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Apple-Geräte werden auch im öffentlichen Dienst immer beliebter und somit wächst die Nachfrage nach iPhones, iPads und Macs, die bereitgestellt, eingerichtet, konfiguriert und gesichert werden müssen. Die Corona-Pandemie hat gezeigt, wie viele Dienstleistungen auch ohne direkten Kontakt möglich sind.
So mussten schon zu Beginn der Pandemie 95 Prozent der Kommunen ihren Publikumsverkehr ganz oder größtenteils einschränken (Quelle: KOMMUNAL (2020): »Corona: Virus traf Deutschlands Kommunen unvorbereitet«; https://kommunal.de/corona-umfrage-buergermeister; abgerufen am 15.04.2021).
Durch die Digitalisierung von rund 6.000 Dienstleistungen, die Bürgern laut Onlinezugangsgesetz bis Ende 2022 zusteht, bietet sich nun auch für mehr Mitarbeiter im öffentlichen Dienst die Chance, ihre Arbeit im Homeoffice aus zu erledigen. Hier bietet ein Mobile Device Management (MDM) wertvolle Dienste: Es sorgt für ein schnelles und kontaktloses Onboarding und schnelle Produktivität der Mitarbeiter. Es ermöglicht deren Anbindung und die Verwendung digitaler Ressourcen unabhängig vom Standort und hilft der IT-Abteilung, alle Arbeitsgeräte aus der Ferne zu warten.
Was kann MDM?
Eine MDM-Lösung deckt das komplette Lifecycle-Management von Apple-Geräten ab. MDM ist das native Management-Framework von Apple für die Verwaltung von iOS, macOS und tvOS Geräten. Werden sämtliche Funktionen und Möglichkeiten von MDM genutzt, bietet es der IT und den Benutzern zusätzliche Funktionen und setzen damit das volle Potenzial der Geräte frei.
Die Verwaltung mobiler Geräte durch MDM ist eine Möglichkeit für staatliche und kommunale Behörden jeder Größe, IT-Aufgaben von einem zentralen Standort aus durchzuführen, um Geräte und Benutzer auf einfache, konsistente und skalierbare Weise zu unterstützen, ohne manuell auf jedem einzelnen Geräte eingreifen zu müssen.
Zu den wichtigsten Aufgaben eines MDM gehören:
- Sicherstellen, dass das gesamte Ökosystem konsistent und teamübergreifend einheitlich ist.
- Sicherstellen, dass Anwendungen und Apps auf sämtlichen Geräten präzise eingesetzt und unterstützt werden.
- Aktualisieren von Geräten, Anwendungen, Software und Betriebssystemen.
- Effektives Beheben von Fehlern und Unterstützen der Benutzer mit Fragen und Problemen aus der Ferne.
- Fortwährende Kontrolle des Gerätebestands, -status und –nutzung
Für IT-Verantwortliche in staatlichen oder kommunalen Behörden ergeben sich mit MDM viele Erleichterungen bei der Geräteverwaltung der Mitarbeiter – egal ob diese vor Ort oder im Homeoffice arbeiten:
Effizientes Mitarbeiter-Onboarding mit Zero-Touch-Deployment
Die IT-Abteilung bekommt im Onboarding-Prozess nur eine Chance, einen guten ersten Eindruck zu machen. Mit einer unternehmensweiten Strategie für die Bereitstellung von Zero-Touch-Geräten können IT-Verantwortliche punkten. Möglich wird dies mit dem Apple Business Manager, der den Mac, das iPad oder das iPhone bei der Erstanmeldung anweist, sich automatisch für die MDM-Lösung des Unternehmens zu registrieren. Packt ein Nutzer ein neues Gerät aus und schaltet es ein, wird er bereits direkt namentlich begrüßt, und das Gerät ist fertig vorkonfiguriert. Durch diesen Workflow entfällt der Prozess des Auspackens jedes Geräts und dem manuellen Prozess der einzelnen Bereitstellung, um es für jeden Mitarbeiter zu personalisieren und zu konfigurieren. Die Zeiten, in denen die IT unter einem Berg neuer Hardware begraben wurde, sind damit vorbei.
Laufender Support für alle Mitarbeiter, egal wo sie arbeiten
Das Onboarding, also die Aufnahme und Integration der Mitarbeiter, sowie eine sofortige, sichere Verbindung zu den nötigen Ressourcen sind die ersten beiden Schritte um sicherzustellen, dass Mitarbeiter, auch außerhalb der Behörde, produktiv arbeiten können. Ebenso wichtig ist die laufende Verwaltung der Geräte.
Apple-MDM-Lösungen kommunizieren über den Apple Push Notification Service (APNs) mit den Geräten und geben ihnen entsprechende Anweisungen. So wird eine ständige Verbindung zu den Geräten gehalten, damit sich die IT-Abteilung nicht mehr darum kümmern muss. Wenn die IT-Abteilung Änderungen an einem (extern oder intern genutzten) Gerät vornehmen möchte, sendet sie einfach per APNs ein Konfigurationsprofil oder einen MDM-Befehl. VPN, E-Mail, WLAN und zahllose andere Einstellungen werden dann automatisch auf den Geräten der Mitarbeiter als Auswahloption angezeigt.
Der Apple Business Manager trägt ferner zur Verwaltung von Apple-IDs bei, wenn er mit einer MDM-Lösung kombiniert wird. Mit Managed-Apple-IDs erhalten IT-Abteilungen die volle Kontrolle über die Bereitstellung und Verwaltung der Apple-IDs. Mitarbeiter profitieren von einer Apple-ID-Strategie, die eindeutig für die Arbeit bestimmt ist, damit es keine Verwirrung darüber gibt, ob sie ihre persönliche Apple-ID am Arbeitsplatz verwenden sollen oder nicht. Admins erhalten dadurch weniger Support-Tickets, da die Endbenutzer ihre eigenen Kennwörter verwalten und zurücksetzen, ohne dass sie IT-Support benötigen.
Innovative App-Verwaltung und -Bereitstellung
Die Wirtschaft stützt sich auf Apps. Auch die Verwaltungsstrategie im öffentlichen Dienst muss diese Tatsache auf angemessene Weise berücksichtigen. Durch die Integration mit Apple Business Manager können Apps über die MDM-Lösung im App Store gekauft und direkt auf den Geräten bereitgestellt werden, zum Beispiel durch Übertragung im Push-Verfahren.
Viele MDM-Lösungen bieten die Möglichkeit, Mitarbeitern Elemente per Selfservice on demand zur Verfügung zu stellen. Die IT-Mitarbeiter richten den Selfservice App-Katalog mit freigegebenen Konfigurationen, Ressourcen, Skripts zur Behebung gängiger Probleme, Lesezeichen und vertrauenswürdigen Apps ein. Die Mitarbeiter können die Apps dann eigenständig herunterladen und nutzen. Die Benutzer sind so in der Lage, jederzeit und von jedem Standort aus auf alle Ressourcen zuzugreifen, ohne dass in der IT-Abteilung auch nur eine Helpdesk-Supportanfrage zu diesen Themen eintrifft. Neben der Entlastung der IT sorgt dies auch für zufriedenere Nutzer, da diese eigenständiger arbeiten können, egal ob im Homeoffice, oder vor Ort im Büro.
