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Eine Rechnung als PDF per E-Mail zu verschicken, ist noch kein E-Invoicing. Dieses ist vielmehr dadurch gekennzeichnet, das elektronische Rechnungen ohne manuelle Dateneingabe auf beiden Seiten des Prozesses (Käufer oder Lieferant) erstellt, ausgetauscht und verarbeitet werden können.
Nachdem die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) im B2G-Sektor (Business-to-Government) in Deutschland bereits z.T. verpflichtend ist, setzt sie sich auch im B2B-Bereich immer stärker durch. Traditionelle Papier- und neuerdings auch PDF-Rechnungen werden dadurch ersetzt. Eine Reihe europäischer Länder hat inzwischen eine E-Rechnungspflicht im privaten Geschäftsverkehr eingeführt. Insbesondere wenn Unternehmen international aufgestellt sind und Handelsbeziehungen mit Firmen in anderen Ländern führen, müssen sie sich mit dem Thema auseinandersetzen.
Nach inzwischen allgemeingültiger Definition reicht für „E-Invoicing“ keine einfache PDF-Rechnung aus. Vielmehr muss das Dokument dafür in einem strukturierten Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen werden – und zwar so, dass der Empfänger in der Lage ist, es automatisch und elektronisch zu verarbeiten. Zur Erstellung von E-Rechnungen in einem der gültigen Formate benötigt man eine spezielle Software. Mit ihr lassen sich E-Rechnungen im ERP-System erstellen und über einen der möglichen Übertragungswege versenden. Aber auch Lösungen von Drittanbietern kommen hier zum Einsatz.
Nutzenaspekte des E-Invoicing – Jetzt kostenloser Download
40 bis 50 Prozent weniger Transaktionsfehler
E-Invoicing-Lösungen betreffen neben der debitorischen auch die kreditorische Seite. Daher gibt es Systeme für die Annahme und Bearbeitung solcher Rechnungen. Sie integrieren die elektronischen Rechnungen auf Seite des Empfängers in dessen Bestell-, Buchhaltungs- und Abwicklungssysteme. Vor allem solch automatisierte Prozesse auf Empfängerseite sind es, aus denen die größten Einsparpotenziale beim E-Invoicing resultieren. Zwischen 50 bis 60 Prozent kürzere Durchlaufzeiten lassen sich bei einer elektronischen, automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung erzielen. Außerdem fallen 40 bis 50 Prozent weniger Transaktionsfehler an. Abstimmungen vereinfachen sich durch weniger Rückfragen. Zu beobachten sind ferner eine deutlich erhöhte Transparenz (Vorteil bei Monats- und Jahresabschlüssen) und bessere Skontoausnutzung.
Die xSuite Group ist spezialisiert auf die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung und unterstützt ihre Kunden in diesem Zusammenhang auch beim E-Invoicing. Ihre Lösung „Interface E-Invoice“ holt eingehende XML-Rechnungen ab, liest die Inhalte aus und übergibt die relevanten Informationen automatisch in die entsprechenden Felder des ERP-Systems. Sie unterstützt alle am Markt gängigen Rechnungsformate und bietet Unternehmen damit höchste Flexibilität, auf welche Art sie elektronische Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten wollen.
Validierung einer XML-Rechnung mit xSuite Interface E-Invoice Prism
Digitale Transformation
Verschiedene Gründe lassen Unternehmen aller Branchen auf den E-Invoicing-Zug aufspringen. Zum einen die digitale Transformation, also die Implementierung digitaler Technologien zur Schaffung neuer – oder Änderung bestehender – Geschäftsprozesse, Arbeitskultur und Kundenerfahrungen. Die Rechnungsverarbeitung gehört zu den Prozessen, die von der Transformation mit am tiefgreifendsten beeinflusst und umgestaltet wurden. In der Vergangenheit war entlang des Rechnungsverarbeitungsprozesses viel manuelle Arbeit erforderlich. Inzwischen können digitale Workflow-Lösungen langwierige und fehleranfällige Aufgaben übernehmen. Davon profitieren Unternehmen über die Grenzen ihrer Buchhaltung hinaus. Ein digitaler und automatisierter Rechnungsverarbeitungsprozess scheint in der Tat der nächste, naheliegendste Schritt für Unternehmen zu sein, das Potenzial der Digitalisierung und Automatisierung voll auszuschöpfen.
Die Notwendigkeit der Einhaltung immer neuer regulatorischer und gesetzlicher Vorschriften ist ein weiterer Treiber in manchen Ländern für die Einführung von E-Invoicing-Verfahren. Die meisten Regierungen weltweit haben inzwischen Umsatzsteuer- (VAT) oder Waren- und Dienstleistungssteuerprogramme (GST) eingeführt. Diese Steuerart hat sich schnell zur wichtigsten Transaktionssteuer der Welt entwickelt. Gleichzeitig stellt sie allerdings auch eine Quelle für Steuerbetrug dar. Denn Unternehmen, die ihr gesamtes Transaktionsvolumen nicht ordnungsgemäß deklarieren, vermeiden es, (einen Teil ihrer) Steuern zu zahlen, was letztlich zu einer wachsenden Umsatzsteuerlücke führt. Die verpflichtende E-Rechnung, als Bestandteil eines digitalen Meldesystems, kann dem entgegenwirken.
Mehr Genauigkeit, weniger Kosten
Wie bei der Automatisierung von Prozessen üblich, führt die elektronische Rechnungsstellung in der Regel zu deutlichen Kostensenkungen. Verantwortlich dafür ist vor allem der Wegfall manueller Arbeiten und die daraus resultierende Effizienzsteigerung. Für den Versender entfallen Druck-, Kopier- und Portokosten. Auf der Empfängerseite hat die schnelle Rechnungsverarbeitung den Effekt, dass dort, wo es Skonto gibt, Fristen besser eingehalten werden sowie Mahngebühren und Kopierkosten entfallen.
Beim manuellen Übertragen von Rechnungsdaten zwischen Papier und IT-Systemen kommt es zwangsläufig immer wieder zu Flüchtigkeitsfehlern. Im allgemeinen geht man von einer Fehlerquote von einem Prozent aus – was bei ausreichend hoher Anzahl anfallender Rechnungen schon zu einer beträchtlichen Summe falscher Daten im ERP-System führt. Diese Fehlerquote lässt sich durch eine elektronische Erfassung von Rechnungen und die durchgängig digitale Verarbeitung im Accounts-Payable-Prozess auf nahezu Null senken. Die manuelle Arbeit beschränkt sich dann auf die Validierung, d. h. die Prüfung, ob die Daten wirklich richtig automatisch übernommen wurden.
Format und Ãœbertragungswege
Das weltweit gebräuchlichste Format für elektronische Rechnungen ist XML, dazu zählen XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL BIS Billing 3.0, Factur-X und InvoiceNow. Übertragen lassen sich E-Rechnungen auf verschiedene Art: per E-Mail, über Onlineportale oder über den internationalen Versandweg Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL). Über das PEPPOL-Netzwerk können angeschlossene Organisationen geschäftliche Dokumente sicher austauschen und elektronische Rechnungen an Unternehmen und Behörden schicken. PEPPOL ist vergleichbar einem Einschreiben mit Rückschein; nach Einschätzung der Fachwelt wird es sich als Versandweg der Zukunft etablieren und ist mittlerweile auch über EU-Grenzen hinaus weltweit im Einsatz.
