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Eine moderne BPM-Lösung unterstützt die zentrale Modellierung, Optimierung und Ausführung von Geschäftsprozessen. Ihren vollen Nutzen entfaltet sie aber nur mit einer systematischen, detaillierten Analyse der Prozesslandschaft, wie sie nur das Process Mining bieten kann.
Business Process Management (BPM) ermöglicht Unternehmen aller Größen und Branchen eine prozessorientierte Management-Perspektive auf die eigenen End-to-End-Prozesse. Dabei handelt es sich etwa um Abläufe, die von der Kundenanfrage bis zur Auslieferung einer Ware oder Erbringung einer Dienstleistung reichen. Klassische Beispiele sind Order-to-Cash- oder Procure-to-Pay-Prozesse. Prinzipiell zielt BPM auf eine kontinuierliche Prozessoptimierung ab und dafür ist letztlich eine Process-Mining-Lösung unverzichtbar. In der Prozessanalyse ist das Process Mining derzeit ein Trendthema. In den letzten Jahren hat sich Process Mining rasant weiterentwickelt und inzwischen sind zahlreiche Software-Lösungen für Process Mining am Markt etabliert.
Eine klassische BPM-Lösung kann zwar Soll-Prozesse modellieren, sie kann aber nicht zeigen, wie ein Prozess tatsächlich im IT-System läuft. Für die Optimierung eines Geschäftsprozesses ist es aber unabdingbar, den Unterschied zwischen dem Idealzustand eines Prozesses und seiner tatsächlichen Ausführung zu erkennen. An diesem Punkt kommt das Process Mining ins Spiel. Es kann dazu beitragen, die Schwachstellen in den Geschäftsabläufen zu erkennen und vor allem die Gründe dafür zu ermitteln. Der Vorteil smarter Process-Mining-Tools liegt darin, dass Geschäftsprozesse mit Auffälligkeiten in den KPIs (Key Performance Indicators) auch über unterschiedliche IT-Systeme hinweg analysiert werden können, das heißt, es werden Datenspuren aus verschiedenen IT-Systemen zusammengeführt, um den Verlauf von Geschäftsprozessen auszuwerten.
Konkret ermöglicht Process Mining anhand transaktionaler Daten, einzelne Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen, etwa mit einer Untersuchung der Durchlaufzeiten und Performancewerte oder der Einhaltung von Vorgaben. Dadurch kann ein Nutzer Flaschenhälse und Compliance-Verstöße identifizieren und Optimierungspotenziale schnell erkennen. Process Mining geht damit einen entscheidenden Schritt über die reine BPM-Modellierung hinaus und unterstützt BPM-Lösungen optimal.
Eine moderne Lösung für das Process Mining sollte vor allem folgende Möglichkeiten bieten:
Einfache Datenanbindung und kontinuierliches Monitoring
Eine Process-Mining-Lösung, die über vorkonfigurierte Schnittstellen und integrierte Datentransformationsfunktionen verfügt, kann schnell in die Systemlandschaft integriert werden und so eine kontinuierliche Datenbereitstellung sicherstellen. Damit ist auch die Voraussetzung für ein permanentes Monitoring geschaffen.
Integration mit Modellierung und Simulation
Process Mining ermittelt zunächst einmal nur Verbesserungspotenziale. Anschließend sollten mittels Modellierung und Simulation die Veränderungsoptionen analysiert und auf dieser Basis dann die adäquaten Veränderungen umgesetzt werden.
Integration mit Workflows
Process-Mining-Ergebnisse müssen direkt in Workflows integriert werden. So reicht es beispielsweise nicht, beim Monitoring nur Alerts zu generieren. Sie sollten vielmehr direkt in Workflows einfließen, um eine konsequente Bearbeitung zu garantieren.
Process Mining eignet sich grundsätzlich für sämtliche Prozesse in einem Unternehmen. Die möglichen konkreten Einsatzszenarien für Process Mining reichen von ERP-Transformationen über die effektive Nutzung von RPA-Lösungen bis hin zu Risk- und Compliance-Analysen. Zudem kann Process Mining die Basis für die Umsetzung eines kundenzentrierten Prozessmanagements sein; Kunden-Touchpoints lassen sich so optimieren und Prozesse gezielt neu ausrichten.
„Wer seine Business-Prozesse mit Hilfe von Process-Mining-Software untersucht, erhält schnell Einblick in die tatsächliche Funktionsweise seines Unternehmens und erschließt bisher verborgene Potenziale“, erklärt Gerrit de Veer, Senior Vice President MEE (Middle and Eastern Europe) bei Signavio. „Auf dieser Analysebasis kann ein Unternehmen dann die Effizienz und Effektivität seiner Prozesse optimieren und so auch die Digitale Transformation vorantreiben.“
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