Was tun gegen Pop-up-Nachrichten?

Ein eigentlich banaler, weil alltäglicher Vorgang stellt sich zunehmend als Hürde heraus: Pop-ups. Trotz rasant fortschreitender technischer Möglichkeiten erweist sich eine solch komplexe Anwendung für die Entwickler in Sachen Codierung und Beschaffenheit oftmals als große Herausforderung. 

Steigende Personalkosten und zeitraubende Tätigkeiten: Stellen sich in Unternehmen Fragen nach strafferer Arbeitsorganisation und effizienterem Ressourcenmanagement, so stehen diese Themen häufig ganz oben auf der Tagesordnung. Dabei gehen die Überlegungen im Zuge der Digitalisierung oft dahin, der Belegschaft repetitive sowie verwaltende Aufgaben durch technische Lösungen abzunehmen. Ziel solcher Maßnahmen ist es, die Mitarbeiter von diesen Begleittätigkeiten zu befreien, um ihnen wieder mehr Raum für ihre Kernkompetenzen und eigentlich vorgesehenen Arbeiten zu verschaffen. 

„Sich ständig wiederholende Routineabläufe kosten oft viel Zeit und binden das Fachpersonal überdurchschnittlich lange, sodass wichtige Dinge liegen bleiben oder verschoben werden müssen“, berichtet Alexander Steiner, Chief Solution Architect der meta:proc GmbH. Behindern sich operative Aufgaben und dringende Angelegenheiten gegenseitig, so entstehen zwangsläufig Verzögerungen und Prozesse geraten durcheinander. Abhilfe schafft in solchen Fällen immer häufiger die Übernahme von Routinetätigkeiten durch technische Hilfsmittel wie beispielsweise Robotic Process Automation (RPA). Hierbei erledigen Software-Roboter die anfallenden Arbeiten selbstständig und kontinuierlich. Doch trotz rasant fortschreitender technischer Möglichkeiten stellt eine solch komplexe Anwendung die Entwickler in Sachen Codierung und Beschaffenheit in der Regel vor große Herausforderungen.

Pop-ups: banales Problem, hohe Hürden

Um eine reibungslose Funktionsweise garantieren zu können, muss RPA allerlei Ansprüchen genügen. Trotz exakter Programmierung steht und fällt die Qualität der Automatisierung von ehemals menschlichen Arbeitsschritten mit der Möglichkeit, auf unvorhergesehene Ereignisse angemessen reagieren zu können. Besonders auf der grafischen Benutzeroberfläche, also dem hauptsächlichen Spielfeld der virtuellen Arbeitskollegen, kommt es dabei zu Problemen mit der Handhabung und Bedienung. Ein eigentlich banaler, weil alltäglicher Vorgang stellt sich zunehmend als Hürde heraus: Pop-ups dienen zur Interaktion mit dem Benutzer und fordern entsprechende Handlungen. Die dynamischen Dialogfenster erscheinen an den unterschiedlichsten Stellen und zu unvorhersehbaren Zeitpunkten.

„Jeder kennt es, sowohl aus dem beruflichen als auch vom privaten PC-Gebrauch: Der Rechner kommuniziert durch Pop-up-Fenster mit dem Anwender, wobei die Meldungen unterschiedlichen Ursprungs sind. Nachrichten des Betriebssystems, des Mailprogramms, verschiedener Applikationen oder aber auch von geöffneten Webseiten verlangen nach Aufmerksamkeit und Bearbeitung“, charakterisiert Steiner das Problem. „Ein gutes Beispiel hierfür bildet die zunehmende Menge an Meldungen zu Datenschutz und Cookie-Nutzung durch die neuen Richtlinien der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung. Relevante Meldungen von unwichtigen Inhalten wie Werbung zu unterscheiden ist für ein RPA-Tool dabei recht schwierig, zumal die Pop-ups in Design und Content immer komplexer werden und ihre Anzahl rasant steigt.“

