Thought Leadership
Die Digitale Transformation versetzt Unternehmen in die Lage, strategischer vorzugehen, weil sie vorhandene Daten besser nutzen können. Sie erhalten mehr Transparenz über die finanzielle Situation und betriebliche Leistung und können dank der Automatisierungsmöglichkeiten die Effizienz der Buchhaltung steigern.
Zudem werden Prozesse miteinander integriert, standardisiert und vor allem werden bisher manuelle Tätigkeiten in das digitale Ganze überführt und eingebunden.
Buchhaltungsteams, die diese Chancen vollständig umsetzen, verbringen 80 Prozent weniger Zeit mit täglichen und periodenbezogenen Buchhaltungsaktivitäten, wie zum Beispiel Kontenanalysen, IKS, Konto- oder Transaktionsabstimmungen, und haben die volle Transparenz und Sichtbarkeit dieser Prozesse. Führungskräfte können die Gründe für Ineffizienzen, Inkonsistenzen und Fehler im Prozess genauer und aktueller erkennen. Infolge haben sie die Möglichkeit, punktgenau zu reagieren, korrigierend einzugreifen und kontinuierlich die Prozesse zu optimieren. Nun wird seit Jahren über die digitale Transformation diskutiert – auch in den Finanzabteilungen – und man bekommt gelegentlich den Eindruck, als ob sie ein leichtes wäre. Doch es ist eine strategische Herangehensweise von elementarer Bedeutung, wenn man genau die Resultate erreichen möchte, die man sich vorgenommen hat. Daher ist ein entscheidender Teil der Transformation das geplante Change-Management, das alle Beteiligten in unterschiedlichen Stufen und Phasen aktiv einbezieht. Die digitale Transformation und das Change-Management ist ein TeamSport, auch in Finanzabteilungen.
Auf der jährlichen BlackLine Konferenz „BeyondTheBlack“ im Herbst 2020 hat das Unternehmen diesem wichtigen Thema entsprechend viel Raum gegeben.
Denn ein strategisches Change-Management ist wichtig, um in Finanzabteilungen ineffektive, riskante und manuelle Prozesse zu eliminieren und durch moderne Methoden, wie beispielsweise Continuous Accounting, nahtlos zu ersetzen. Dafür sind drei wesentliche Aspekte entscheidend:
1. Der Plan
Einen Plan zu haben klingt immer gut. Aber in diesem Fall ist mehr als nur ein Plan von Nöten. Es geht auch darum, eine langfristige Perspektive oder Vision für die Finanz- und Rechnungswesen-Organisation zu haben und Meilensteine zu definieren. Erst damit und mit einem Change-Management-Plan lässt sich die gesamte Finanzorganisation inklusive des Teams in die neue und umfassende Ära der Digitalisierung überführen. So stellt ein Unternehmen sicher, dass Mitarbeiter für die Veränderung, die auch ihren Arbeitsplatz in der Finanzabteilung verändert, vorbereitet und gerüstet sind. Es geht darum, dass die Mitarbeiter in der Abteilung die Veränderung nutzen, annehmen und optimieren.
Für ein geplantes und strategisches Change Management haben sich diverse Methoden etabliert. Eine davon ist das Prosci ADKAR-Modell, mit dem Kunden von BlackLine bereits sehr gute Erfahrungen bei der digitalen Transformation ihrer Finanzabteilungen gemacht haben. Im Wesentlichen folgt man bei dieser Methode einer Matrix, die alle wichtigen Aspekte für die Umgestaltung behandelt: Erkenntnis, Wunsch, Wissen, Fähigkeit und Verstärkung (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement = ADKAR).
2. Der Spielmacher und Strippenzieher
Es ist wie beim Fußballspiel, ohne einen guten Kapitän wird es schwierig bis unmöglich. Genau diese Rolle ist auch im Prozess des Change-Managements bei der Digitalisierung einer Finanzabteilung von entscheidender Bedeutung. Diese zentrale Rolle gebührt einer dedizierten Person, die die Strategie, die Tragweite und das Ausmaß sowie das Timing bestimmt. In großen Unternehmen wird hierfür oft ein Global Process Owner installiert. Gleichermaßen ist dieser Spielmacher aber auch Teil des Teams und damit verantwortlich dafür, dass neben dem eigenen aktiven Engagement in den Change-Prozessen auch eine sinnvolle Vernetzung im Team entsteht. All das, um in einer bestimmten Zeit die bestmögliche Digitalisierung der Finanzabteilung zu erreichen und um von alten, ineffizienten, manuellen und riskanten Prozessen endgültig Abschied zu nehmen.
Laut den Erfahrungen von BlackLine und seinen Kunden ist die Wahrscheinlichkeit, die gesteckten Ziele unter Einbindung eines Spielmachers zu erreichen oder zu übertreffen, um 93 Prozent höher als ohne diesen strategischen Ansatz.
3. Helden der Idee und Umsetzung
Wie überall in Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die klassische Macher sind und Dinge pragmatisch vorantreiben. Ebenso gibt es Mitarbeiter, die weniger an der Ausführung einer bestimmten Sache interessiert sind, dafür aber kontinuierlich existierendes hinterfragen und vor allem mit neuen Ideen aufwarten. Beide sind gleichermaßen für eine Transformation der Finanzabteilung essenziell. Nur stellt sich die Frage, wie man die passenden Teammitglieder für die entsprechenden Rollen findet und motiviert, aktiv am Prozess beizutragen. Selbstverständlich gilt es das Team genau zu beleuchten und jeden Einzelnen individuell anhand seiner Fähigkeiten mit auf die Reise zu nehmen.
Aber es existieren Grundtendenzen: Zu den ideenorientierten Spezialisten, also den Visionären und Strategen, gehören oft Corporate Accounting Manager. Sie verstehen was man mit Lösungen wie beispielsweise von BlackLine erreichen kann. Sie haben ein großes Bedürfnis Neues zu lernen und blicken über den Tellerrand hinaus. Im Vergleich dazu zählen oft Konsolidierungsmanager zu den Innovatoren und Optimierern, die anpacken und machen. Sie probieren aus, testen Ideen, arbeiten prozessorientiert und sind stark in der Kommunikation im gesamten Team.
Das Ziel im Blick
Der Erfolg bei einer Digitalisierung und Optimierung in Finanzabteilungen hängt von diversen Faktoren ab. Selbstverständlich gilt es für die Digitalisierung die passenden Tools und Lösungen zu finden, die untermonatlich und kontinuierlich dazu beitragen, dass der End-to-End-Prozess durch Automatisierung effizient wird. Damit werden Inkonsistenzen vor dem Monats-, Quartals- und vor allem dem Jahresabschluss eliminiert, so dass die Einzelabschlüsse wirklich schnell und „touchless“ sind. Diese Werkzeuge ermöglichen es den Finanzteams, Veränderungen voranzutreiben – auch ganz ohne den Support der IT-Abteilung. Es ist jedoch ebenso wichtig, den Change-Prozess strategisch zu planen und vor allem das gesamte Finanzteam davon zu überzeugen und zu begeistern. Denn nur wenn durch Spezialisten erkannt wird, welche Altlasten in den Prozessen bestehen, welche Möglichkeiten sich durch die Digitalisierung ergeben und wie man von A nach B oder sogar nach D kommt, kann der Change-Prozess zum gewünschten Resultat führen – zum Wohl des Finanzteams und zur besseren und sicheren Steuerung des Unternehmens.
