Thought Leadership
Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern? Optimierungen sind in aller Munde und werden allen erfolgreichen Unternehmen ans Herz gelegt, die sich zukunftssicher aufstellen wollen.
Dabei stellt sich oft die Frage, wo man damit beginnen soll. In diesem Artikel gehen wir daher auf sechs Schritte der Prozessoptimierung ein, die es Ihnen leichter machen als je zuvor. So wird es ein Kinderspiel, dies im Unternehmensalltag umzusetzen!
Schritt 1: Betrachten Sie bestehende Prozesse
Wenn Sie Prozesse optimieren wollen, müssen Sie zunächst Ihre bestehenden Prozesse verstehen und analysieren. Sie sollten sich auch die Zeit nehmen und ein Flussdiagramm erstellen, damit alle Prozesse transparent offen liegen und absolut nachvollziehbar sind.
Schritt 2: Identifizieren Sie Optimierungspotenzial
Der zweite Schritt besteht darin, die Probleme innerhalb Ihrer Prozesse zu ermitteln und Engpässe zu identifizieren. Sie können aber auch die Prozesse unter die Lupe nehmen und gezielt nach Möglichkeiten der Optimierung suchen. Wo lassen sich Prozessschritte vereinfachen? Wo können bestehende Prozesse automatisiert werden? Wo werden zu viele Ressourcen eingesetzt?
Schritt 3: Definieren Sie Ziele
Wenn Sie Optimierungspotenziale aufgedeckt haben, müssen Ziele definiert werden. Diese sollten jedoch messbar sein. Eine Möglichkeit liegt etwa darin, diese SMART zu formulieren. Das bedeutet, dass sie spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein müssen.
Sie können aber auch zur OKR-Methodik greifen. Die Abkürzung steht für Objectives and Key Results, und es ist ein Rahmenwerk, das uns hilft, klare, messbare Ziele zu setzen und die Fortschritte dabei zu verfolgen.
Schritt 4: Legen Sie Maßnahmen fest
Wenn Sie Ihre Ziele definiert haben, geht es im nächsten Schritt darum, Lösungen und Maßnahmen zu entwickeln, mit denen diese erreicht werden können. Denken Sie hier jedoch über den Tellerrand hinaus und arbeiten Sie mit Stakeholdern und anderen Abteilungen zusammen, da diese oftmals ebenfalls durch Anpassungen betroffen sind. Sie können gemeinsam kreativ werden und durch Brainstorming oder durch eine Mindmap Ideen sammeln und strukturieren, um einen Maßnahmenplan zu erstellen.
Schritt 5: Setzen Sie die Maßnahmen um und überwachen Sie den Fortschritt
Damit Sie tatsächlich das erreichen, was Sie sich vorgenommen haben, sollten Sie die Umsetzung der Maßnahmen stets überwachen. Überprüfen Sie wichtige Kennzahlen, behalten Sie Fristen im Auge und tauschen Sie sich über Herausforderungen und das Voranschreiten der Umsetzung aus. So können Sie bei Problemen rechtzeitig gegensteuern und stellen sicher, dass gesetzte Ziele erreicht werden.
Schritt 6: Verbessern Sie Prozesse kontinuierlich
Mit der Zielerreichung enden die Prozessoptimierungen jedoch nicht. Sie wollen am Nerv der Zeit bleiben? Dann sollten Sie auch dafür sorgen, dass die Prozesse laufend optimiert und an Veränderungen angepasst werden. Dies trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen immer flexibel bleibt, damit es langfristig weiter wachsen kann.
Schließlich ändern sich die Rahmenbedingungen und das Marktumfeld durch die Digitalisierung schneller, denn je. Nur wer bereit ist, sich diesen Anforderungen anzupassen und sich stetig zu verbessern, kann sich tatsächlich langfristig am Markt behaupten.
Fazit – keine Eintagsfliege
Die Prozessoptimierung ist eine gute Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Dabei sind diese sechs Schritte nicht als einmalige Maßnahme zu verstehen, sondern als wiederkehrender Prozess, der zu stetiger Verbesserung führt!
