Thought Leadership
Automatisierung ist innerhalb kürzester Zeit zu einem wichtigen Schlagwort in HR-Abteilungen geworden.
Angesichts der Notwendigkeit von Agilitäts- und Effizienzsteigerungen sehen sich viele Unternehmen dazu veranlasst, die Herangehensweise ihrer Mitarbeiter an alltägliche Aufgaben wie Beschaffung, Reporting und Gehaltsabrechnung neu zu bewerten. Derartige Back-Office-Aufgaben sind häufig mühselig und repetitiv sowie besonders anfällig für menschliche Fehler.
Wiederkehrenden und zugleich unerlässlichen Aufgaben verschlingen einen Großteil der Betriebskosten. Vieles spricht dafür, Routineaufgaben wie die Gehaltsabrechnung zu automatisieren. Doch was macht gerade diese zu einem so überzeugenden Kandidaten für die Robotic Process Automation (RPA)? RPA ist eine Automatisierungsmethode, die menschliche Handlungen imitiert und in digitale Systeme integriert. Sie funktioniert mit automatisierten Skripten, Software-Agenten und Bots, die Routineaufgaben mit einer Schnelligkeit und Genauigkeit erledigen können, die für reguläre Angestellte undenkbar wäre. Dadurch eignet sie sich für die wiederkehrende Ausführung strukturierter Aufgaben wie die Dateneingabe und -erfassung in Gehaltsabrechnungssystemen, das Öffnen von Anwendungen oder die systemübergreifende Kommunikation geeignet.
Warum die Gehaltsabrechnung ein geeigneter Kandidat für die Automatisierung ist
Die Gehaltsabrechnung ist deshalb ein hervorragender Kandidat für RPA, weil sie von Natur aus regelbasiert ist. Erstens gilt es sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden den korrekten Betrag – unter Berücksichtigung möglicher Steuerabzüge, Entgeltumwandlungen, Rentenbeiträge oder Studienkredite – erhalten. Zweitens muss darauf geachtet werden, dass alle Gehälter jeden Monat zum gleichen Zeitpunkt ausgezahlt werden. Drittens ist es wichtig, den Überblick über alle Personen zu behalten, denen ein Gehalt zusteht, und auch solche, die kürzlich aus dem Unternehmen ausgeschieden sind oder neu eingestellt wurden oder langfristig beurlaubt sind.
Vorteile der automatisierten Gehaltsabrechnung
RPA-Software erledigt dieselben Aufgaben bei geringeren Kosten, innerhalb kürzerer Zeit und noch dazu fehlerfrei (es sei denn, es gibt ein Problem mit den Regeln oder Prozessen, denen die RPA folgt). Sie kann bei folgenden Szenarien eingesetzt werden:
Kosteneinsparungen: Rund 59 Prozent der Teilnehmenden an der internationalen RPA-Umfrage von Deloitte gaben an, seit der Anwendung von Automatisierungssoftware auf ihre Gehaltsabrechnungssysteme von Kosteneinsparungen zu profitieren. Diese sind möglicherweise eine Folge der Effizienzsteigerung, da RPA-Prozesse wesentlich schneller ausführt. Vielleicht sind sie aber auch auf die Reduzierung kostspieliger Fehler zurückzuführen, die im Rahmen des Gehaltsabrechnungsprozesses unweigerlich entstehen, wenn Menschen beteiligt sind. Aber auch in anderen Bereichen des Personalwesens kann RPA einen Mehrwert bieten, da sie Mitarbeitende von Routineaufgaben befreit und ihnen Zeit für alternative Projekte schenkt, bei denen sie ihr volles Potenzial entfalten können.
Gesteigerte Produktivität: Menschen sind nicht dafür gemacht, über längere Zeiträume hinweg immer wieder dieselben prozessgesteuerten Routineaufgaben auszuführen. Denn das Gehirn verlangt nach permanenter Anregung und ist auf Problemlösung ausgerichtet – etwas, das einfache Verwaltungsaufgaben oder Gehaltsabrechnungsprozesse in den seltensten Fällen bieten. Die Konzentration leidet, es passieren Fehler und auch bei der Produktivität müssen Abstriche gemacht werden. RPA hat keines dieser Probleme. Solange sie korrekt kalibriert wurde und einen tadellosen Prozess befolgt, bearbeitet sie die ihr übertragenen Aufgaben fleißig bis zum Ende. Und das um ein Vielfaches schneller als jeder menschliche Mitarbeitende.
Return on Investment (ROI): RPA bietet einen nahezu unübertroffenen ROI. Sowohl EY als auch Deloitte sind in Studien zu dem Ergebnis gekommen, dass die durchschnittliche Zeit bis zur Amortisierung weniger als ein Jahr betrug. Ein weiterer Vorteil sind die vergleichsweise geringen Betriebskosten. RPA lässt sich spielend leicht in Ihre vorhandenen Gehaltsabrechnungsprozesse und -systeme integrieren, ganz ohne kostspielige oder zeitaufwendige Überarbeitung.
Gesteigerte Effizienz: Ähnlich wie beim vorangegangenen Punkt in Bezug auf die Produktivität lässt sich feststellen, dass ein RPA-Bot Aufgaben rund um die Gehaltsabrechnung wesentlich schneller und mit weniger Ressourcen erledigt als es bei entsprechenden manuellen Prozessen der Fall ist. Für einzelne Aufgaben wie die Gehaltsverarbeitung kann dies von unschätzbarem Wert sein. Wird die RPA jedoch auf mehrere Softwareprozesse im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung angewandt, sind beträchtliche Effizienzsteigerungen für Ihr Unternehmen möglich.