Dies wirft unweigerlich die Frage auf, wie die Standard-Arbeitsumgebung für die digitalen Teammitglieder konfiguriert sein muss, um ein effektives, zeitsparendes Agieren zu ermöglichen. Natürlich gibt es Methoden, um bestimmte Meldungen auszublenden – auf die Gesamtheit der Informationen lassen sich diese in der Regel jedoch nicht anwenden. Das Ausblenden aller Pop-up-Nachrichten wäre zwar die technisch einfachste Option, würde in vielen Fällen allerdings auch Informationen unterbinden, die für die Bearbeitung des vorgegebenen Prozesses selbst notwendig sind. Zudem setzt diese Lösung eine Umkonfiguration des zu automatisierenden Gastsystems voraus, was in einigen Fällen wiederum durch das Fehlen von Administrationsrechten verhindert wird. Es gilt also, die Software-Roboter so zu programmieren, dass sie wichtige Informationen entsprechend automatisch filtern – ein äußerst komplexes und herausforderndes Unterfangen.

Skill-Level vs. Flexibilität

Bei ersten Gehversuchen im Bereich RPA greifen viele Unternehmen gern zu Lösungswegen, mit denen sie auch bei geringem Fachwissen möglichst schnell Ergebnisse erzielen. „Dieser nachvollziehbare Ansatz funktioniert allerdings nur bedingt, und zwar bei einer überschaubaren Menge von Bots. Eine Skalierung über diese Grenzen hinaus gestaltet sich oft schwierig und ist im laufenden Betrieb sowohl fehleranfällig als auch arbeitsaufwendig. In einem solchen Szenario soll der Nutzer durch den Einsatz diverser Software-Anwendungen die Chance erhalten, auf einer weitestgehend verständlichen Abstraktionsebene ohne spezielle Programmierkenntnisse arbeiten zu können“, erklärt Software-Experte Steiner. Dabei besteht die Möglichkeit, den bekannten Prozess eins zu eins und so komfortabel wie es geht nachzubilden.

„Eins zu eins“ bezeichnet in diesem Fall allerdings lediglich die Idealvorstellung des Prozessablaufs. Eventuelle Abweichungen werden in der Regel komplett oder zumindest in großen Teilen außen vor gelassen. Der auf diese Weise generierte sogenannte Happy Path lässt sich mit solchen Maßnahmen schnell automatisieren, arbeitet aber – wenn überhaupt – nur einen geringen Teil aller möglichen Permutationen des Prozessverlaufs ab. Die Folge: In vielen Fällen bricht die Bearbeitung bei einer Abweichung vom vorab definierten Pfad vorzeitig ab, beispielsweise bei der unvorhergesehenen Einblendung eines Pop-ups. Aufgrund der durch die Lösung vorgegebenen Funktionen muss sich der Anwender außerdem für kompliziertere Fälle entweder einen Workaround bauen oder eben doch Anpassungen am Prozess vornehmen, um ihn in der durch die Software-Anwendung vorgegebenen Funktionalität abbilden zu können. Beide Fälle führen mittelfristig zu teilweise schwer nachvollziehbaren Ablaufänderungen im Vergleich zum Originalprozess.

Solide Grundlagen für eine Automatisierungsstrategie etablieren

Hinzu kommt die eingeschränkte Flexibilität des für den „Happy Path“ erstellten Software-Roboters nach der Produktivsetzung. Dieses Problem versuchen Entwickler oftmals durch kontinuierliche Anpassungen des Testpfads zu lösen. Da die Vielzahl von Optimierungsversuchen in der Regel jedoch nur reaktiv und fallbezogen mit den Bordmitteln der eingesetzten Software-Anwendung wenig bis gar nicht dokumentiert werden, sind hohe Pflegeaufwände eines auf dem „Happy Path“ basierenden Bots vorprogrammiert. Eine weniger abstrakte Ebene zur Erstellung der Software-Roboter bietet der Einsatz der in manchen Augen etwas veralteten Programmierlösung: Hier haben Entwickler eine deutlich größere Chance, Nicht-Standard-Fälle in die Automatisierung einzubeziehen und komplexere Datenverarbeitungs-vorgänge im Prozess selbst abzubilden sowie auf oben genannte Abweichungen dynamischer einzugehen.

