Rechnungsausgang im Homeoffice optimieren

Spätestens das Corona-bedingte Homeoffice hat gezeigt: Auch der deutsche Mittelstand kann Digitalisierung, besonders wenn es darauf ankommt! Gerade erfahrene Entscheider in KMU handelten in der Krise effizient und digitalisierten zielgenau.

So konnten Angestellte auch aus der Heimarbeit der letzten Monate heraus erfolgreich viele Arbeitsabläufe ortsunabhängig umsetzen und es kam zu erfreulich wenig (längerfristigem) Stillstand.

Bei einigen Prozessen sah das allerdings anders aus, etwa beim Rechnungsausgang. Da die reibungslose Fakturierung jedoch die Liquidität des Unternehmens sichert, sollte es hieran keinesfalls „hapern“. Das setzt somit eine Frage auf die betriebliche Agenda: Wie kann der sichere, steuer- und rechtsverbindliche Rechnungsversand auch aus dem Homeoffice optimiert werden?

Selbst für notorische Digitalisierungs-Nachzügler gibt es hier zum Glück einfache, schnell umsetzbare und passgenaue Möglichkeiten, die unmittelbar zu einer merklichen Prozessverbesserung führen. Falls Sie als (Accounting-)Entscheider also daran interessiert sind, den betrieblichen Rechnungsablauf zu optimieren, lesen Sie nun, welche Möglichkeiten es gibt.     

Probleme bei Rechnungsprozessen aus dem Homeoffice: Weshalb?

Bei einigen KMU blieben die Software-Zugriffsrechte aus dem Homeoffice heraus unzureichend oder Fehler beim Rechnungsabgleich und schleppende Freigabeprozesse sorgten für Verzögerungen. Darüber hinaus können Material- und Infrastrukturressourcen für den Rechnungsdruck im Homeoffice nicht ausreichen oder logistische Probleme bei Rechnungserstellung und Rechnungsdruck eine Hürde darstellen.

Der Großteil der Herausforderungen lässt sich glücklicherweise schnell beheben. Zum Beispiel durch die Etablierung digitalisierter Rechnungserstellungs- und Versandprozesse. Wird der Rechnungsausgang elektronisch optimiert, löst das zudem nicht nur diese akuten Probleme. In der Regel wird auch die Fehlerquote gesenkt, der Materialverbrauch reduziert und Kosten eingespart. Ebenso verkürzen sich Zahlungsläufe und man erhöht die Servicequalität für die Kunden.

Welche Möglichkeiten gibt es, den Rechnungsausgang zu optimieren?

Zum einen gibt es einfache, aber effektive DIY-Optimierungsmöglichkeiten wie der schlichten Umstellung auf digitale Ausgabeformate und dem manuellen Versand via E-Mail. Zum anderen existieren Möglichkeiten zur teilautomatisierten Erzeugung von elektronischen Rechnungspaketen oder sogar (voll)automatische Multi-Channel Outsourcing-Lösungen durch Dienstleister wie eInvoicing-Provider:

1. Digitale Rechnungen als manuelle E-Mail: Kleine Änderung, große Wirkung!

Rechnungsdokumente manuell als PDF in einer E-Mail zu versenden ist von geringer Komplexität, äußerst günstig – und dazu von großer Effizienz. Zwar braucht es eine professionelle Anti-Spam-Konfiguration (die durch das Homeoffice meist aber schon vorhanden ist), allerdings entfallen Kosten für Papier, Druckerfarbe und Porto.

Die Maßnahme lässt sich zudem kurzfristig umsetzen. Da 2011 elektronische und papierhafte Belege umsatzsteuerrechtlich gleichgestellt wurden, steht dem Einstieg in die Digitalisierung auch nichts mehr im Weg – sofern das gewählte Dateiformat und der Rechnungsinhalt nachträglich nicht mehr geändert werden können. Wer weg vom Papier will, hat hier also einen ersten, sehr effektiven Anknüpfungspunkt.

2. PDF-Rechnungen aus dediziertem Abrechnungssystem: (Deutlich) spürbarer Optimierungserfolg

Wer die vorgenannte Digitalisierungsstufe bereits nutzt, kann diese sukzessive optimieren. Ein deutlich professionellerer Entwicklungsgrad ist der Einsatz eines Softwaresystems zur Abrechnung. Nicht nur Kunden- und Rechnungsdaten lassen sich damit verwalten, auch Debitorenprozesse wie Freigabe, Fakturierung, Rechnungsversand und Forderungsmanagement werden zeitsparend und fast fehlerfrei bewerkstelligt. Bereits für Kleinst- und Kleinbetriebe gibt es hier ansprechende Möglichkeiten. Leistungsfähige Mittelklasse-Softwarelösungen oder umfassende Profi-ERP-Systeme gibt es natürlich auch. 

