Process Mining ist der erste Schritt zur Prozessoptimierung

Schlanke Prozesse sparen viel Geld. Pegasystems erklärt, wie mit Process Mining Ineffizienzen in Prozessen identifiziert und analysiert werden, um sie anschließend abstellen zu können.

Der Kanon des Lean Management kennt sieben Verschwendungsarten, die es zu vermindern oder im Idealfall zu verhindern gilt. Dazu zählen unnötiger Transport, Bestände und Bewegung, das Warten, die Überproduktion, falsche Prozesse und Technologien sowie Ausschuss und Nacharbeit. Daraus lassen sich im Umkehrschluss die Kardinaltugenden für die Prozessautomatisierung ableiten. Sie sind wichtige Ansatzpunkte für Optimierungen, die mithilfe von Process Mining identifiziert und sichtbar gemacht werden können:

• Eliminierung von Wartezeiten: Stockt ein Arbeitsprozess, verursacht er Wartezeiten in den nachfolgenden Prozessschritten. Dieses Warten auf vorhergehende Arbeitsergebnisse summiert sich in Prozessketten über die verschiedenen Prozessinstanzen hinweg schnell auf. Die daraus entstehenden Flaschenhälse können durch Process Mining erkannt und danach gezielt angegangen werden.​
• Vermeidung von Schleifen: Wenn verschiedene Prozessschritte mehrfach durchlaufen werden, kostet das meistens unnötige Zeit. Solche rekursiven Schleifen deuten auf mangelhafte Qualität, notwendige Nacharbeiten und hohe Ausschussquoten hin. Process Mining identifiziert diese Schleifen und gibt Hinweise für deren Ursachen.
• Identifizierung unvollständiger Prozesse: Prozesse, die nicht zum gewünschten Resultat führen, das Prozessziel nicht erreichen oder nach einer Aktivität abbrechen, mindern die Erfolgsquote und die Effizienz. Process Mining analysiert solche ineffizienten Prozessdurchläufe und gibt Hinweise auf mögliche Ursachen. Sie können so einfacher optimiert, respektive abgestellt werden.​
• Identifizierung unnötiger Schritte: Viele Prozesse bringen keinen Mehrwert oder haben ein negatives Kosten-Nutzen-Verhältnis, wie beispielsweise das händische Verbindlichkeits- und Forderungsmanagement von Kleinstbeträgen. Process Mining hilft dabei, solche Aktivitäten zu identifizieren, um sie anschließend kostengünstiger durch regelbasierte Automatisierung – wie Dunkelverarbeitung unterhalb von Schwellwerten – zu erledigen.
• Identifizierung der häufigsten Prozessvarianten: Mit Process Mining ist es möglich, die Häufigkeit von Prozessvarianten zu analysieren. Zur Effizienzsteigerung können einzelne Prozessvarianten  gezielt zusammengefasst und optimiert/automatisiert werden.

„Process Mining ist der unverzichtbare erste Schritt zur Optimierung von Ende-zu-Ende Prozessketten“, erklärt Florian Lauck-Wunderlich, Senior Project Delivery Leader bei Pegasystems. „Es macht Wartezeiten, Schleifen, Abweichungen und Qualitätsprobleme transparent und liefert damit die Basis für gezielte Maßnahmen zu deren Optimierung und Automatisierung.“