Zudem bekennen die Verantwortlichen sich in solchen Fällen bei der Erstellung der Bots unweigerlich zu einer deutlich strukturierteren Vorgehensweise, die dem Unternehmen nachhaltig bei der Weiterentwicklung und Pflege zugutekommt. „Einen gefühlten Nachteil bildet die Tatsache, dass bei dieser Lösung nicht mehr jeder Anwender an der Entwicklung der virtuellen Helfer mitwirken kann“, weiß der Chief Solution Architect aus Erfahrung. „Durch die neu eröffneten Möglichkeiten, die bei dieser Maßnahme entstehen, rückt der Faktor jedoch schnell in den Hintergrund. Insbesondere beim Einsatz in größeren, heterogenen und vor allem föderalen Umfeldern entwickelt sich dieser gefühlte Nachteil sogar zu einem strategischen Must-have: Betriebe können eine zentralisierte und im Unternehmenskontext deutlich besser koordinierbare sowie integrierbare RPA-Factory etablieren.“ Außerdem schaffen sie eine solide Grundlage für ein skalierbares und pflegeleichtes RPA-Ökosystem.

Methodik schlägt Pragmatismus

Typischerweise kommen bei der Erstellung von Software-Robotern, die beispielsweise auf Java beruhen, Standard-Methoden der Software-Entwicklung zum Einsatz. Diese beinhalten sowohl strukturierte Analysen und agile Verfahrensweisen als auch eine entsprechende Qualitätssicherung zur Optimierung der virtuellen Helfer im Vorfeld der Produktivsetzung. Außerdem sorgen definierte Test-Szenarien, die Erstellung sauberer Dokumentationen sowie die Integration in bestehende Unternehmensprozesse wie beispielsweise ein Change- und Release-Management für reibungslose Abläufe. „Alle Beteiligten sollten im Voraus wissen, wann eine andere Abteilung an einer Applikation welche Änderungen durchführt, um die Anpassungen des Software-Roboters parallel abzuwickeln. Auf diese Weise lassen sich unliebsame Überraschungen vermeiden und während der nachgelagerten Anpassung des Bots muss nicht auf die Automatisierung verzichtet werden“, legt Steiner dar.

Dieser Schritt lässt sich jedoch nur im Kontext eines fachbereichsübergreifenden Change- und Release-Managements sicherstellen. Darüber hinaus führt diese Herangehensweise schnell zur Etablierung eines zentralisierten RPA-Entwicklerteams, das den unkontrollierten „Wildwuchs“ und den damit verbundenen überproportionalen Pflegeaufwand von Software-Robotern in einer föderalen Unternehmensstruktur eindämmt. Denn nicht nur die Abhängigkeiten der virtuellen Helfer zu den Applikationen gilt es zu bewerten, auch Abhängigkeiten zwischen den Bots selbst und/oder anderen (Backend-)Automatismen im Unternehmen können zu ungeahnten Herausforderungen, insbesondere bei einer Fehleranalyse, führen – vor allem bei unsauber dokumentierten Abläufen. „Natürlich hindern die zuerst genannten Software-Anwendungen ein Unternehmen nicht daran, eine solche Struktur ebenfalls aufzusetzen, doch je geringer die Einstiegshürde, um einen Bot zu erstellen, desto größer ist die Versuchung, die Tools in einer pragmatischen Weise dezentral einzusetzen“, unterstreicht der Experte der meta:proc GmbH. „Bei zunehmender Zahl von Software-Robotern in Kontext eines unternehmensweiten Prozessnetzes wird sich dies schnell rächen.“

www.metaproc.com