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Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Regelung stellt Firmen vor Herausforderungen – insbesondere bei der Wahl geeigneter Softwarelösungen. Fünf Punkte helfen, sich für das passende System zu entscheiden.
ZUGFeRD und X-Rechnung – diese beiden Formate einer E-Rechnung werden künftig häufig im Rechnungseingang liegen. Denn ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen diese empfangen und verarbeiten können. Das schreibt das Wachstumschancengesetz vor. Laut diesem gelten als elektronische Rechnung nur noch solche, die der Norm EN 16931 entsprechen. Und das sind digital strukturierte Datensätze wie XML. PDFs und TIFFs fallen ebenso aus dem System wie Rechnungen auf Papier.
Für viele Unternehmen bedeutet das, dass sie neue Software brauchen. Eine Software, die die strukturierten Datensätze von E-Rechnungen empfangen und lesen sowie bestenfalls auch im Unternehmen selbst erstellte E-Rechnungen verarbeiten und versenden kann (Bild 1). Denn spätestens ab 2028 müssen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Geschäft nicht nur empfangen, sondern auch verschicken können.
IT-Abteilungen stellt das vor Herausforderungen. Welche Software fügt sich nahtlos und sicher in die bestehenden Prozesse ein? Lässt sich das Programm an individuelle Wünsche anpassen? Und vor allem: Können die Mitarbeitenden selbständig damit arbeiten?
Bei der Wahl der Software hilft es, die folgenden fünf Punkte zu beachten.
1. Viewer oder DMS/ECM?
Ein Blick auf das Format der X-Rechnung zeigt: Es besteht nur aus einem strukturierten Datensatz in Form einer XML-Datei.
Für die meisten Mitarbeitenden ist dieses Format ohne entsprechende Software kaum lesbar. Dies geht mit einem (kostenlosen) Viewer, der ein für Menschen gut lesbares Bild der Rechnung erzeugt, mit dem die Mitarbeitenden arbeiten können.
Alternativ bietet sich ein Dokumenten-Management-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) an. Diese bieten neben der Verarbeitung von E-Rechnungen noch viele weitere Funktionen.
Gegenüber der X-Rechnung hat ZUGFeRD den Vorteil, dass die XML-Daten in den Hintergrund der PDF-Datei integriert sind. E-Rechnungen in diesem Format können daher auch mit klassischen PDF-Viewern betrachtet werden. Ob die rechtlich künftig vorgeschriebenen XML-Daten im Hintergrund hinterlegt sind, lässt sich damit jedoch nicht überprüfen.
Da Unternehmen auf jegliche E-Rechnungsformate vorbereitet sein müssen, bietet es sich an, direkt auf eine Software zu setzen, die alles kann. Moderne DMS-/ECM-Systeme können alle strukturierten Datensätze automatisiert verarbeiten und eine lesbare Vorschau generieren.
Das Gleiche gilt für begleitende Dokumente wie Lieferscheine oder Skonto-Informationen, die in die E-Rechnung eingebettet sein können. Ein modernes DMS extrahiert auch die eingebetteten Dateien als einzelne Dateien und verknüpft diese mit dem Ursprungsbeleg.
Damit sind alle Dokumente zugänglich und es wird ein reibungsloser Prozess mit digitalen Stempeln und Anmerkungen ermöglicht. Ein weiterer Pluspunkt: Auch die vom Finanzamt geforderte Archivierung übernimmt die Software automatisch.
2. Sicherer Versand und Empfang
Es gibt noch keine Regelung, wie elektronische Rechnungen technisch zu versenden oder zu empfangen sind. Grundsätzlich sollten wie bisher die Vollständigkeit und Unveränderlichkeit der Rechnungen gewährleistet sein.
Aktuell üblich sind der Empfang und Versand per E-Mail. Auch FTP-Zugänge können als sichere Alternative genutzt werden. Zudem ist zu erwarten, dass in den nächsten Jahren zahlreiche E-Rechnungs-Portale wie zum Beispiel Peppol oder andere Services auf den Markt kommen. Diese agieren als Vermittler zwischen Unternehmen, lösen E-Rechnungen auf und fügen sie in andere Lösungen wie ERP, CRM oder Buchhaltungssoftware ein. Entsprechende Initiativen gibt es beispielsweise bei DATEV.
Als Sofort-Maßnahme bietet sich für Unternehmen an, ein E-Mail-Postfach einzurichten, in dem alle Rechnungen landen. DMS/ECM-Systeme importieren typischerweise eintreffende Rechnungsmails automatisch.
