weit voraus. Um hier aufzuholen, ist klar, dass Deutschland mehr investieren muss.

Ulrich Parthier: Wie kann man den Erfahrungen von Ricoh nach Unternehmen am besten darauf vorbereiten?

Michael Raberger: Die Rahmenbedingungen sind komplex und stellen Mitarbeitende wie Führungskräfte gleichermaßen vor Herausforderungen. Das VUCA-Modell hilft uns dabei, Ursachen und Lösungen in eine gute Perspektive zu bekommen. VUCA steht für die vier wesentlichen Veränderungen der modernen Arbeitswelt und den sich daraus ergebenden Herausforderungen: hohe Volatilität der Märkte, die das Gefühl von Unsicherheit und erschwerte Planbarkeit erzeugen, steigende Komplexität durch viele Einflussfaktoren und die Mehrdeutigkeit, die keine einfachen Antworten mehr erlaubt.

In diesem Umfeld ist es wichtig, als Unternehmen ein Verständnis dafür zu entwickeln, wie o.a. Faktoren uns beeinflussen, eine klare Vision abzuleiten, wo wir konkret hinwollen, Verständnis bei den Mitarbeitenden zu schaffen und ein Organisationssystem zu bauen, dass agil und wendig ist, um sich diesem Umfeld flexibel anpassen zu können.

Die Schaffung eines digitalen Mindsets in Unternehmen, also einer grundsätzlich positiven und angstfreien Haltung gegenüber neuer Technologien und digitaler Prozesse, ist wohl die beste Vorbereitung auf die anstehenden Veränderungen.

Wir bei Ricoh verstehen uns als Digital Workspace Integrator, der alle Perspektiven – People, Place & Technology – berücksichtigt und Entscheider und Organisationen auf ihrer digitalen Reise begleitet.

Ulrich Parthier: Wer sollte die Digitalisierung intern in einem Unternehmen leiten, um das Büro der Zukunft anzupassen?

Michael Raberger: Eine unserer Ricoh-Umfragen zeigt, dass 64 Prozent der Mitarbeitenden davon überzeugt sind, mit den richtigen Technologien, Tools und Prozessen mehr Wert für ihr Unternehmen schaffen zu können. Mitarbeitende wollen die Digitalisierung und sollten dafür das „Empowerment“ ihres Arbeitgebers bekommen.

Das bedeutet, dass eine Digitalstrategie von sämtlichen Unternehmensbereichen und Top-Down getragen werden sollte. Oft sind es Fachbereiche, die Bedürfnisse artikulieren und die IT, die als Business Partner den Technologie-Part umsetzt. Aber natürlich braucht es dann die Befähigung der Menschen. Hierbei kommt den Personalabteilungen als Business Partner eine bedeutende Rolle zu.

Wir stellen bei unseren Kunden fest, dass CIOs, CDOs aber auch mittelständische CEOs häufig die Treiber der digitalen Innovation sind, sie zum Teil ihrer Strategie machen und daher in digitale Investitionen als Business Enabler involviert sind.

Ulrich Parthier: Welche Technologien spielen hier schon jetzt eine tragende Rolle?

Michael Raberger: Wir sehen die Druckinfrastruktur als Tor zum digitalen Arbeitsplatz und ein Multifunktionssystem (MFP) sowie entsprechende Software als Kernstück für modernes Dokumentenmanagement und Workflows in der Büroarbeit. Unsere Managed Print & Automation Services sichern hybrides Arbeiten und nahtlos automatisierte Arbeitsabläufe durch die Migration in die Cloud. Scannen ist heute Elementarfunktion und ermöglicht eine sichere Archivierung und zugleich schnellen Zugriff aller Beteiligter von überall und zu jedem Zeitpunkt. Unser DocuWare Enterprise Content Management System oder die intelligente Lösung Ricoh IDX für den elektronischen Rechnungslauf sind zwei bewährte Software-Lösungen, die Standards für digitales Dokumentenmanagement schaffen.

Ulrich Parthier: Wenn Unternehmen heutzutage wettbewerbsfähig bleiben wollen, müssen sie sich mit der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse auseinandersetzen. Wie werden digitale Workflows in Unternehmen eingesetzt und welche Vorteile ergeben sich in der Praxis?

Michael Raberger: Lösungen zur Prozessautomatisierung verhelfen Unternehmen zu schnelleren, effizienteren und genaueren Ergebnissen, mehr Produktivität sowie insbesondere auch einer verbesserten Customer Experience. Frustration bei Mitarbeitenden oder Kunden durch manuelle, verzögerte oder fehlerhafte Abläufe werden vermieden. Die erwähnte Ricoh-Studie zeigt, dass heute noch jedes dritte Unternehmen keinerlei Software für Produktivitäts- und Projektmanagement nutzt.

