Veraltete und obsolete Dateien bremsen Unternehmen aus

PC-Mitarbeiter in deutschen Unternehmen verbringen rund 30 bis 60 Minuten ihrer täglichen Arbeitszeit mit der Suche nach Dateien. Verursacht wird dieser gleichermaßen frustrierende und kostenintensive Umstand durch riesige Datenmengen, redundante Speicherung, obsolete Objekte und fehlende Strukturen.

Enorme Optimierungen lassen sich in Szenarien dieser Art durch Data Retention-Lösungen realisieren.

Studie: Ineffizienter Umgang mit Filesystemen verursacht Kosten in Millionenhöhe

Das Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner hat die Auswirkungen des Datenchaos in Unternehmen untersucht. Pro Mitarbeiter und Jahr kostet die ineffiziente Arbeit mit einem Filesystem demnach 8.000 Euro. Bereits ab einer Mitarbeiteranzahl von 125 entstehen also Verluste im siebenstelligen Bereich. Verantwortlich sind Tausende von Dateien, die sich in verschiedenen Ordnern und Unterordnern befinden. Sie verursachen Intransparenz und damit enorme Suchzeiten. Haben Nutzer das benötigte Objekt identifiziert, wird es zur Sicherheit häufig in einem eigenen Ordner abgelegt, wodurch zusätzlich redundante Daten entstehen. Aus Unsicherheit hinsichtlich der Relevanz erfolgt zudem nur selten eine Löschung. Im Laufe der Jahre häufen sich somit enorme Datenberge an.

Gartner schätzt, dass durchschnittlich 70 bis 80 Prozent aller unstrukturierten Daten in deutschen Unternehmen stark veraltet sind. Sie sollten sich also längst nicht mehr in Produktivsystemen befinden, da sie hier den Blick auf die tatsächlich aktiven Dateien massiv verstellen.

Maschinenbau besonders betroffen

Zu der Frage, in welchen Branchen die Datenproblematik besonders ausgeprägt ist, hat der Berliner IT-Dienstleister aikux.com GmbH umfangreiche Erfahrungen gesammelt. Das Unternehmen hat sich auf die Konzeption, Migration und Restrukturierung von Unternehmensdaten und Zugriffsrechten spezialisiert. Die Erkenntnisse aus über 400 Kundenprojekten der vergangenen zwei Jahre zeigen, dass insbesondere technisch geprägte Unternehmen mit dem Datenchaos kämpfen. So verwaltet jeder PC-Mitarbeiter im Maschinenbau 50.000 bis 100.000 Dateien. Bei Krankenhäusern liegt diese Kennzahl mit „nur“ 5.000 bis 10.000 Dateien hingegen deutlich niedriger. Weiterhin stellten die Experten fest, dass durchschnittlich nur 15 Prozent der gespeicherten Files tatsächlich relevant sind.

Data Retention ist Archivierung neu gedacht

Eine herkömmliche Archivierung löst oben genannte Problematik nicht, da sie kaum zur Transparenzsteigerung und Vereinfachung von Ordnerstrukturen beiträgt. Vielmehr liegt der Fokus entsprechender Systeme auf einer Reduzierung des Speicherbedarfs. Dieser Aspekt ist heute unter Kostengesichtspunkten jedoch zu vernachlässigen.

Wesentlich schwerwiegender ist die Verschwendung von Personalressourcen. Exakt an dieser Stelle setzt beispielsweise die Software migRaven.24/7 ein. Mit dem Feature Data Retention separiert das System veraltete Daten und lässt sie aus dem Sichtfeld der Anwender verschwinden. Gleichzeitig wird eine vereinfachte, übersichtliche Ordnerstruktur generiert. Die obsoleten Dateien werden nicht gelöscht, sondern lediglich ausgeblendet, sodass sie im Bedarfsfall nach wie vor erreichbar sind.

Archivierung mit dem Nutzer im Fokus

Mitarbeiter können den Aufräumprozess über ein Web Interface bei einzelnen Dateien spontan anstoßen oder bestimmte Verzeichnisse auswählen, welche automatisiert von veralteten Daten befreit werden sollen. Für den korrekten Ablauf sorgen hierbei Aufbewahrungsrichtlinien, die im Vorfeld definiert wurden. Diese Data Retention Policies regeln auch die Häufigkeit, den Zeitraum und den Ablageort der globalen Datenseparierung. Wesentliche Prozesse des Datenmanagements werden somit in die Hände der Fachabteilungen gelegt und gleichzeitig die IT-Abteilung wesentlich entlastet.

Checkliste: So bringen Unternehmen Ordnung ins Datenchaos

In Summe sind mehrere Maßnahmen erforderlich, um Übersichtlichkeit und Aktualität in Filesystemen dauerhaft zu gewährleisten. Zu nennen sind zusammengefasst folgende Punkte:

• Aufschlüsseln des Alters der Dateien, um obsolete Objekte zu erkennen
• Separierung oder Löschung der veralteten Daten
• Regelmäßige Wiederholung der automatisierten Datenbereinigung (kontinuierliche Reduktion der gespeicherten Objekte anhand einer Data Retention Policy)
• Data Owner definieren und Verzeichnisse zuordnen
• Möglichkeit einer „Ad hoc Data Retention“ für die Data Owner schaffen (Self-Service)
• Durchführen von Grundlagenschulungen zum Umgang mit Dateien
• Prozesse und Arbeitsweisen organisatorisch anpassen

Da es für das manuelle Aufräumen angesichts der großen Datenmengen jedoch zu spät ist, sollten Unternehmen eine Data Retention-Lösung in Betracht ziehen, welche die oben genannten Schritte schnell und einfach umsetzt, um dem Datenchaos ein Ende zu bereiten.

Thomas Gomell, aikux.com GmbH

www.aikux.com