Zwar kann damit der unternehmenseigene Prozess-Digitalisierungsgrad einen wahren „Push“ erleben. Allerdings ist eine solche Software-Lösung auch deutlich komplexer als einfache PDF aus einem Textverarbeitungsprogramm heraus zu erstellen – jedenfalls zunächst. Nach einer kurzen Eingewöhnungszeit winkt aber ein für alle Beteiligten spürbarer Effizienzgewinn. 

3. Online-Tools für „echte“ eRechnungen: Umständlich, aber bisweilen nötig

Gerade Unternehmer*innen, die Geschäftsbeziehungen mit der öffentlichen Hand pflegen, kennen das Problem: Dank der „eRechnungs-Richtline“ müssen Rechnungen an Bundesbehörden und -ministerien über das zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes (ZRE) eingereicht werden. Nachdem eine einheitliche Lösung auf landes- und kommunaler Ebene aber nicht realisiert werden konnte, hat das für ein entsprechendes Technik-, Format- und Regelungschaos gesorgt. 

Kurzum: Wer es mit verschiedenen Rechnungsempfängern in Bund, Ländern und Gemeinden zu tun hat, steht vor einem logistischen Problem – und das beim Rechnungsversand! 

Helfen können hier spezielle Online-Tools, mit denen sich die eigenen Rechnungsdaten manuell in das gewünschte eRechnungs-Format ändern – und anschließend sogar oft direkt validieren – lassen. Eine Lösung, die sich aufgrund des relativ hohen manuellen Aufwands allerdings nur für gelegentlich Rechnungssteller bezahlt machen dürfte.

4. „Echte“ eRechnungen aus eigenem Abrechnungssystem

Wer an die 1.000 Rechnungen pro Monat (oder noch mehr) ausstellt, eventuell sogar in unterschiedlichen Formaten, für den lohnt sich in der Regel ein zusätzlicher Ausbauschritt. Wird die Rechnungsstellung nämlich zu einer wahren „Massenherausforderung“, dann stehen endgültig alle Zeichen auf passgenaue Automatisierung.

Zwar sind Komplexität und Aufwand zu Beginn recht hoch, doch gerade bei größeren Rechnungsvolumina ist der Optimierungs-Erfolg spürbar und zeigt sich rasch. Die beste Lösung dafür stellt ein elektronischer Rechnungsversand aus dem ERP-System dar – meist am einfachsten und kosteneffizientesten realisiert über eine spezielle Schnittstelle zu einem erfahrenen E-Rechnungsdienstleister.

5. Rechnungsausgang outsourcen – die Königsklasse der Rechnungs-Digitalisierung

Wählt man diesen Meilenstein, wird der gesamte Rechnungsversand über einen Dienstleister abgewickelt – und das nicht nur weitgehend automatisiert, sondern auch medien- und kanalübergreifend. Das Schöne daran ist, dass hierfür keine übermäßige Anfangsinvestition eine Belastung darstellt – und dass sich für die Mitarbeiter in der Buchhaltung so gut wie nichts ändert. Das gilt gerade dann, wenn der externe Dienstleister an das bisherige ERP-System angebunden wird.

Wie finden Unternehmen die passende Optimierungsstrategie für den Rechnungsausgang?

Damit das Optimierungsprojekt für Ihren eigenen Rechnungsausgang zum kosten- und ressourceneffizienten Hit wird, sollten sich Berater, Dienstleister und Auftraggeber zudem an das bewährte System zur erfolgreichen Projektumsetzung halten: 

• Bedarfslage und Projetziel
  Klären Sie zunächst, wo der Schuh beim Rechnungsausgang genau drückt: Fehlerquoten, Porto- und Personalausgaben sowie schleppende Zahlungseingänge sind typische Schmerzstellen. Daneben spielen Art, Anzahl und Zusammensetzung der Rechnungsempfänger (B2B, B2C, B2G) sowie die gewünschten Rechnungsformate oder Übertragungswege meist ebenfalls eine gewisse Rolle. 
• Optimierungsmöglichkeiten identifizieren
  Wurde alles zusammengetragen, bestimmt und bewertet, ergibt sich der zweite Schritt (fast) wie von selbst – denn Schwachstellen und Verbesserungspotential werden sichtbar und können nun individuell abgewogen werden.
• Kosten-Nutzen-Bewertung vornehmen
  Im Anschluss braucht es eine ökonomische Bewertung der Abwägungen. Denn eine digitale Prozessoptimierung muss sich (finanziell) lohnen. Um das Kosten-Nutzen-Verhältnis und die Performance- und Amortisierungsschwellen zu bestimmen, gibt es dabei zum Glück eine recht einfache Erfolgsgleichung, die zeigt, ob sich die Digitalisierung des Rechnungsausgang lohnt:

 Das Schöne: Ist der Break-even-Point überschritten, entwickelt sich das Kosten-Nutzen-Verhältnis kontinuierlich weiter ins Positive!