Compliance und Genauigkeit: RPA verbessert erwiesenermaßen die Compliance innerhalb von Unternehmen. In der internationalen RPA-Umfrage von Deloitte gaben 92 Prozent der Teilnehmenden an, nach der Implementierung von RPA Compliance-Verbesserungen festgestellt zu haben. Dieser Aspekt ist für Lohn- und Gehaltsabteilungen besonders nützlich, da das Steuerberichtswesen besondere Anforderungen an sie stellt und die Sicherstellung der diesbezüglichen Compliance häufig zeit- und ressourcenintensiv ist. Eng damit verbunden ist die Fähigkeit von RPA, die Qualität und Genauigkeit der HR-Funktionen zu verbessern. Ein RPA-Bot hält sich streng an den vorgegebenen Prozess, ohne in irgendeiner Weise davon abzuweichen, wodurch die Compliance sichergestellt wird. Außerdem stellt er stets einen aktualisierten Audit-Trail zur Verfügung, der ebenfalls ein wesentlicher Bestandteil der Compliance ist. Mit der Genauigkeit verhält es sich ganz ähnlich: Ein RPA-Bot, der sorgfältig definierte Regeln und Prozesse befolgt, kann im Grunde keine Fehler machen oder Dinge übersehen.
Zuverlässigkeit: Der einfachste Vorteil ist die Zuverlässigkeit von RPA im Hinblick auf die Automatisierung von Softwarelösungen für die Gehaltsabrechnung. Aufgrund ihrer relativ einfachen Beschaffenheit ist es unwahrscheinlich, dass RPA von längeren Ausfällen betroffen ist, insbesondere wenn sie von einem Cloud-Anbieter mit garantierter Verfügbarkeit gehostet wird. Im Gegensatz zu manuellen Prozessen arbeitet RPA ununterbrochen weiter, und zwar auch dann, wenn das Büro geschlossen ist oder andere Bereiche des Unternehmens von Störungen betroffen sind.
Onboarding und Versetzung von Mitarbeitenden: Das systemübergreifende Onboarding von Mitarbeitern ist ein arbeitsaufwendiges Verfahren. Häufig müssen Daten mehrfach eingegeben und Informationen in verschiedenen Systemen zur Speicherung von Gehaltsabrechnungsdatensätzen gegengeprüft werden. Und wie wir bereits erörtert haben, führt die stumpfe, wiederholte Eingabe von Daten früher oder später zu Fehlern. Beim Einsatz von RPA aktualisieren Digital Worker fortlaufend Systeme zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, informieren Stakeholder mithilfe automatisierter Benachrichtigungen und stellen sicher, dass die Mitarbeiter den richtigen Betrag zum richtigen Zeitpunkt erhalten.
Gehaltsabwicklung: Die Gehaltsabwicklung ist eine notwendige, jedoch nicht sonderlich beliebte Aufgabe. Sie kann Stunden dauern und Fehler bei der Gehaltsberechnung trüben die Stimmung unter den Mitarbeiten. RPA sorgt diesbezüglich für einen reibungslosen Ablauf. Dank ihrer Fähigkeit, Gehaltsprozesse über eine Vielzahl von Systemen hinweg automatisch zu verwalten, kann schneller, kosteneffizienter und fehlerfrei sichergestellt werden, dass die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter stets pünktlich erfolgt.
Gehaltsüberprüfungen: Ähnlich wie die Gehaltsverarbeitung kann auch die Überprüfung der Mitarbeitergehälter sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn regelmäßige Gehaltsanpassungen die Regel sind, beispielsweise in Vertriebs- oder anderen provisionsbasierten Umgebungen. Ein Digital Worker berechnet die Veränderungen für Sie, verwaltet das Gehaltsbudget und aktualisiert die zugehörigen Datensätze, wodurch Sie Zeit und Aufwand sparen.
Steuerberichtswesen: Die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben im Steuerberichtswesen verschlingt eine Menge Ressourcen. Das gilt umso mehr, wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Ländern tätig ist. RPA befreit Sie weitestgehend von dieser Last. Digital Worker automatisieren Gehaltsdatenübertragungen und synchronisieren Berichte über verschiedene Systeme hinweg, sodass Sie – unabhängig von der Komplexität Ihrer Unternehmensstruktur – stets alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen.
Verwaltung von Zusatzleistungen für Mitarbeitende: Das Anbieten von Zusatzleistungen für Mitarbeitende ist entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben und als Unternehmen für die besten Fachkräfte attraktiv zu sein. Dies ist für Ihre Lohn- und Gehaltsabteilung jedoch oftmals mit viel Arbeit verbunden. Stets den Überblick darüber zu behalten, wer an Gesundheitsprogrammen oder Entgeltumwandlungssystemen teilnimmt oder zusätzliche Rentenbeiträge einzahlt, kostet Zeit und Ressourcen. Durch die Automatisierung von Abonnements, Updates, Anmeldungen und Bereitstellung können Sie mithilfe von RPA auf ressourcenschonende Weise erstklassige Zusatzleistungen bieten.
Die Gehaltsabrechnung ist eine der HR-Funktionen, die am besten für die Automatisierung geeignet sind. Automatisierung verändert die Arbeitswelt und es gibt nur wenige Aufgaben, die besser für RPA geeignet sind als die Gehaltsabrechnung. Buchhaltungs- und HR-Abteilungen weltweit binden wertvolle Fähigkeiten und Ressourcen für die Lohnbuchhaltung, die für nutzbringendere Aufgaben eingesetzt werden könnten. In Anbetracht des Vorhandenseins diese effizienteren, kostengünstigen Alternative, die zudem ohne Weiteres verfügbar ist, ist es an der Zeit, Mitarbeitern unter die Arme zu greifen.
www.blueprism.de
