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Eines der Hauptargumente für den Einsatz von OCR Technologie besteht darin dass es manuelle, repetitive Aufgaben automatisiert und dadurch aus Sicht von Unternehmen die operationelle Effizienz steigert. Fortschritte in der OCR sorgen dafür, dass es immer mehr Anwendungsbereiche für die Technologie gibt und somit mehr Branchen von ihr profitieren.
Aber was ist die OCR Technologie genau und wo genau kann Sie bereits eingesetzt werden? Dieser Artikel bringt Ihnen die Technologie anhand von drei Praxisbeispielen näher.
Was ist OCR Technologie?
OCR ist die Abkürzung für Optical Character Recognition und in Deutschland auch unter dem Begriff Automatischer Texterkennung bekannt. OCR ist eine Softwarelösung, dessen dringliche Aufgabe es war, Text und Schriftzeichen auf einem beliebigen Dokument zu erkennen. Durch die Bearbeitung von Dokumenten mit OCR-Technologie wird der Text auf Dokumenten lesbar vom Computer gemacht. Heutzutage kann eine automatische Texterkennung Lösung weitere Aufgaben durchführen, darunter zum Beispiel die Inhalte auf dem Dokument interpretieren.
Eine OCR Lösung kann als alleinstehende Lösung (oftmals eine on-premise Software) erworben werden. Für Unternehmen, die in möglichst viel in der Cloud arbeiten, gibt es auch cloud-basierte Lösungen, die z.B über eine API Anbindung laufen.
Wo kann die OCR eingesetzt werden?
OCR Technologie kann in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden. Unternehmen nutzen die Software zum Beispiel um Papierdokumente zu scannen, um Sie anschließend digital zu archivieren und suchbar zu machen. Weitere Anwendungen von automatischer Texterkennung ist das Scannen und Bearbeiten von Ausweisdokumenten zur Überprüfung der Identität für KYC-Zwecke. Ein weiterer sehr gängiger Anwendungsbereich ist die
Erfassung von Eingangsrechnungen für die Kreditorenbuchhaltung. Im folgenden erläutern wir 3 gängige Praxisbeispiele der OCR-Anwendung für Unternehmen.
1. Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
Eine OCR Software kann die Erfassung von Eingangsrechnungen in Buchhaltungs- und ERP-System vollständig automatisieren. Zunächst ist die OCR Rechnung in der Lage sowohl analoge Rechnungen auf Papier zu digitalisieren und durchsuchbar zu machen. PDF Rechnungen sind heutzutage gängiger und benötigen diesen Schritt nicht. Der Wichtigste Schritt für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist das Auslesen von relevanten Feldern auf den Rechnungen. Einige OCR werden auf Machine Learning Algorithmen trainiert und erkennen so selbständig wo sich die relevanten Felder befindet.
Anstatt dass Mitarbeiter/innen diese Felder manuell in das ERP oder Buchhaltungssystem eintippen, müssen diese nur sicherstellen, dass die OCR die Informationen korrekt erkannt hat und gegebenenfalls manuell korrigieren. Bei gut geschulten OCR Lösungen und einheitlichen Rechnungen ist dies jedoch zu 90% überfällig.
Da Eingangsrechungen, vor allem je größer das Unternehmen, in hohen Volumen vorkommen, spart eine OCR-Lösung enorm viel Zeit für die Mitarbeiter. Nicht nur Zeitersparnisse schaffen einen Vorteil. Manuelle und repetitive Aufgaben werden oftmals als belastend und langweilig von Mitarbeitern empfunden. Aus dem Grund ist die Automatisierung auch darauf aus die Zufriedenheit Ihres Teams zu steigern.
2. KYC Automatisierung
KYC-Checks beinhalten das Identifizieren und Überprüfen der Identität von Kunden und Geschäftspartnern, um mögliche Risiken zum Vorschein zu bringen. KYC-Prüfung sind für Unternehmen in der Finanz- und Bankbranche, sowie Versicherungs- und Immobilienbranche verpflichtend.