Unser Software-Flaggschiff DocuWare sowie andere spezialisierte Ricoh-Lösungen für die intelligente Workflow-Automatisierung steigern nachweislich die Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz des Unternehmens. Mit unseren strategischen Akquisitionen von DocuWare, aber auch Axon Ivy und unserer Ricoh Intelligent Data Exchange-Lösung haben wir ein Ecosystem aufgebaut, dass die wachsende Frage nach Software zur Workflowautomatisierung adressiert und dabei den Bereich Dokumentenmanagement miteinbezieht aber auch darüber hinausgeht. Gesteigerte Effizienz durch Automatisierung heißt auch, es entstehen für Mitarbeiter mehr Freiräume für Kreativität, neue Aufgaben und somit mehr Motivation. Gleich ob bei Großkonzern, Mittelstand oder Behörde, der Nachfrage-Trend geht zu Gesamtlösungen, die ein Workspace Integrator bieten kann. 

Ulrich Parthier: Nachhaltigkeit ist ein weiteres großes Stichwort. Was bedeutet Nachhaltigkeit in der Arbeitswelt für Sie – wo fängt sie an und wo hört sie auf?

Michael Raberger: Dekarbonisierung und soziale Verantwortung ist heute ein zentrales Thema für jedes Unternehmen. Eine Aufgabe, die einerseits mit einer manifestierten Haltung und Unternehmensphilosophie zu tun hat, aber auch geprägt ist von zunehmenden ESG-Standards und Berichtspflichten, die sich auf EU-Ebene bald auch auf kleinere Unternehmen auswirken werden. Und zugleich werden Unternehmen vom Markt und Kunden nach ihren Beiträgen zur Lösung der sozialen und ökologischen Herausforderungen bewertet, somit zu geschäftsentscheidenden Kriterien.

Bei Ricoh verbinden wir den Anspruch an nachhaltiges Wirtschaften beispielsweise mit Produkt-Neuentwicklungen wie der aktuellen MFP-Serie IM-Cxx10. Die Drucksysteme sind die ersten weltweit, deren Gehäuse zu 50 Prozent aus recycelten Kunststoffen besteht. Wir verwenden nachhaltige Materialien, verzichten auf überflüssige Verpackung und es wurde viel Entwicklungs-Knowhow eingesetzt, um branchenweit führende TEC-Werte und niedrigen Energieverbrauch zu erreichen. Zukünftig wird das ein Standard werden und die Entwicklung natürlich noch weitergehen. Das ist nur ein Puzzleteil unserer Nachhaltigkeitsstrategie bei Ricoh, aber zeigt auch den Anspruch an uns selbst. Zugleich sind überzeugende Nachhaltigkeitsargumente heute auch ein Verkaufskriterium im Vertrieb. Es hilft dem Kunden ganz konkret, seine CO2-Bilanz zu verbessern.

Ulrich Parthier: Das Metaverse galt mal als die nächste große Zukunftsvision. Jetzt wird es um das Konzept herum etwas stiller. Wie können Unternehmen schon ihre Mitarbeiter vorbereiten, wo noch nicht klar ist, welche Technologien sich am Ende durchsetzen?

Michael Raberger: Ich denke, es geht auch hier um die generelle Einstellung zu einer digital geprägten, offenen und innovationsfreudigen Unternehmenskultur. Ein Digital Mindset in der Organisation und Mitarbeiterschaft bedeutet Freiräume für Neues zu schaffen, so wie es Start-ups häufig praktizieren. Wenn es bereits produktbezogenen Themen wie Software-Verbesserung mit künstlicher Intelligenz gibt, finden diese Prozesse ohnehin statt. Wenn es wenig direkte Berührungspunkte gibt, können natürlich Touchpoints zur Inspiration und für Erlebnisse wie Workshops, Hands-on-Test oder Events zu digitalen Trends die Innovationskultur stärken.

Ulrich Parthier: Ein digitales Arbeitsumfeld bedeutet auch mehr Angriffspunkte. Wie gewährleistet Ricoh die Sicherheit von Daten und Informationen?

Michael Raberger: Als Workspace Integrator ist Cybersicherheit natürlich ein fester Bestandteil unseres Portfolios. Gerade im Hinblick auf die Modernisierung der Infrastruktur, die erweiterte Zugänglichkeit zu Daten, aber zugleich auch ständig neuer Methoden von Angriffen auf die IT, zählt die Sicherheit zu den Hauptprioritäten in Unternehmen.

Wir bieten mit der Ricoh RansomCare-Suite in Partnerschaft mit BullWall eine automatisierte, agentenlose Echtzeit-Überwachung an, die unrechtmäßige Verschlüsselung und Dateibeschädigung auf freigegebene Dateien sofort erkennt und Ransomware isoliert. Heute ist die digitale Ausstattung eines Unternehmens nicht mehr zentralisiert. Hybrides Arbeiten, Cloud-basierte agile Arbeitsweisen und internationale Vernetzung machen es notwendig, einen proaktiven Sicherheits-Ansatz zu implementieren. Wir haben dafür eine erprobte Lösung, sowohl für Mittelstand als auch Enterprise.

Ulrich Parthier: Herr Raberger, herzlichen Dank für das Gespräch.