Automatisierung der Finanzprozesse

Allen Digitalisierungsbemühungen zum Trotz: Manuelle Prozesse bestimmen in vielen Finanzabteilungen auch im Jahr 2021 noch den Arbeitsalltag. In der Folge fließt die Mehrheit der gesamten Arbeitszeit in die Abbildung aller Geschäftsvorfälle, um alle gesetzlichen Regularien einzuhalten und monatliche Reportings sicherzustellen.

Man könnte auch sagen: Finanzteams „verschwenden” Großteil Ihrer Arbeitszeit auf nicht wertschöpfende Tätigkeiten . „Verschwenden” nicht, weil sie überflüssig sind – sondern weil es auch anders, digitaler, ginge.

„Verschwenden” auch, weil von einer modernen Finanzabteilung heutzutage mehr erwartet wird – oder werden sollte – als Konten und Zahlungen abstimmen, Kalkulationen erstellen oder GuVs aufsetzen. Die moderne Finanzabteilung hat einen direkten Draht zur Geschäftsführung und fungiert als eine Art Unternehmensberater und Sparringspartner für jedwede unternehmerische Entscheidungen. Dafür braucht es nicht nur Zeit, da Finanzteams ihre Ressourcen anders einsetzen müssen, sondern auch Daten. Und eine ausreichende Datenmenge aggregiert man nicht per Hand.

Digitale, automatisierte Finanzprozesse sind also das A und O einer jeden modernen Finanzabteilung. Sie rationalisiert Arbeitsprozesse, minimiert Fehler, ist effizienter und schafft Ressourcen sowie Daten, die Finanzteams einsetzen können, um ihrer Beratungsfunktion gerecht zu werden. Doch wie digitalisieren und automatisieren Unternehmen ihre Finanzabteilungen erfolgreich?

1. Zeitfresser identifizieren: Sechs aus zehn Angestellten in Finanzabteilungen glauben inzwischen selbst, dass sie zu viel Aufwand in zeitfressende Aufgaben stecken. Das ist das Ergebnis einer YouGov-Umfrage. Üblicherweise sind die Reisekosten, das Ausgabenmanagement und die Zahlungsfreigabe sowie die Rechnungsfreigabe und -Digitalisierung die kleinen, ressourcenintensiven Stolpersteine des Arbeitsalltags. Auch wenn es zuerst einmal nicht besonders überraschend klingt: Bevor auch nur ein Handgriff digitalisiert wird, muss jedes Unternehmen haargenau analysieren, wo die Zeit eigentlich wirklich verloren geht. Nichts ist ärgerlicher, als gefühlte Problemfelder zu bearbeiten – nur um sich dann über den mangelnden Effizienzzuwachs zu wundern. Nur wenn die wirklichen Pain Points bekannt sind, bauen die Unternehmen ein internes Problembewusstsein und Verständnis für den Automatisierungsprozess auf.

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   Ein Beispiel aus dem Ausgabenmanagement: Ganz gleich ob Tankbelege, Reisekostenabrechnungen oder Geld für Materialien im Home Office. Das manuelle Einreichen, Kontieren und Prüfen von Belegen nimmt, gerade in der Finanzabteilung, eine Menge Zeit in Anspruch. Eine Studie des Fintech Pleo belegt: Zwei Drittel aller Unternehmen in Deutschland brauchen jeden Monat mindestens einen Arbeitstag oder länger, um alle Rechnungen zu digitalisieren. Jedes Unternehmen braucht eine derartige Übersicht über die eigenen Ressourcenfresser, um den Automatisierungs-Ball ins Rollen zu bringen.

2. Immer mehr Buchhaltungs-Tools bieten eine direkte Schnittstelle zu Datev: Über 2,5 Millionen Unternehmen und Steuerberater händeln ihre Finanzbuchführung inzwischen elektronisch über die Datev-Software. Doch Finanzteams wissen: Die Nutzung der Software ist nicht gerade intuitiv, sondern zeitraubend. Doch immer mehr einfach-zu-bedienende und übersichtliche Buchhaltungstools verfügen inzwischen über Schnittstellen zum Datev-Giganten. Sprich, die Tools pflegen die Daten aus ihrer Plattform selbstständig bei Datev ein, dort wo die Daten entstehen, also bei dem Mitarbeiter der eine Ausgabe einreicht, oder im Rechnungseingang. Wenn richtig genutzt, sparen Unternehmen so Zeit und der Datenaustausch zwischen Steuerberater, Finanzteam und Datev wird präziser.