3. Integration in bestehende Systeme
In Unternehmen sind Geschäftsinformationen über eine Vielzahl von Systemen wie CRM, ERP, FiBu, HR, E-Mail-Clients und spezifische Fachanwendungen verteilt. Wird eine neue Software eingeführt, muss diese sich nahtlos in das bestehende System einfügen – und zwar so, dass Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen weiterhin schnell und einfach auf die Daten zugreifen können.
Hierfür eignen sich am besten offene, standardisierte Integrationen und Schnittstellen wie eine REST-API. Sie verhindern die Bildung von Informationsinseln, verbessern die Informationsqualität und fördern die Zusammenarbeit. Zudem können die Mitarbeitenden weiter mit ihren gewohnten Benutzeroberflächen arbeiten.
Eine DMS/ECM-Schnittstelle sollte unter anderem folgende Fähigkeiten haben:
- Automatischer Im- und Export von Dokumenten und Daten
- Synchronisierung von Dokumentenstatus und Metadaten zwischen Systemen
- Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten direkt aus anderen Anwendungen heraus
- Zugriffskontrolle und Sicherheitsmanagement
4. On Premise oder Cloud?
Unternehmen, die sich für ein DMS/ECM entscheiden, stehen vor der Frage, ob sie dieses On Premise installieren oder in der Cloud hosten. Aufgrund verschiedener Unklarheiten bezüglich Datensicherheit und -schutz haben etliche Firmen in der Vergangenheit vorrangig auf On Premise gesetzt. Seit ein paar Jahren orientieren sie sich jedoch klar Richtung Cloud.
Laut einer Umfrage des ifo-Instituts nutzte 2023 fast die Hälfte der Unternehmen Cloud Computing (46,5 Prozent). Und wie der Branchenverband Bitkom herausfand, wollen 56 Prozent aller Unternehmen bis 2028 mehr als die Hälfte ihrer IT-Anwendungen in der Cloud betreiben.
Die Vorteile der Cloud liegen auf der Hand: Software ist sofort einsatzbereit und in der Regel günstiger als eine eigene Hardware-Landschaft mit Servern und Datenbanken. Updates laufen automatisch ein und die Wartung wird ausgelagert. Wird außerdem ein Anbieter gewählt, der die Daten verschlüsselt in zertifizierten Rechenzentren in Europa – oder noch besser: in Deutschland – speichert, sind auch Datensicherheit und -schutz gewährleistet.
5. Mitarbeiterfreundlichkeit und No-Code
Je mitarbeiterfreundlicher eine Software ist, umso mehr Zeit bleibt der IT, sich um andere wichtige Themen wie Cybersecurity zu kümmern. Daher sollten Unternehmen bei der Wahl ihrer Software für E-Rechnungen folgende Punkte beachten:
- No-Code: Handelt es sich bei der Software um eine No-Code-Anwendung, können Unternehmen und Mitarbeitende ihr System ohne Fachkenntnisse selbst einstellen.
- Dashboards: Dashboards zeigen den Mitarbeitenden dank einfacher Übersichten auf einen Blick alles Wichtige zu ihrem Projekt. Bestenfalls lassen sich diese für jede Abteilung oder sogar Person individuell anpassen.
- Benutzeroberfläche: Eine intuitiv gestaltete Benutzeroberfläche ist selbsterklärend und einfach zu bedienen.
Um von vornherein Probleme zu vermeiden, ist es wichtig, die Mitarbeitenden in den Auswahlprozess einzubeziehen, die das neue Programm hauptsächlich nutzen werden. Sie erkennen mögliche Hindernisse bereits bei ersten Tests und ergänzen das technische Know-how mit wertvollem Wissen rund um Rechnungseingang und -verarbeitung.
Die E-Rechnung als Chance nutzen
Eine neue Software einzuführen, ist immer mit einem gewissen Aufwand verbunden – selbst bei Nutzung in der Cloud. Die E-Rechnungspflicht bietet Unternehmen jedoch die Chance, ihre Rechnungen um ein Vielfaches schneller zu verarbeiten, einfacher die Übersicht zu behalten und ihren Papierverbrauch deutlich zu reduzieren. Hinzu kommt: Der standardisierte Datensatz ist weniger fehleranfällig als per Hand eingetippte Daten oder mittels OCR gescannte Dokumente.
Zudem vermeiden Unternehmen, die am 1. Januar 2025 auf die Verarbeitung von E-Rechnungen vorbereitet sind, mögliche negative Folgen unverarbeiteter Rechnungen wie verlorenes Skonto, Mahnungen oder sinkende Kreditwürdigkeit.
Es lohnt sich daher, rechtzeitig vor Jahresende eine wohlüberlegte Entscheidung zur Software-Auswahl zu treffen.
