Vom Daten-Friedhof zum Informations-Management

Ist das wichtig – oder kann das weg? Diese Frage stellen sich nicht nur Projektmanager, Hausjuristen und IT-Verantwortliche immerhäufiger: Spätestens seit Einführung der DSGVO ist das Bewusstsein für die Notwendigkeit eines Lebenszyklus-Managements von Informationen (ILM) mitfristgerechter Löschung von Daten und Dokumenten gewachsen.

Auch die Kosten für allzu mächtige Datenbanken oder eine anstehende Migration auf S/4HANA können aktuell den Druck erhöhen, eine konsequente und systematische Archivierung voranzutreiben. Diese sollte allerdings nicht auf Kosten von Transparenz, Benutzerfreundlichkeit und Informationsfluss gehen.

Mit der Datenschutzgrundverordnung kam die große Betriebsamkeit: Jedes Unternehmen, das sensible oder personenbezogene Daten verarbeitet und speichert, musste sich zunächst einen Überblick verschaffen, welche Daten zu welchem Zweck eigentlich an welchen Stellen gehortet werden. Und dann, wie lange deren Speicherung überhaupt notwendig oder zulässig ist. Denn jedes Dokument und jede Art von Datensatz unterliegt eigenen Lösch- und Aufbewahrungsfristen: Steuerlich relevante Belege etwa müssen mindestens zehn Jahre verfügbar sein, Bewerberunterlagen hingegen nach Abschluss einer Stellenausschreibung umgehend gelöscht werden. Bei einem stetig wachsenden Informationsaufkommen – die Menge der weltweit produzierten Daten verdoppelt sich im Schnitt alle zwei Jahre – ist ein rechtskonformes und professionelles Management der Speicherung ohne Software-Unterstützung schlicht illusorisch. Die teils drastischen Sanktionen bei Datenschutzverstößen wurden so zum wichtigen Treiber für einen differenzierteren Umgang mit der Datenspeicherung.

Umstieg mit leichtem Gepäck

Auch überquellende Datenbanken sind ein guter Grund, sich mit ILM und Archivierung zu beschäftigen: Je voller die Server, desto behäbiger das System und desto höher die laufenden Kosten. Steht dann noch ein Upgrade auf eine neue Software-Version oder gar der Wechsel einer Anwendung ins Haus, wächst die Bereitschaft, nicht unbedingt benötigte Informationen in ein Data Warehouse auszulagern oder zumindest fristgerecht zu löschen. Das ermöglicht mitunter eine deutlich schlankere Umsetzung mit kleinerem Budget mit kleinerem Budget.

So weit, so einfach. Die Praxis ist es allerdings oft nicht: Denn Unternehmenswissen liegt in der Regel in einer Vielzahl an Dateiformaten und in ganz unterschiedlichen Anwendungen vor – vom E-Mail-Programm bis zur Warenwirtschaft von SAP. Werden diese dann in verschiedene Archive verschoben und muss danach ein älterer Geschäftsvorfall oder ein Projektdetail recherchiert werden, entsteht der einmal eingesparte Aufwand nicht selten an anderer Stelle: bei der aufwändigen Suche.

Leichter finden – auch im Archiv

Hagen Mrowetz, SAP-Experte bei Optimal Systems, hat etwas gegen das mühsame Durchforsten von Archiven: Die Logik einer umfassenden und flexiblen Enterprise Content Management (ECM) Lösung, die dank einer Vielzahl an Schnittstellen als zentrale, abteilungsübergreifende Informationsplattform fungieren kann. „enaio sorgt im Grundsatz dafür, dass das Unternehmenswissen – unabhängig von Dateiformat und der Anwendung, in der es erzeugt oder bearbeitet wird – durchgängig verfügbar ist, ohne Bereichsgrenzen.“ Hierzu legt enaio alle Daten und Dokumente in einer digitalen Aktenstruktur ab. So finden Nutzerentsprechend ihrer Zugriffsrechte sämtliche zu einem Projekt gehörenden Informationen: Pläne, Beschreibungen, Bilder, Videos, Belege,Lieferantendaten oder E-Mails können gebündelt angezeigtundaufgerufen werden, anstatt mehrere Suchläufe in verschiedenen Anwendungen zu starten. Die gleiche Funktionalität bietet die ECM-Lösung auch nach der Archivierung.

Diese erfolgt ebenfalls denkbar einfach: Dank der Flexibilität der ECM-Lösung ist diese offen für verschiedenste Drittanwendungen, von Microsoft Office bis hin zu den gängigen ERP-Systemen. Im Fall von SAP nutzt enaio nutzt die zertifizierte Archivschnittstelle ArchiveLink, um relevante Daten in ein Archiv auszulagern und zugleich innerhalb der Aktenstruktur des ECM-Systems verfügbar zu halten. Werden in enaio archivierte Informationen zu einem späteren Zeitpunkt wieder in SAP gebraucht, stellt die ECM-Lösung ie ECM-Lösung diese in der gewohnten Ansicht zur Verfügung – ohne damit die Datenbank zu belasten. Außerdem kann ein SAP-Anwender aus einem Datensatz direkt in die dazugehörige enaio Vorgangsakte springen und umgekehrt. Das spart viel Zeit und erhöht die Auskunftsfähigkeit, betont Hagen Mrowetz: „SAP-Nutzer können dank enaio mit wenigen Klicks der gesamten Vorgang aufrufen, ohne durch verschiedene Menübäume navigieren oder zusätzlich andere Anwendungen starten zu müssen.“

Selektives Gedächtnis

Die in SAP ILM vorgegebenen Regeln für Aufbewahrung und Löschung behalten dabei ihre volle Gültigkeit. Werden sie in enaio archiviert, sind die Informationen nicht nur dauerhaft und sicher gespeichert, sondern werden – entsprechend der in SAP ILM hinterlegten Löschfristen – auch vollständig aus allen Systemen getilgt. Auf die Umsetzung eines sogenannten Legal Hold ist ebenfalls Verlass: Informationen, deren Löschung zwar ansteht, die aber beispielsweise wegen eines schwebenden juristischen Verfahrens noch aufbewahrt werden müssen, können in SAP ILM einen entsprechenden Vermerk erhalten. Er setzt die automatische Löschung nach Fristen außer Kraft und überlässt die Entscheidung dem fachlichen Nutzer, wie lange die Daten noch verfügbar bleiben müssen. enaio sorgt in jedem Fall dafür, dass die betreffenden Informationen entsprechend dem jeweils aktuellen Stand im Lebenszyklus-Management behandelt werden. Das hält Datenbanken und Betriebskosten schlank und reduziert rechtliche Risiken in Bezug aufdieEinhaltung der DSGVO.

Dr. Olaf Holst, Chief Technology Evangelist, Optimal Systems, www.optimal-systems.de