Thought Leadership
Vorteile der digitalen Umsetzung von ITSM-Prozessen
Die digitale Transformation von ITSM-Prozessen durch Matrix42-Erweiterungen bietet zahlreiche Vorteile:
- Reduzierung manueller Prozesse: Durch Automatisierung werden manuelle Eingaben und Übertragungen minimiert, was die Fehleranfälligkeit verringert.
- Verbesserte Effizienz und Produktivität: Automatisierte Prozesse sind schneller und effizienter, was die Arbeitsbelastung des IT-Personals reduziert und ihnen ermöglicht, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
- Erhöhte Transparenz und Kontrolle: Digitale Lösungen bieten bessere Übersicht und Kontrolle über ITSM-Prozesse, was zu einer verbesserten Entscheidungsfindung führt.
- Skalierbarkeit und Flexibilität: Automatisierte Prozesse sind leichter skalierbar und an veränderliche Unternehmensanforderungen anpassbar.
Beispiele für die Automatisierung spezifischer Prozesse
- On- Off- Crossboarding: Durch die Nutzung des Self Service Portals ermöglicht Matrix42 eine effiziente und fehlerfreie Abwicklung von Onboarding-Prozessen. HR-Abteilungen können benötigte Ausstattungen direkt im System anfordern, wodurch die korrekte und zeitnahe Bereitstellung von Arbeitsmitteln sichergestellt wird.
- Assetmanagement / Lizenzmanagement: Die Labtagon-Lösung „Asset Handover and Inventory” automatisiert den gesamten Prozess der Asset-Übergabe, des Tauschs und der Rückgabe. Dies schließt die Reservierung von Assets für Endanwender und die automatische Aktualisierung des Asset-Status nach der Übergabe ein. Dies verbessert die Genauigkeit der Asset-Daten und reduziert den manuellen Aufwand erheblich.
- Service Desk Management: Durch die Integration von automatisierten Ticketzuweisungsmechanismen werden Tickets effizient den entsprechenden Teams zugeordnet, wodurch die Bearbeitungszeit von Anfragen erheblich verkürzt wird.
- Datenbereinigung und -anonymisierung: Die “Data Anonymization and Deletion”-Erweiterung automatisiert die Bereinigung von Datenbeständen gemäß DSGVO, wodurch die Einhaltung von Datenschutzstandards gewährleistet und manuelle Fehler vermieden werden.
Diese Beispiele zeigen, wie Matrix42-Erweiterungen dazu beitragen, ITSM-Prozesse effizienter, transparenter und fehlerfreier zu gestalten. Im nächsten Abschnitt werden wir uns mit den Veränderungen in Workflows und Reporting durch die Implementierung dieser digitalen Lösungen befassen.
Neugestaltung von Workflows und Reporting
Die Einführung digitaler Werkzeuge, insbesondere der Matrix42-Erweiterungen, revolutioniert die ITSM-Workflows grundlegend. Diese Veränderungen manifestieren sich in der Automatisierung von Routineaufgaben, verbesserten Prozessintegrationen und erhöhter Anpassungsfähigkeit sowie Skalierbarkeit der Workflows. Digitale Lösungen ermöglichen effizientere Onboarding-Prozesse durch direkte Kommunikation zwischen HR- und IT-Systemen, was einen bedeutenden Fortschritt gegenüber den traditionellen, fehleranfälligen manuellen Prozessen darstellt.
Im Bereich des Reportings und Datenmanagements führen diese digitalen Transformationen zu bemerkenswerten Verbesserungen. Aktuelle und genaue Daten sind nun die Norm, was für Compliance-Anforderungen und fundierte Entscheidungsfindungen von entscheidender Bedeutung ist. Die automatisierte Erstellung von Berichten, ermöglicht durch Tools wie Report2File, spart Zeit und Ressourcen und unterstützt verschiedene Unternehmensfunktionen. Interaktive Dashboards, ein weiteres Merkmal der Matrix42-Lösungen, bieten eine intuitive und umfassende Echtzeitvisualisierung von ITSM-Prozessen. Diese Dashboards erleichtern die Überwachung und Steuerung der ITSM-Aktivitäten und ermöglichen IT-Managern bzw. Administratoren, schnell auf Veränderungen zu reagieren.
Die Integration mit Business Intelligence-Tools wie Power BI verstärkt die Fähigkeit, tiefgreifende Analysen und detaillierte Auswertungen durchzuführen. Solche Analysen sind unerlässlich für strategische Entscheidungen und helfen, die Leistung des ITSM kontinuierlich zu optimieren. Diese Tools sind nicht nur leistungsfähig, sondern auch benutzerfreundlich gestaltet, was ihre Akzeptanz und effiziente Nutzung im Unternehmen fördert.
Im nächsten Abschnitt wird erörtert, wie die Neugestaltung von Workflows und das verbesserte Reporting konkret zur Effizienzsteigerung und Verbesserung der Servicequalität im ITSM beitragen.
Vorteile der durchgehenden Digitalisierung
Die umfassende Digitalisierung im IT-Service-Management, insbesondere durch den Einsatz von Matrix42-Erweiterungen, bringt signifikante Vorteile mit sich, die sich auf verschiedene Aspekte des ITSM auswirken.
Auswirkungen auf Reporting und Prozessqualität
Die Digitalisierung hat eine transformative Wirkung auf das Reporting und die allgemeine Prozessqualität. Durch den Einsatz interaktiver Dashboards und automatisierter Berichtserstellung, wie sie Matrix42 anbietet, werden Prozesse nicht nur transparenter, sondern auch deutlich effizienter. Reporting in Echtzeit ermöglicht es den IT-Teams, schnell auf Veränderungen zu reagieren und informierte Entscheidungen zu treffen. Zudem erleichtern digitale Tools wie Report2File die Erstellung von Berichten für verschiedene Zwecke, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet und die Genauigkeit der Daten gewährleistet.
Konkrete Auswirkungen der Verbesserungen
Die Implementierung von digitalen Lösungen wie bspw. der Service Booking Expiration und Data Anonymization and Deletion hat bereits greifbare Auswirkungen gezeigt. Beispielsweise erleichtert die automatisierte Bereitstellung und Rücknahme von IT-Services die Verwaltung von Ressourcen und minimiert das Risiko von Datenschutzverletzungen. Ebenso führt die automatisierte Datenbereinigung zu einer effektiveren Einhaltung der DSGVO-Vorgaben, was wiederum das Risiko von Strafen und Reputationsverlusten reduziert.
Diese Maßnahmen steigern nicht nur die Effizienz und Sicherheit im ITSM, sondern verbessern auch das Gesamterlebnis der Endbenutzer und stärken das Vertrauen in die IT-Abteilung als effizienten und zuverlässigen Dienstleister innerhalb des Unternehmens.
Autor: Alexander Weber, Geschäftsführer Labtagon GmbH
www.labtagon.com