Jegliche Dokumente, die vom Kunden oder Geschäftspartner zur Verifizierung der Identität gebraucht werden, können von einer OCR Lösung automatisch verarbeitet werden. Zunächst wird das Ausweisdokument, z.B ein Reisepass oder Personalausweis, von der OCR-Engine erfasst. Anschließend liest die OCR den darauf enthaltenen Text. Nach dem der Text nun ausgelesen ist, kann die Software den Inhalt durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz interpretieren. Durch die Interpretation des Textes ist die OCR in der Lage verschiedene Datenfelder zu erkennen, z.B den vollständigen Namen, Geburtsort, Geburtsdatum, Nationalität, Geschlecht, und Wohnsitz. Nachdem die OCR die Informationen analysiert hat, werden die relevanten Daten des Ausweisdokumentes in einem strukturierten Format (z.B JSON) zurückgesandt und können z.B automatisch in die Unternehmensdatenbank übernommen werden.
Durch das automatisierte Erfassen und Auslesen der OCR können Ausweisdokumente jeglicher Art innerhalb weniger Sekunden verarbeiten werden. Außerdem werden manuelle Dateneingabe Fehler weitgehend vermindert, womit die Genauigkeit der Verarbeitung verbessert wird.
3. Intelligente Dokumentenarchivierung
Über die Jahre hinweg sammeln Unternehmen tausende bis Millionen von Dokumenten in Ihren Archiven an. Das hohe Volumen an Geschäftsdokumenten macht es zur Herausforderungen zu wissen was sich genau in den Archive befindet, und noch schwieriger wird es ein bestimmtes Dokument zu lokalisieren. Glücklicherweise existieren heutzutage Softwarelösungen, die es Unternehmen ermöglichen Ihre Archive effizient zu navigieren. Mittels einer OCR Software kann Ihr Archiv durchsuchbar gemacht werden und Dokumente in Ihrem Archiv gelabelt und kategorisiert werden.
Viele Dokumente sind heutzutage schon durchsuchbar, da Sie z.B im PDF und Word-Datei Format im Archiv vorliegen. Jedoch existieren in Firmenarchiven auch viele gescannte Dateien vor, die vom Computer als Bilddatei klassifiziert werden. Durch die Verarbeitung von OCR wird der Text der gescannten Datei erkennt und ausgelesen und nun durchsuchbar.
Unternehmen können auch noch einen Schritt weiter gehen und die Dokumente in Ihrem Archiv mittels einer OCR Software automatisch kategorisieren. Es ist z.B möglich ein Dokument, je nach Inhalt oder anderer Charakteristik, automatisch in eine bestimmte Kategorie zu sortieren. Zum Beispiel können alle eingescannten Reisepässe oder Personalausweise als Ausweisdokument gelabelt werden und alle Rechnungen, Kaufbelege, und Bestellbestätigungen als Einkaufs Nachweise. Durch die Kategorisierung Ihres Archives vereinfacht sich die Suche nach den richtigen Dokumenten.
Wie finde ich die richtige OCR Software?
Die Auswahl einer passenden OCR Software ist ähnlich wie die Auswahl einer ERP oder Buchhaltungssoftware. Unternehmen sollten sich vorab darüber im Klaren sein, welche Mindestanforderungen eine OCR erfüllen sollten. Folgende Fragen geben eine Richtlinie auf welche Punkte Sie bei der Auswahl achten sollten:
- Welche Sprachen erkennt die OCR-Software?
- Welche Dokumente und Formate werden von der OCR Software unterstützt? → Wie hoch ist die Erkennungsrate der OCR?
- Ist die OCR eine on-premise oder eine cloud-basierte Lösung?
- Wie lange dauert die Implementierung?
- Gibt es eine Anlaufstelle/Account Manager/in während der Implementierung?
Sie sollten in allen Fällen mehrere Software Provider vergleichen um dann die passendste Lösungen für Ihren Anwendungsfall zu finden.
Für welche Unternehmen lohnt sich die Anwendung der OCR Technologie?
Neben den drei genannten Praxisbeispielen gibt es zahlreiche weitere Anwendungsbereiche. Um zu sehen ob eine OCR auch in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist, lohnt sich der Blick in die eigenen Unternehmensprozess. Gibt es Abläufe und Aufgaben die sich aufgrund ihrer repetitiven und routinemäßigen Natur ideal zur Automatisierung anbieten? Wie Viele Dokumente gleicher Natur verarbeiten Sie wöchentlich oder monatlich und wie lange dauert dessen Verarbeitung pro Dokument?
Gerade mittelständige Unternehmen und Großkonzerne erhalten regelmäßig hohe Volumina an Dokumenten, wo sich der Einsatz einer OCR Technologie besonders lohnen würde. Spricht man von Dokumenten Volumen, lohnt sich der Einsatz einer OCR für Unternehmen, die monatlich hunderte von Dokumenten verarbeiten.