3. Weniger ist (manchmal) mehr: Sobald ein Unternehmen die wichtigsten Zeitfresser identifiziert hat, gilt es die passenden Automatisierungslösungen zu finden. Und von einem Gedanken müssen wir uns gleich verabschieden: Der „goldene Schuss”, die eine „Alles-in-einem”-Lösung für die digitale Finanzabteilung gibt es nicht! Denn diese sogenannte „One-Stop-Shop”-Software ist in der Regel langwierig einzuführen, kostenintensiv, nur schwer verständlich für die meisten Mitarbeiter (die letztendlich tagtäglich mit der Software arbeiten müssen) und sind meistens zu nicht für alle Anwendungsfelder gleich gut. Sprich, sie können zwar alle Prozesse irgendwie digital abbilden, sind aber oft nicht spezifisch genug und steigen nicht in alle Feinheiten einer bestimmten Disziplin ein. Weiß ein Unternehmen also, welche Prozesse dringend automatisiert werden sollten, ist es ratsamer, kleine, individuelle, dafür aber passgenaue und detailreiche Tools zu nutzen, die sich mit einer volldigitalen Schnittstelle in darauf folgende Systeme integrieren um das spezifische Problem zu lösen (“Best of Breed” Lösung).

4. Automatisierung nicht um der Automatisierung Willen: Idealerweise arbeitet man mit einem Tool über mehrere Jahre. Nur dann ist es wirklich in den Arbeitsalltag integriert, wird vom ganzen Unternehmen akzeptiert und genutzt, nur dann lassen sich wirklich große Datenmengen sammeln und verwalten. Nicht minder wichtig ist daher, ob das anvisierte Tool auch kompatibel mit dem Arbeitsalltag und anderer Software im Unternehmen ist. Automatisierung, nur um der Automatisierung Willen ist Fehl am Platz. Sorgt die Pflege einer Software beispielsweise trotz aller guten Intentionen am Ende nur für Mehrarbeit, dann wird es von den Teams – den letztendlichen Nutzern der Software – schlicht nicht verwendet. Und alle hehren Pläne mit dem Tool und das Geld für dessen Setup sind passé. 

5. Denken aus der Perspektive des Endnutzers / Stakeholders
   Die Lösung sollte einfach zu nutzen sein für alle Stakeholder und auch Ihnen wertvolle Zeit sparen, Nur durch eine Nutzung über die Finanzabteilung hinaus wird solche eine Lösung im Unternehmen akzeptiert und erfolgreich sein.

6. Alles eine Frage des Netzwerks: Das Austauschen und Netzwerken mit anderen FinanzkollegInnen ist überraschend hilfreich. Nicht nur, um Visitenkarten loszuwerden – sondern auch, um die Automatisierung der eigenen Abteilung voranzutreiben. Viele KollegInnen teilen gerne ihr Wissen. Die Herausforderung sind meist die gleichen und vorhandene Probleme wurden höchstwahrscheinlich bereits von anderen gelöst. Gerade durch die digitale Tools wie Slack Gruppen und Linkedin ist das Vernetzen heutzutage einfacher denn je. 

7. Was gibt es bereits am Markt? Für die Rechnungsfreigabe und das Ausgabenmanagement sind Tools wie Candis, Getmyinvoices, Spendesk, Moss, Pleo oder Payhawk die Grundsteine, um Zeit zu gewinnen und Transparenz zu schaffen. Daneben lässt sich heutzutage gut ein erster Marktüberblick über Software Bewertungs-Webseiten erzielen. Informationen die früher nur teure Berater zur Verfügung stellen konnten, sind über Webseiten wie OMR Reviews und G2 heute schnell an der Hand.